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Löschbestätigung / Bestätigung der Datenrückgabe / Vernichtung
für Auftragsverarbeiter
Bei Auftragsverarbeitungen ist nach Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. g DSGVO vorgesehen, dass der Auftragsverarbeiter nach Abschluss der Verarbeitung personenbezogene Daten nach Wahl des Verantwortlichen löscht oder zurückgibt und vorhandene Kopien löscht, soweit keine gesetzliche Speicherp�licht entgegensteht.
- Verantwortlicher / Auftraggeber
BVG – Berliner Verkehrsbetriebe Holzmarktstr. 15 – 17 110179 Berlin Geschäftseinheit: 2. Auftragsverarbeiter
(Löschverp�lichteter)
Firma: Anschrift: Kontaktperson / Funktion: 3. Anlass der Löschung
☐ ☐ Beendigung des Vertrags-/Leistungsverhältnisses: ☐Ende des Vertrages ☐ Abschluss des Projekts / Vorgangs ☐ Ablauf des Verarbeitungszwecks bzw. der Speicherfrist ☐ Weisung des Verantwortlichen sonstiger Anlass: 4. Von der Löschung betroffene Daten
Datenkategorien
- die Löschung / Rückgabe betrifft folgende Datenkategorien
Mehrfachauswahl zulässig: ☐ Stammdaten (Name, Vorname, Geburtsdatum, Kundennummer, etc.) ☐ Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Mobilfunknummer, Postanschrift) ☐ Vertrags-/Kundendaten ☐ 1 Beschäftigtendaten
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☐ Nutzungs-/Protokolldaten ☐ Zahlungs-/Abrechnungsdaten ☐ Kommunikationsdaten ☐ besondere Kategorien personenbezogener Daten i.S.d. Art. 9 DSGVO ☐ sonstige Daten:
B etroffene Personengruppen:
Mehrfachauswahl zulässig: ☐ ☐ Kunden / Fahrgäste ☐ Beschäftigte ☐ Bewerber ☐ externe Kontaktpersonen sonstige: [bitte ergänzen] 5. Durchgeführte Maßnahmen
5Es.1 w. Rirüdc bkegsatbätei gvto, nda Dssa tfeonlg e nde Maßnahmen durchgeführt wurden:
☐ die personenbezogenen Daten wurden an den Aufraggeber zurückgegeben und etwaige
Kopien vernichtet
Hier eintragen, welcher Datenträger oder UÜbergabeweg genutzt wurde: 5.2. Löschung von Daten
Mehrfachauswahl zulässig: ☐ ☐ die personenbezogenen Daten vollständig wurden gelöscht; ☐ vorhandene Kopien wurden gelöscht; ☐ Daten aus Produktivsystemen wurden gelöscht; ☐ Daten aus Test-/Entwicklungs-/Staging-Systemen wurden gelöscht; ☐ lokale Kopien, Exporte, temporäre Dateien und Arbeitsdateien wurden gelöscht; Backups wurden nach dem regulären Backup- Hinweis: Die Löschung umfasst grundsätzlich auch Kopien und Nebenbestände. Soweit Daten in /Löschzyklus überschrieben oder zur Wiederherstellung gesperrt. Backupsnicht sofort physisch gelöscht werden können, sollte dokumentiert werden, dass diese nicht mehr produktiv genutzt und nach Ablauf des Backup-Zyklus überschrieben bzw. gelöscht werden. Dies entspricht den praktischen Anforderungen an eine nachvollziehbare Beendigung von Auftragsver arbeitungen.
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5.3. Vernichtung von Daten
☐ ☐ Papierunterlagen wurden datenschutzgerecht konform vernichtet; Datenträger wurden sicher gelöscht oder datenschutzkonform vernichtet; 5 .4. Anonymisierung
☐ Daten wurden anonymisiert Beschreibung der Anonymisierung (Technik und Verfahren): 5 .5. Nachweise
Folgende Nachweise sind beigefügt oder können auf Anforderung vorgelegt werden: ☐ ☐ Löschprotokoll ☐ Ticket / Change-Dokumentation ☐ Vernichtungsnachweis ☐ Screenshot / Systemprotokoll ☐ Bestätigung Unterauftragnehmer ☐ Backup-/Retention-Konzeptauszug sonstiger Nachweis: [bitte ergänzen] 6. Zeitpunkt der Löschung / Rückgabe der Daten
Löschdatum / Zeitraum: Rückgabedatum: Löschmethode (z.B. Datenbanklöschung, physische Vernichtung Datenträger): U mgang mit Sicherungskopien/Backups:
□ Keine relevanten Sicherungskopien vorhanden □ Sicherungskopien werden spätestens bis zum __________ gelöscht □ Sonstiges: ___________________________ 7. Ausnahme: gesetzliche oder vertragliche Au�bewahrungsp�lichten
☐ ☐ Es bestehen keine weiteren Au�bewahrungsp�lichten. Folgende Daten konnten aufgrund gesetzlicher / vertraglicher Au�bewahrungsp�lichten nicht gelöscht werden:
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| Datenart | Rechtsgrund / Au�bewahrungsp�licht | Au�bewahrungsfrist bis | Zugriffsbeschränkung umgesetzt |
|---|---|---|---|
| [z.B. HGB, AO, Nachweis- | [Datum] | ☐ ☐ ja / nein |
[z.B. HGB, AO, Nachweis- [Datum] ja / nein /Dokumentationsp�licht]
Die betreffenden Daten werden ausschließlich für den genannten Zweck gesperrt bzw. zugriffsbeschränkt au�bewahrt und nach Ablauf der HFriinswt geeilsöscht.
: Eine Ausnahme von der Löschp�licht kommt insbesondere in Betracht, wenn nach Unionsrecht oder nationalem Recht eine Speicherp�licht besteht. 8 . Eingesetzte Unterauftragnehmer / weitere interne Stellen
☐ ☐ Es wurden keine Unterauftragnehmer / weiteren internen Stellen eingebunden.
Folgende Unterauftragnehmer / interne
| Folgende Unterauftrag Stelle / Unterauftragnehmer Stellen waren beteiligt u | nehmer / interne Betroffene Daten / Systeme nd haben die Löschung e | Löschung bestätigt am benfalls bestätigt: | Nachweis liegt vor |
|---|---|---|---|
| ☐ ☐ |
[Name] [Beschreibung] [Datum] ja / nein
- Bestätigung des Auftragsverarbeiters
Hiermit bestätigen wir als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO, dass die oben bezeichneten personenbezogenen Daten des Auftraggebers
vollständig und fachgerecht gelöscht bzw. vernichtet wurden, entsprechend den vertraglichen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung und den einschlägigen Datenschutzbestimmungen (insbesondere DSGVO, BDSG, Berliner Datenschutzgesetz), und dass eine weitere Verarbeitung dieser Daten durch uns nicht statt�indet.
Verbleibende technische oder rechtliche Einschränkungen (z.B. Au�bewahrungsfristen, systembedingte Protokolle) sind oben unter Ziff. 4 angegeben. 10. Ort, Datum, Unterschrift
Ort, Datum: ___________________________
Unternehmensstempel / digitale Signatur
Name: ________________________________
Funktion: ____________________________
Unterschrift: _______ 4