2026-10-05_Allgemeine Verfahrenshinweise RV Videotechnik.pdf

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Vergabe Nr.: ITD1-0523-2026 Verfahrensleitfaden

Allgemeine Verfahrenshinweise zum Vergabeverfahren

Rahmenvertrag Videotürme

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

gem. § 15 Abs. 1 SektVO

Vergabenummer: ITD1-0523-2026

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Gender-Hinweis Zur sprachlichen Vereinfachung wurde in diesem Dokument auf genderneutrale Doppelnen-

nungen oder Sonderzeichen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen sind geschlechts-

neutral zu verstehen und schließen alle Geschlechtsidentitäten gleichermaßen ein.

Download der Vergabeunterlagen Nach kostenfreier Registrierung, Download und Installation des AI-Bietercockpits ist es den

Teilnehmern möglich, sowohl die Vergabeunterlagen herunterzuladen also auch die eigenen

Teilnahmewettbewerbs-/ Angebotsdokumente hochzuladen und dem AG elektronisch zukom- ⁠ men zu lassen.

1 Kurzbeschreibung der zu erbringenden Leistung

Im Rahmen eines EU-Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb

soll durch einen zu schließenden Rahmenvertrag die termingerechte Leistungserbringung in

Form der Bereitstellung und Lieferung von notwendigen Videotürmen sichergestellt werden.

Die Bestellung erfolgt bei Bedarf über Abrufe aus dem Rahmenvertrag.

Der Auftraggeber strebt eine Rahmenvereinbarung (Miet- und Fullservicevertrag inklusive Wartungs- und Reparaturleistungen) für zwei Jahre an inklusive einer Verlängerungsoption, bei der der AG das Recht hat, die Vertragslaufzeit einseitig um bis zu zweimal für jeweils zwei weitere Jahre zu verlängern, sowie ein weiteres Mal für 1 Jahr (Optionszeitraum). Dies ergibt eine maximal mögliche Vertragslaufzeit von 7 Jahren.

In diesen Zeiträumen sollen parallel mindestens 4 und maximal 20 Videotürme/ultramobile Videolösungen auf Liegenschaften der BVG in Berlin eingesetzt werden. Pro Jahr sollen zu- dem bis zu 6 Umstellungen von Videotürmen insgesamt möglich sein.

Termine der Vergabe

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Bei dem Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb handelt es sich um ein zweistufiges Verfahren.

Der AG veröffentlicht dieses Dokument bereits bei Einleitung des Vergabeverfahrens und da-

mit zu Beginn des vorgeschalteten Teilnahmewettbewerbs. Aus diesem Grund ist es nicht

möglich, an dieser Stelle bereits verbindliche Termine für die spätere Angebots- und Verhand-

lungsphase mitzuteilen.

Alle für die im Ergebnis des Teilnahmewettbewerbs auszuwählenden Bieter relevanten Ter-

mine für die Angebots- und Verhandlungsphase werden den Bietern rechtzeitig über den AI-

Vergabemanager mitgeteilt. Der AG wird hierbei angemessene Fristen für die Erstellung der

Angebote festsetzen.

Die nachfolgend definierten Fristen und Termine für die Angebots- und Verhandlungsphase

geben nur den zum Zeitpunkt der Dokumentenerstellung bestehenden Zeitplan wieder. Ände-

rungen sind vorbehalten.

• Bekanntmachung: 06.10.2026 • Einreichen von Fragen (Teilnahmewettbewerb): spätestens bis zum 30.10.2026, 12:00 Uhr • Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge (d.h. der für die Prüfung der Eignung des Bie-

ters zur Ausführung der ausgeschriebenen Leistung notwendigen Dokumente) und da- mit Ende des Teilnahmewettbewerbs: 06.11.2026, 12:00 Uhr • Aufforderung zur Angebotsabgabe: voraussichtlich 23.11.2026 • Einreichen von Bieterfragen (Angebotsphase): spätestens bis zum voraussichtlich 27.11.2026, 12:00 Uhr • Frist zur Abgabe der Erstangebote: voraussichtlich 04.12.2026, 12:00 Uhr • Verhandlungsphase: voraussichtlich ab 04.01.2027 • Aufforderung zur Abgabe des finalen Angebots: voraussichtlich 11.01.2027 • Frist zur Abgabe des finalen Angebotes (LAFO): voraussichtlich 18.01.2027 • Bindefrist: bis zum Ablauf von 3 Monaten nach Abgabetermin der LAFO • Versendung der Absageschreiben gem. § 134 GWB: voraussichtlich ab 02.02.2027 • Zuschlagserteilung: voraussichtlich ab 15.02.2027

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Weitere Termine: • Leistungsbeginn: 22.02.2027 • Leistungszeitraum:  Hauptvertragslaufzeit: 22.02.2027 bis 21.02.2029 (2 Jahre / 24 Monate)  1. Verlängerungsoption: 22.02.2029 bis 21.02.2031 (2 Jahre / 24 Monate)  2. Verlängerungsoption: 22.02.2031 bis 21.02.2033 (2 Jahre / 24 Monate)  3. Verlängerungsoption: 22.02.2033 bis 21.02.2034 (1 Jahr / 12 Monate)

Die maximale Vertragslaufzeit beträgt somit 7 Jahre / 84 Monate.

2 Teilnahmewettbewerb

2.1 Registrierung und Kommunikation

Nach kostenfreier Registrierung, Download und Installation des AI-Bietercockpits ist es den

Teilnehmern möglich, sowohl die Vergabeunterlagen herunterzuladen also auch die eigenen

Teilnahmewettbewerbs-/ Angebotsdokumente hochzuladen und dem AG elektronisch zukom- ⁠ men zu lassen.

Zudem erfolgt auch die komplette Bieterkommunikation einzig und allein über das AI-Bieter-

cockpit.

2.2 Erforderliche Unterlagen

Im ersten Schritt muss der Bewerber anhand der bekanntgegebenen Kriterien seine grundle-

gende Eignung zur Ausführung der jeweils ausgelobten Leistung nachweisen (siehe „Eig- nungsmatrix RV Videotürme“) und die folgenden Unterlagen mit dem Teilnahmeantrag auf der Vergabeplattform digital einreichen:

chen und einzureichen Seite 4 Stand: 05.10.2026

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Sämtliche formale und inhaltliche Anforderungen sind zu befüllen.

Der Teilnahmeantrag ist vollständig und rechtzeitig in digitaler Form über die Vergabeplattform

bei der Vergabestelle einzureichen. Unvollständige Unterlagen können zum Ausschluss vom

weiteren Verfahren führen.

2.3 Prüfung der Teilnahmeanträge

2.3.1 Formale und kaufmännische Prüfung Der Teilnahmeantrag wird zunächst formal geprüft auf • fristgerechten Eingang • Vollständigkeit und • Rechtsverbindlichkeit.

Die Unterlagen müssen in deutscher Sprache verfasst sein.

Die Teilnehmer haben mit dem Dokument “Eigenerklärung zur Eignung EU-Vergaben” eine

Eigenerklärung über das Vermögen ihres Unternehmens einzureichen, die u.a. beinhaltet,

dass kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbarer gesetzliches Verfahren eröffnet oder die

Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist.

2.3.2 Fachliche und inhaltliche Prüfung

Im Dokument „Eignungsmatrix“ sind alle rot hinterlegten Felder vom Bewerber zu befüllen. Die

Vergabestelle wird anschließend im Dokument „Eignungsmatrix“ eine Bewertung vornehmen.

Die Kriterien zur Feststellung und Bewertung der Eignung der Bewerber sind abschließend in

der Eignungsmatrix beschrieben.

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Für den Nachweis der Bewertungskriterien, insbesondere der Referenzen, müssen die ent-

sprechend bereitgestellten Vorlagen verwendet und ausgefüllt werden. Zusätzlich eingereichte

Dokumente werden in der Bewertung nicht berücksichtigt.

Die erforderlichen Eignungskriterien/Mindestanforderungen (A-Kriterien) im Dokument „Eig-

nungsmatrix“ müssen für eine positive Eignung zwingend erfüllt sein. Diese Kriterien sind im

Dokument mit „A“ gekennzeichnet. Wird ein Eignungskriterium/eine Mindestanforderung nicht

erfüllt, wird der Teilnahmeantrag nicht weiter berücksichtigt.

Die zu bewertenden Eignungskriterien sind jeweils mit „B“ gekennzeichnet. Für diese Kriterien

werden je nach Erfüllung Punkte vergeben.

Im Rahmen der Prüfung wird die Vergabestelle die eingereichten Angaben anhand der Refe-

renzen prüfen. Im Zweifelsfall behält sich die Vergabestelle vor, die im Referenzdokument be-

nannte Ansprechperson direkt zu kontaktieren.

Wird ein Bewertungskriterium (B) nicht erfüllt, werden keine Punkte vergeben und der Bewer-

ber bleibt weiterhin in der Wertung.

2.3.3 Auswertung der Teilnahmeanträge - Beschränkung des Bewerberkreises

Zur Erstellung einer Rangfolge werden die erreichten Punkte für die zu bewertenden Eig-

nungskriterien (B-Kriterien) je Bewerber zu einer Gesamtpunktzahl summiert. Maximal können für die B-Kriterien 38 Punkte (Gesamtpunktzahl) erreicht werden.

Zunächst liegt eine positive Eignung für einen Bewerber vor, wenn • die formale Prüfung des Teilnahmeantrags erfolgreich war und alle ggf. nachgeforder- ten Unterlagen fristgerecht ein- bzw. nachgereicht wurden und • alle zwingend erforderlichen Eignungs-Kriterien (Mindestanforderungen) erfüllt wur-

den (alle mit „A“ versehenen Kriterien der „Eignungsmatrix“ in den dafür vorgesehe-

nen Feldern oder durch Ausfüllen der entsprechenden Vorlagen sinnvoll beantwortet

wurden).

Nur die fünf (5) Bewerber mit den in der Rangfolge höchsten Gesamtpunktzahlen wer-

den zur Angebotsabgabe aufgefordert. Bei Punktegleichstand auf dem letzten zu

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berücksichtigenden Platz verbleiben alle Bieter auf diesem Platz in der Wertung und

werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Die übrigen Bewerber scheiden allerdings nicht endgültig aus dem Verfahren aus: Scheidet

einer der zur Angebotsabgabe zugelassenen Bewerber endgültig aus dem Verfahren aus, be-

hält sich der Auftraggeber vor, den nächstplatzierten Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufor-

dern. In diesem Fall wird das Verfahren mit dem betroffenen Bewerber fortgesetzt; dieser hat

jedoch keinen Anspruch auf Wiederholung etwaig versäumter Verfahrensschritte – d.h. er

steigt in den aktuellen Verfahrensstand ein. Eine Verpflichtung des Bewerbers zur weiteren

Teilnahme am Verhandlungsverfahren besteht jedoch nicht.

3 Angebotsphase

Die gem. Punkt 2.3.3 in der Wertung verbliebenen Teilnehmer werden aufgefordert, ein Erst- ⁠ angebot einzureichen. Bei diesem Angebot handelt es sich um ein indikatives Angebot, welches die Grundlage für die Verhandlung wird. Dieses Angebot ist noch nicht zuschlags- fähig.

Sollten Änderungen vor Ablauf der Angebotsfrist in einem bereits abgegebenen Angebot not-

wendig werden, muss zunächst das bereits eingereichte Angebot auf der Vergabeplattform

zurückgezogen werden. Anschließend kann bis zum Ende der Angebotsfrist ein neues Ange-

bot auf der Plattform hochgeladen werden.

Die Bindefrist der Angebote beträgt 3 Monate ab Ende der Einreichungsfrist für die Angebote.

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3.1 Erforderliche Unterlagen

Das Angebot ist vollumfänglich in digitaler Form via Vergabeplattform bei der Vergabestelle

einzureichen. Unvollständige Unterlagen können zum Ausschluss vom weiteren Verfahren

führen. Folgende Unterlagen müssen im Rahmen der Angebotsabgabe eingereicht werden:

3.2 Hinweise zur Leistungsbeschreibung

Das Dokument Leistungsbeschreibung inkl. der Verweise auf weitere Vergabeunterlagen und

deren Anhänge, die alle Anforderungs- und Vertragsbestandteil werden, legt die Mindestan-

forderungen im Rahmen dieses Vergabeverfahrens fest.

Der Bieter trägt die Gesamtverantwortung für die vertragsgemäße Erfüllung aller in den Verga-

beunterlagen beschriebenen funktionalen und technischen Anforderungen.

Sofern zur Erbringung einzelner geforderter Leistungen weitere Systembestandteile, Module

oder Funktionen erforderlich sind, die in den Unterlagen nicht ausdrücklich benannt wurden,

jedoch nach allgemein anerkannten Regeln der Technik und im Rahmen marktüblicher

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Systemarchitekturen notwendig oder üblich sind, sind diese im angebotenen Leistungsumfang

enthalten und ohne Mehrkosten mitzuliefern.

Dies gilt insbesondere für funktionale oder technische Abhängigkeiten innerhalb des vom Bie-

ter angebotenen Systems, die zur vollständigen Inbetriebnahme, Nutzung und Weiterentwick-

lung des Systems erforderlich sind, selbst wenn einzelne Komponenten oder Leistungen nicht

einzeln ausgeschrieben wurden. Die Vergabestelle geht davon aus, dass der Bieter das An-

gebot in Kenntnis dieser Gesamtverantwortung erstellt.

Der Auftraggeber erwartet, dass der Bieter etwaige Unklarheiten, Widersprüchlichkeiten oder

offensichtliche Lücken in den Vergabeunterlagen frühzeitig und unaufgefordert meldet, sofern

er erkennt oder erkennen kann, dass eine vollständige Leistungserbringung andernfalls ge-

fährdet wäre. Unterbleibt eine solche Mitteilung, wird davon ausgegangen, dass das Angebot

sämtliche geforderten und üblichen Leistungen umfasst und auf einem vollständigen Verständ-

nis der Anforderungen basiert.

3.3 Hinweise zur Befüllung des Dokuments „Bewertungsmatrix“

Die in der Bewertungsmatrix aufgeführten Anforderungen entsprechen den in der Leistungs-

beschreibung aufgeführten Anforderungen und sind hier nach A- und B-Kriterien sowie Kon-

zepten aufgeteilt.

Reiter „Gesamtbewertung“

Der Bieter gibt den Namen seines Unternehmens im Feld „Anbietername“ und den Angebots-

preis („Gesamtsumme“ in EUR (netto)) gem. Preisblatt im Feld „Angebotspreis“ an.

Reiter „A-Kriterien“

Die Darstellung der Anforderungen erfolgt in Tabellenform, wobei jeder Anforderung eine ein-

deutige Anforderungsnummer (ID) zugeordnet sind.

Der Bieter befüllt in der Spalte „MUSSKRITERIEN - Erfüllung“, ob die Anforderungen erfüllt

oder nicht erfüllt sind (JA bzw. NEIN), in der Spalte „MUSSKRITERIEN - Kommentar des Bie-

ters (optional)“ können ggf. Erläuterungen zur Erfüllung angegeben werden.

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Die Nichterfüllung eines A-Kriteriums führt zum Ausschluss des Angebotes!

Reiter “B-Kriterien”

Die Darstellung der Anforderungen erfolgt in Tabellenform, wobei jeder Anforderung eine ein-

deutige Anforderungsnummer (ID) zugeordnet ist. Weiterhin sind die Gewichtung für die Be-

wertung (GEW) sowie der Anforderungstyp (TYP) angegeben.

Anforderungen mit dem Typ „B“ (Binär) sind mit JA oder NEIN zu beantworten. Bei Anforde-

rungen vom Typ V (Variabel) ist der entsprechende Bewertungsmaßstab der Anforderungsbe-

schreibung zu entnehmen (Bewertungsmatrix/Leistungsbeschreibung).

Der Bieter gibt bei Kriterien von Typ „B“ in der Spalte „BEWERTUNGSKRITERIEN - Erfüllung“

an, ob die Anforderung erfüllt oder nicht erfüllt wird (JA bzw. NEIN), bei Kriterien vom Typ „V“

den zugesicherten Wert. In der Spalte „BEWERTUNGSKRITERIEN - Kommentar des Bieters

(optional)“ können ggf. Erläuterungen zur Erfüllung angegeben werden.

In der Spalte „ENTWICKLUNGSSTAND - StatusQuo“ ist der Entwicklungsstatus anzugeben

(Standard = ist vorhanden, Customizing = vorhandene Funktion muss zur Erfüllung des Krite-

riums angepasst werden, Neuentwicklung = Funktion muss neu programmiert werden). Dazu

gibt der Bieter in der Spalte „ENTWICKLUNGSSTAND - Aufwand“ den entsprechend dafür

einkalkulierten Aufwand in Personentagen an.

Die Angaben zum Entwicklungsstatus sind rein informatorisch und haben keinen Einfluss auf

die Angebotsbewertung.

Reiter „Konzepte“

Die Beschreibung der Anforderungen erfolgt in Tabellenform, wobei jeder Anforderung eine

eindeutige Anforderungsnummer (ID) zugeordnet ist. Weiterhin ist die Gewichtung für die Be-

wertung (GEW) angegeben.

Alle Konzepte haben zusätzlich eine eindeutige Nummer (Konzeptnummer) und eine eindeu-

tige Bezeichnung, die in den entsprechenden Konzepten erkenntlich sein müssen.

Die Konzept-Anforderungen sind den jeweiligen Beschreibungen in der Anforderung in der

Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

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Der Bieter vermerkt in der Spalte „KONZEPTE - Dateiname" die Dateinamen der jeweils ein-

gereichten Konzepte.

Die Bewertung der Konzepte erfolgt nach fachlicher und technischer Qualität (Gewich-

tung 70%), inhaltlicher Vollständigkeit (Gewichtung 20%) und Verständlichkeit/Übersichtlich-

keit/Nachvollziehbarkeit (Gewichtung 10%).

Das Bewertungs- und Berechnungsverfahren ist in der Bewertungsmatrix (Reiter „Hinweise“)

im Detail beschrieben. Die Bewertung wird von einer in 3.5.3 beschriebenen Bewertungskom-

mission vorgenommen.

3.4 Hinweise zur Befüllung des Dokuments „Preisblatt“

Das Preisblatt ist vollständig und ausschließlich in der durch die Vergabestelle bereitgestellten

Form zu verwenden. Es ist zwingend erforderlich, dass alle dafür vorgesehenen Felder im

Preisblatt vollständig und korrekt ausgefüllt werden.

Nicht auszufüllen oder zu verändern sind insbesondere:

• Felder, die durch Formeln automatisiert berechnet werden, • Felder, die durch die Vergabestelle vorbelegt oder gesperrt sind, • Struktur, Formatierung und technische Funktionen (insbesondere eingebettete For-

meln und Verknüpfungen).

Die eigenmächtige Veränderung der Struktur des Preisblatts, das Entfernen oder Überschrei-

ben von Formeln oder das unvollständige Ausfüllen vorgesehener Felder kann zum Aus-

schluss vom weiteren Verfahren führen.

Eine Beschreibung der konkreten Befüllung einzelner Felder ist in den Hinweisen im Preisblatt

selbst enthalten. Etwaige Unklarheiten sind vor Abgabe des Angebots schriftlich über die Kom-

munikationsplattform zu klären.

Sämtliche Kostenpositionen, die zur Erfüllung des Auftrags erforderlich sind, sind im Preisblatt

vollständig zu berücksichtigen, insbesondere (nicht abschließend):

• Kosten für Konzeption, Projektmanagement und Implementierung,

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• Kosten für Software und sämtliche erforderlichen Lizenzen (einschließlich etwaiger

Dritt- oder Sub-Lizenzen), • Kosten für Hardwarekomponenten (z. B. mobile Endgeräte, Drucker, Zubehör), • Wartungs- und Supportkosten über die gesamte Vertragslaufzeit, • Schulungskosten sowie Kosten für Dokumentation und Einweisung, • Lebenszykluskosten einschließlich Austauschkomponenten, • sämtliche Nebenkosten wie Reise-, Transport- und Materialkosten.

Es gilt das Prinzip der Vollständigkeit der Preisangaben. Nebenangebote oder Alternativkal-

kulationen sind – sofern nicht ausdrücklich zugelassen – unzulässig.

3.5 Angebotsprüfung und -bewertung

Das eingereichte Angebot wird zunächst formal und fachlich-inhaltlich geprüft. Ggf. werden Nachforderungen gestellt. Zu beachten ist dazu Kapitel 4.1 und 4.2 dieses Dokuments.

3.5.1 Bewertung Angebotspreis

Der Angebotspreis wird anhand eines Direktvergleiches mit dem Angebotspreis des güns-

tigsten Bieters mit folgender Formel bewertet:

𝐏𝐏𝐏𝐏𝐆𝐆𝐏𝐏𝐆𝐆 𝐝𝐝𝐆𝐆𝐆𝐆 𝐠𝐠ü𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐏𝐏𝐠𝐠𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆 𝐀𝐀𝐆𝐆𝐠𝐠𝐆𝐆𝐀𝐀𝐀𝐀𝐆𝐆𝐆𝐆 𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆 𝐏𝐏𝐏𝐏𝐆𝐆𝐏𝐏𝐆𝐆=𝟓𝟓𝟓𝟓%∗ ∗𝟏𝟏𝟓𝟓𝟓𝟓 𝐏𝐏𝐏𝐏𝐆𝐆𝐏𝐏𝐆𝐆 𝐝𝐝𝐆𝐆𝐆𝐆 𝐀𝐀𝐆𝐆𝐛𝐛𝐆𝐆𝐏𝐏𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆 𝐀𝐀𝐆𝐆𝐠𝐠𝐆𝐆𝐀𝐀𝐀𝐀𝐆𝐆𝐆𝐆 Die errechnete Punkteanzahl wird auf zwei Nachkommastellen kaufmännisch gerundet.

Die Ermittlung der Punkte erfolgt auf Basis des wertungsrelevanten Angebotspreises „Gesamt-

summe“ in EUR (netto).

3.5.2 Bewertung Qualität

Die erreichten Punkte der einzelnen Subkriterien (B-Kriterien, Konzepte) werden einzeln er-

mittelt und nach folgender Formel gewichtet und anschließend addiert:

𝐏𝐏𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆 𝐀𝐀𝐆𝐆𝐛𝐛𝐆𝐆𝐏𝐏𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆 𝐀𝐀𝐆𝐆𝐠𝐠𝐆𝐆𝐀𝐀𝐀𝐀𝐆𝐆 𝐏𝐏𝐆𝐆 𝐝𝐝𝐏𝐏𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆 𝐊𝐊𝐏𝐏𝐏𝐏𝐆𝐆𝐏𝐏𝐆𝐆𝐏𝐏𝐏𝐏𝐆𝐆𝐆𝐆 𝐏𝐏𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆 𝐐𝐐𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐏𝐏𝐆𝐆ä𝐆𝐆 𝐣𝐣𝐆𝐆 𝐒𝐒𝐆𝐆𝐀𝐀𝐆𝐆𝐏𝐏𝐏𝐏𝐆𝐆𝐏𝐏𝐆𝐆𝐏𝐏𝐏𝐏𝐆𝐆𝐆𝐆= ∗𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐠𝐠𝐆𝐆𝐛𝐛𝐏𝐏𝐞𝐞𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐠𝐠 𝐌𝐌𝐆𝐆𝐌𝐌.𝐆𝐆𝐆𝐆 𝐆𝐆𝐏𝐏𝐏𝐏𝐆𝐆𝐏𝐏𝐞𝐞𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐝𝐝𝐆𝐆 𝐏𝐏𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆 𝐏𝐏𝐆𝐆 𝐝𝐝𝐏𝐏𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆𝐆 𝐊𝐊𝐏𝐏𝐏𝐏𝐆𝐆𝐆𝐆𝐏𝐏𝐏𝐏𝐆𝐆𝐆𝐆 Die errechnete Punkteanzahl wird auf zwei Nachkommastellen kaufmännisch gerundet.

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3.5.2.1 Bewertung der A-Kriterien

Die A-Kriterien sind Ausschlusskriterien und müssen daher zwingend erfüllt sein. Ist auch nur

ein A-Kriterium nicht erfüllt, wird das Angebot ausgeschlossen.

3.5.2.2 Bewertung der B-Kriterien (Typ „B“ und „V“)

Die Erfüllung bzw. der Erfüllungsgrad der B-Kriterien (Bewertungskriterien) vom Typ „B“ und

„V“ wird vom AG anhand der eingereichten Dokumente geprüft.

Es sind insgesamt maximal 78 Punkte und somit maximal 100 Leistungspunkte erreichbar.

Die erreichten Leistungspunkte fließen zu 25% in die Bewertung der Qualität ein, dies ent-

spricht 25% der Gesamtbewertung (Gesamtgewichtung).

3.5.2.3 Bewertung der Konzepte (B-Kriterium vom Typ “K”)

Die eingereichten Konzepte werden vom AG anhand der eingereichten Dokumente hinsichtlich

der fachlich / technischen Qualität, der inhaltlichen Vollständigkeit und der Verständlichkeit /

Übersichtlichkeit / Nachvollziehbarkeit bewertet.

Die Bewertung wird von einer Bewertungskommission in einem in 3.5.3 beschriebenen Ver-

fahren vorgenommen.

Es sind insgesamt maximal 120 Punkte und somit 100 Leistungspunkte erreichbar.

Die erreichten Leistungspunkte fließen zu 25 % in die Bewertung der Qualität ein, dies ent-

spricht 25% der Gesamtbewertung (Gesamtgewichtung).

3.5.3 Bewertungskommission

Die Bewertung der Konzepte (B-Kriterien vom Typ „K“) wird von einer Bewertungskommission

vorgenommen, die aus mindestens drei fach- und sachkundigen Mitgliedern besteht.

Von Seiten des AG werden bei der Bewertung neben den Mitgliedern der Bewertungskommis-

sionen weitere Mitarbeiter und Berater des AG teilnehmen. Die Mitglieder der Bewertungs-

kommission sind berechtigt, für ihre Bewertungsentscheidung fachliche Fragen an die mit der

Durchführung des Vergabeverfahrens betrauten Mitarbeiter und Berater des AG zu stellen

oder diese Personen sonst für Hilfestellungen in Anspruch zu nehmen. Insbesondere können Seite 13 Stand: 05.10.2026

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diese Personen den Mitgliedern der Bewertungskommission unverbindliche Bewertungsvor-

schläge unterbreiten; die Mitglieder der Bewertungskommission sind aber an diese Vorschläge

nicht gebunden. Ebenso sind die Mitglieder der Bewertungskommission berechtigt, fachliche

Fragen miteinander zu besprechen. Eine schriftliche Dokumentation dieser Fragen bzw. Hilfe-

stellungen bzw. Besprechungen erfolgt nicht.

Die Entscheidung über die Bewertung wird von der Bewertungskommission gemeinsam ge-

troffen; es wird also nur eine Gesamtbewertung vorgenommen. Eine schriftliche Dokumenta-

tion dieses Bewertungsvorganges erfolgt (lediglich) insoweit, als die vergebenen Punkte do-

kumentiert werden. Die Bewertungskommission wird die Vergabe der Punkte in Stichworten

begründen.

3.5.4 Gesamtbewertung

Für die Gesamtbewertung werden die Bewertungspunkte der einzelnen Kategorien folgender-

maßen gewichtet:

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Die Summe der erreichten und gewichteten Leistungspunkte aller Zuschlagskriterien werden zu einer Gesamtpunktzahl aufsummiert:

Gesamtpunkte = Punkte Preis + Punkte Qualität

Die Gesamtpunktzahlen aller Bieter ergeben eine Rangfolge. Das Angebot mit der höchsten

Gesamtpunkteanzahl ist das Bestangebot (wirtschaftlichstes Angebot).

3.6 Angebotspräsentation und Verhandlung der Angebote

Im Rahmen eines Verhandlungstermins findet eine Angebotspräsentation statt.

Der Verhandlungstermin dient dem Ziel, die Angebote preislich und inhaltlich zu optimieren.

Offene Fragen zu den Vertragsunterlagen sowie zur Angebotsgestaltung können durch den

Auftraggeber (AG) adressiert und mit dem jeweiligen Bieter geklärt werden. Mit jedem der

zugelassenen Bieter wird mindestens eine Verhandlungsrunde durchgeführt (siehe Kapi-

tel 3.7).

Sollte der Bieter zu einzelnen Punkten im Vertragswerk oder den Vergabeunterlagen Fragen

oder Anpassungswünsche (Verhandlungsansinnen) haben, so sind diese mit dem Angebot

über das AI-Bietercockpit einzureichen.

Der Ablauf des Verhandlungstermins gliedert sich in folgende Themenblöcke:

1. Angebotspräsentation (Überblick über die angebotene Lösung / Komponenten, Be- handlung der vom AG vorab gestellten Fragen zum Angebot)
2. Rückfragen des AG zum Angebot und zur Präsentation
3. Besprechung der vom Bieter eingereichten Verhandlungsansinnen
4. Hinweise des AG zu gewünschten Angebotsanpassungen für die zweite Angebots- runde

Die Agenda des Verhandlungstermins sowie Fragen des AG zum Angebot des AN werden

den Bietern rechtzeitig vor dem jeweiligen Verhandlungsgespräch durch den AG zur Verfü-

gung gestellt.

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3.7 Aufforderung zur Abgabe der finalen Angebote

Die Aufforderung zur Abgabe eines zweiten und ggf. bereits finalen Angebotes erfolgt inner-

halb einer kurz gehaltenen und angemessenen Frist. Dieses Angebot muss verbindlich und

zuschlagsfähig sein. Hierbei wird die Vergabestelle mitteilen, ob und welche Änderungen am

Vertragswerk aufgrund der Verhandlungsphase vorgenommen wurden. Die Bindefrist der An-

gebote beträgt 3 Monate nach Ende der Angebotsfrist. Das Verfahren zur Abgabe zweiter /

finaler Angebote wird über den AI-Vergabemanager abgebildet.

Der Auftraggeber weist vorsorglich bereits jetzt darauf hin, dass Gremienvorbehalte des Bie-

ters im verbindlichen Angebot des Bieters nicht zugelassen sind. Die verbindlichen Angebote

müssen vorbehaltsfrei abgegeben werden, so dass der Auftraggeber sie unmittelbar durch

entsprechende Willenserklärung annehmen kann. Es obliegt dem Bieter, etwaige Gremienzu-

stimmungen rechtzeitig einzuholen.

Der Auftraggeber beabsichtigt, lediglich einmal ein weiteres verbindliches (finales) Angebot

einzuholen und auf dieser Grundlage den Zuschlag zu erteilen. Der Auftraggeber behält sich

jedoch vor, auch zu verbindlichen Angeboten in erneute Verhandlungen mit den Bietern ein-

zutreten und im Anschluss eines oder mehrere weitere verbindliche Angebote einzuholen.

3.8 Zuschlagserteilung

Nach Eingang der finalen Angebote werden diese anhand der Zuschlagskriterien analog zu

Punkt 3.4 abschließend bewertet. Die Bewertung der Konzepte wird dabei unverändert be-

rücksichtigt.

Die Zuschlagserteilung durch den Auftraggeber erfolgt abschließend auf das wirtschaft-

lichste Angebot. Das wirtschaftlichste Angebot bestimmt sich nach dem besten Preis-

Leistungs-Verhältnis (§127 Abs. 1 Satz 3 GWB) gem. dem in Kapitel 3.5 beschriebenen

Verfahren.

Bei Punktegleichheit erhält der Bieter mit dem günstigsten Angebotspreis den Zu-

schlag.

Die Entscheidung über die Zuschlagserteilung wird dem Bieter mit dem wirtschaftlichsten An-

gebot schriftlich mitgeteilt.

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Der Vertrag zwischen dem Auftragnehmer und dem Auftraggeber tritt mit Erteilung des Zu-

schlags durch die BVG in Kraft.

4 Weitere Verfahrenshinweise

4.1 Ausschlussgründe

Der AG weist darauf hin, dass das Angebot eines Bieters insbesondere in folgenden Fällen

zum Angebotsausschluss führt: • Der Bieter reicht das Angebot nicht form- oder fristgerecht ein (es sei denn, er hat dies

nicht zu vertreten). • Der Bieter nimmt Änderungen an den Vergabeunterlagen vor oder ergänzt diese au-

ßerhalb der dafür vorgesehenen Stellen. • Der Bieter gibt das Angebot unter einem Gremienvorbehalt oder einem sonstigen Vorbe-

halt ab. • Der Bieter weicht mit dem Angebot von zwingenden kommerziellen Bedingungen oder

zwingenden fachlichen Anforderungen des AG ab. • Der Bieter reicht geforderte Erklärungen oder Nachweise nicht oder nicht vollständig

ein oder er verweigert zusätzliche Auskünfte. Der AG behält sich dabei Nachforderung

vor.

4.2 Prüfung der Angebote, Aufklärung und Nachforderung

Der AG wird die fristgerecht eingereichten Angebote im Hinblick auf ihre formale Ordnungs-

mäßigkeit und Vollständigkeit sowie ihre fachliche und rechnerische Richtigkeit prüfen.

Der AG behält sich vor, nach pflichtgemäßem Ermessen Aufklärung von den Bietern über das

erste Angebot zu verlangen. Für die Beantwortung der Aufklärungsfragen wird den Bietern

eine angemessene Frist gesetzt.

Der AG behält sich ferner vor, die Bieter nach pflichtgemäßem Ermessen sowie unter Einhal-

tung der Grundsätze von Transparenz und Gleichbehandlung zur Nachreichung oder Vervoll-

ständigung von fehlenden oder unvollständigen leistungsbezogenen Unterlagen, die bis zum

Ablauf der Angebotsfrist nicht vorgelegt wurden, aufzufordern. Der Auftraggeber behält sich

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hierbei vor, Angaben aller Art einschließlich fehlender Unterschriften und einschließlich feh-

lender Preisangaben nachzufordern, soweit dies vergaberechtlich zulässig ist.

Im Rahmen seiner pflichtgemäßen Ermessensbetätigung wird der AG diskriminierungsfrei dar-

über entscheiden, ob eine allgemeine Nachforderungsrunde eingeleitet wird oder nicht. Wird

eine allgemeine Nachforderungsrunde eingeleitet, wird der Auftraggeber alle betroffenen Bie-

ter diskriminierungsfrei zur Nachreichung der fehlenden oder unvollständigen Unterlagen auf-

fordern. Für die Nachreichung wird eine angemessene Frist gesetzt.

Es besteht keine Berechtigung der Bieter, fehlende oder unvollständige Unterlagen außerhalb

einer allgemeinen Nachforderungsrunde nachzureichen oder zu vervollständigen.

Das Recht des Auftraggebers, nach pflichtgemäßem Ermessen fehlende Erklärungen und

Nachweise nachzufordern oder deren Vervollständigung zu verlangen, begründet keine Ver-

antwortung des Auftraggebers für die Vollständigkeit der eingereichten Angebote. Die Bieter

bleiben für die vollständige und fristgerechte Einreichung aller erforderlichen Unterlagen selbst

verantwortlich.

4.3 Vertragsbeginn, Laufzeit

Der Vertrag tritt mit Erteilung des Zuschlags durch die BVG in Kraft.

Die Hauptvertragslaufzeit beginnt mit dem Zeitpunkt der Zuschlagserteilung bzw. zum benann-

ten Datum des Vertragsbeginns und endet nach 2 Jahren.

Es besteht für den AG das einseitige Recht, den Vertrag mit einer Frist von jeweils 1 Monat

zum Vertragsende dreimalig zu verlängern:

1. Verlängerungsoption: 2 weitere Jahre

2. Verlängerungsoption: 2 weitere Jahre

3. Verlängerungsoption: 1 weiteres Jahr

4.4 Kostenersatz, Verbleib der eingereichten Unterlagen

Ein Kostenersatz für die Beteiligung am Verhandlungsverfahren wird nicht gewährt. Die ein-

gereichten Unterlagen werden Eigentum des AG und werden nicht an den Bieter zurückge-

sandt.

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Vergabe Nr.: ITD1-0523-2026 Verfahrensleitfaden

5 Übersicht über alle Vergabeunterlagen

zum BerlAVG

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Vergabe Nr.: ITD1-0523-2026 Verfahrensleitfaden

BVG

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