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Anlage Z: Vereinbarung zur Zusammenarbeit zwischen AG und AN
Stand: 19.01.2023
Soweit vertraglich nichts Anderweitiges vereinbart wurde, gelten die folgenden Vereinbarungen:
1 Kommunikation bei Vorfällen
1.1. Alle Vorfälle im Bereich IT müssen umgehend und vorrangig an service-it@helmholtz-hzi.de kommuniziert werden. In der E-Mail sollen, so weit möglich, folgende Informationen enthalten sein: 1.1.1. Zeitpunkt des Vorfalls 1.1.2. Spezifizierung des Vorfalls nach 1.3 1.1.3. Kontaktperson der AG aus dem EVB-IT Vertrag 1.1.4. Kontaktperson der AN aus dem EVB-IT Vertrag 1.1.5. absehbare Einschränkungen für die AG 1.1.6. Umstände aus denen sich Ansprüche Dritter gegen die AG ergeben könnten 1.2. Bei Systemausfällen ist gleich nach Absenden der E-Mail die Kontaktperson der AG aus dem EVB-IT Vertrag telefonisch zu informieren. Ist die Kontaktperson telefonisch nicht erreichbar, ist der Messaging-Service der AG (aktuell Zoom) zu nutzen. 1.3. Vorfälle sind definiert: 1.3.1. Ausfall von (Teil-) Systemen, 1.3.2. Ausfall von Funktionalitäten, 1.3.3. Vereinbarte Leistungsumfang ist nicht gegeben, 1.3.4. Vereinbarte Arbeiten können (potentiell) nicht durchgeführt werden, 1.3.5. Verlust von Daten oder 1.3.6. Anderweitiger Vorfall die Informationssicherheit betreffend.
2 Kommunikation zu Abstimmung
2.1. AG und AN vereinbaren sich regelmäßig wiederholende Termine, um die laufenden Arbeiten abzustimmen. AG und AN sind verpflichtet, an diesen teilzunehmen. 2.2. Statusmeldungen erfolgen über den Protokoll-Service der AG. 2.3. Kurzfristige Abstimmungen erfolgen über den Messaging-Service der AG (aktuell Zoom). 2.4. Die AN beantwortet E-Mails bis Ende des nächsten Werktages entweder mit der Information bis zu welchem Termin eine fundierte Antwort zu erwarten ist oder direkt mit der fundierten Antwort. 2.5. Hat die AG mehrere Ansprechpersonen benannt sind diese bei der Kommunikation mindestens auf CC zu halten, es sei denn im jeweiligen Einzelfall wurde etwas anderes vereinbart. 2.6. Die AN erteilt der AG jederzeit Auskunft und gewährt ihr jederzeit Einblick in ihre Unterlagen.
Anlage Z: Vereinbarung zur Zusammenarbeit zwischen AG und AN
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3 Kommunikation zur IT-Infrastruktur der AG
Bei Problemen mit der von der AG bereitgestellten IT-Infrastruktur wendet sich die AN per E-Mail an service-it@helmholtz-hzi.de und setzt dabei die von der AG benannte(n) Ansprechperson(en) auf CC.
4 Werkzeuge zur Zusammenarbeit
Die AG setzt aktuell die folgenden Werkzeuge ein:
4.1. VPN: Ivanti Connect Secure https://www.ivanti.com/products/connect-secure-vpn
4.2. Passwort-Manager: KeePassXC https://keepassxc.org/ bzw. spezifisch für iOS/iPadOS (nicht macOS!) https://strongboxsafe.com/
4.3. Office: Microsoft Office (on Premise) Bei der Verwendung von Microsoft 365 durch die AN ist die Wahrung von Vertraulichkeit, Informationssicherheit und Datenschutz mittels geeigneter Dokumente als Anlage zum Angebot bzw. bei jeder Veränderung zur Laufzeit der Beauftragung nachzuweisen. Die Verwendung von Microsoft Office on Premise wird von der AG bevorzugt.
4.4. Geschäftsprozessmodellierung: Camunda Modeler https://camunda.com/products/camunda-platform/modeler/
4.5. Digitales Whiteboard: Conceptboard https://conceptboard.com/features/
4.6. Digitale MindMaps: Mindmeister https://www.mindmeister.com/de
4.7. Digitale Umfragen: Limesurvey https://helmholtz-hzi.limesurvey.net/
4.8. Digitale Protokolle: 4Minitz! (folgt!)
4.9. Dokumentenablage: Nextcloud https://www.helmholtz- berlin.de/zentrum/locations/it/datenablage/persoenliche/nextcloud/index_de.html
4.10. Projektmanagement: OpenProject: https://helmholtz-hzi.openproject.eu/
4.11. Terminvereinbarung: Exchange/Outlook
4.12. Videokonferenzen/Messaging: https://helmholtz-hzi-de.zoom.us/
Diese Werkzeuge müssen – soweit vertraglich nichts Abweichendes vereinbart wurde – von der AN für die Auftragserfüllung eingesetzt werden. Die AG behält sich vor, die eingesetzten Werkzeuge zur Zusammenarbeit zu ändern. Diese Änderungen wird die AG der AN schriftlich mit einer Frist von vier Wochen zum Monatsende mitteilen. Es gelten die Bedingungen der EVB-IT Verträge für einvernehmliche Vertragsänderungen.
Anlage Z: Vereinbarung zur Zusammenarbeit zwischen AG und AN
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