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Leistungsbeschreibung

Das Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung GmbH – HZI (Auftraggeberin) beabsichtigt die Vergabe eines Rahmenvertrages für die Auditierung von EU-geförderten Projekten im Rahmen des EU-Forschungsrahmenprogramms Horizon Europe.

Leistungsumfang

1. Ausgangssituation

Für den Zeitraum von zwei Jahren soll ein Rahmenvertrag über die Auditierung von EU-geförderten Projekten im Zusammenhang mit Endabrechnungen und Financial Statements gemäß den jeweils geltenden Vorgaben des einschlägigen EU-Förderprogramms geschlossen werden. Die jeweiligen Audits werden als Einzelauftrag erteilt.

Prüfungsgegenstand ist ausschließlich das vom HZI als Beneficiary für den jeweiligen Berichtszeit- raum eingereichte beziehungsweise geltend gemachte individuelle Financial Statement einschließ- lich der darin ausgewiesenen Kosten und Finanzangaben des HZI. Die Einsichtnahme oder Verwen- dung projektbezogener Angaben anderer Projektpartner ist nur insoweit geschuldet, als sie für die Prüfung der vom HZI geltend gemachten Kosten und Finanzangaben nach dem jeweiligen Grant Agreement erforderlich ist. Eine darüber hinausgehende Prüfung anderer Projektpartner ist nur ge- schuldet, wenn sie im jeweiligen Einzelauftrag ausdrücklich vereinbart wird.

Ob und in welchem Umfang ein Certificate on the Financial Statements (CFS) erforderlich ist, richtet sich nach dem jeweils geltenden Grant Agreement einschließlich der maßgeblichen Anhänge, dem jeweiligen Berichtszeitraum und dem zugrunde liegenden Kostenmodell. Der jeweilige Einzelauftrag weist aus, ob ein CFS Bestandteil der Leistung ist. Die konkreten Einzelheiten der jeweiligen Audi- tierung, insbesondere Prüfungsumfang, Prüfungstermin sowie erforderliche Prüfungs- und Ergeb- nisunterlagen, werden im jeweiligen Einzelauftrag unter Berücksichtigung der für das betreffende Projekt geltenden Vorgaben des EU-Forschungsrahmenprogramms Horizon Europe festgelegt.

2. Prüfungsablauf

a) Übersendung der Datei mit den abgerechneten und zu prüfenden Kosten (z. B. Personal-, Reise- , Material- und sonstige projektbezogene Kosten) durch die Auftraggeberin in einem geeigneten di- gitalen Dateiformat, in der Regel spätestens sieben Kalendertage vor dem vereinbarten Prüfungs- tag.

b) Durchführung der Stichprobenauswahl gemäß den Anforderungen des jeweiligen EU-Förderpro- gramms durch den Auftragnehmer sowie Rückmeldung an die Auftraggeberin zu erforderlichen Un- terlagen, Besonderheiten oder offenen Fragen.

c) Vorbereitung der Prüfung durch die Auftraggeberin, einschließlich der Bereitstellung erforderlicher Belegkopien, Dokumente oder Verträge sowie der Benennung geeigneter Ansprechpersonen für die jeweiligen Kostenkategorien.

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d) Durchführung der Prüfung einschließlich Einsichtnahme in prüfungsrelevante Unterlagen und Be- lege (digital oder vor Ort) sowie Klärung offener Fragestellungen mit den benannten Ansprechper- sonen der Auftraggeberin.

e) Die Prüfungsdokumentation ist innerhalb von sieben Kalendertagen nach dem Prüfungstag zu erstellen und an die Auftraggeberin zu übermitteln. Die Frist beginnt mit dem Prüfungstag, sofern die Auftraggeberin die für die Prüfung erforderlichen Unterlagen und Informationen vollständig be- reitgestellt hat. Soweit nach dem jeweiligen Grant Agreement erforderlich, ist das CFS unter Ver- wendung der für das betreffende Projekt maßgeblichen Vorlage der Europäischen Kommission in englischer Sprache zu erstellen und ebenfalls innerhalb dieser Frist an die Auftraggeberin zu über- mitteln. Das CFS ist durch eine nach den einschlägigen Vorgaben des Grant Agreements hierzu berechtigte Person rechtsverbindlich zu unterzeichnen. Art und Umfang der Prüfungshandlungen richten sich ausschließlich nach dem jeweiligen Grant Agreement einschließlich der maßgeblichen Anhänge, insbesondere der vereinbarten Verfahrensbeschreibung beziehungsweise der jeweils gel- tenden Terms of Reference.

f) Soweit nach dem jeweiligen Grant Agreement oder den maßgeblichen Anhängen erforderlich, umfasst die Leistung auch die zur vertragsgemäßen Finalisierung der Prüfungsdokumentation und – soweit geschuldet – des CFS erforderlichen Abstimmungen, Korrekturen und Überarbeitungen. Diese Leistungen sind mit dem vereinbarten Netto-Pauschalpreis je Audit abgegolten, sofern sie die ursprünglich beauftragte Leistung betreffen. Rückfragen, Nachforderungen oder Nachbesserungs- forderungen der Europäischen Kommission beziehungsweise des zuständigen Fördermittelgebers, die sich auf die ursprünglich geschuldete Leistung beziehen, werden innerhalb von maximal zehn Werktagen nach ihrem Eingang beim Auftragnehmer bearbeitet.

3. Geplanter Durchführungszeitraum

Die konkreten Termine der einzelnen Auditierungen werden jeweils im Einzelauftrag festgelegt.

4. Prüfungsort

Die Prüfung findet online oder in den Geschäftsräumen des Helmholtz-Zentrums für Infektionsfor- schung GmbH – HZI in der Inhoffenstraße 7, 38124 Braunschweig statt.

5. Mitwirkungspflicht der Auftraggeberin

Die Auftraggeberin stellt dem Prüfungsteam für die Durchführung der Prüfung die erforderlichen Räumlichkeiten sowie die notwendige technische Infrastruktur unentgeltlich zur Verfügung, soweit eine Vor-Ort-Prüfung erforderlich ist.

Die für die Prüfung erforderlichen Unterlagen, Nachweise und Informationen sowie der Zugang zu den relevanten Datenverarbeitungssystemen und elektronischen Buchungsunterlagen (z. B. ERP- Systeme wie SAP) werden durch die Auftraggeberin in geeigneter Form bereitgestellt. Die Datenbe- reitstellung erfolgt unter Beachtung der einschlägigen gesetzlichen Vorgaben zur Nachvollziehbar- keit und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen.

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6. Übersicht der voraussichtlich zu auditierenden EU-geförderten Projekte

Im Jahresdurchschnitt sind nach derzeitiger Planung etwa fünf Audits zu erwarten. Nach aktuellem Planungsstand umfasst die Übersicht neun voraussichtlich zu auditierende Projekte. Unter Berück- sichtigung weiterer, während der maximalen Vertragslaufzeit von vier Jahren gegebenenfalls hinzu- kommender EU-Projekte wird die Gesamtmenge auf etwa 20 Audits geschätzt. Eine Mindestabnah- meverpflichtung besteht nicht. Über diese Höchstmenge hinaus werden aus der Rahmenvereinba- rung keine Einzelaufträge vergeben.

Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick, während der Laufzeit des Rahmenvertrags, über die voraussichtlich zu auditierenden EU-geförderten Projekte sowie darüber, bis wann die Auditierung jeweils abgeschlossen sein sollte.