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Kaufmännische Direktion Abteilung Beschaffung und Wirtschaft

Verhaltenskodex für Auftragnehmer des LMU Klinikums.

Stand: 02.07.2025

Inhaltsverzeichnis

Präambel........................................................................................................................... 1
Definitionen....................................................................................................................... 2
Geschützte Menschenrechte und Umweltschutzvorgaben ........................................................ 3
Verpflichtungen im Rahmen der Menschenrechts- und Umwelt-Sorgfaltspflichten....................... 6
Behebung von tatsächlichen negativen Auswirkungen und Abhilfemaßnahmen........................... 7
Behebungsmittel ................................................................................................................ 8
Kontrolle ........................................................................................................................... 9
Vergeltungsverbot ............................................................................................................ 10
Präambel

1.1 Das LMU Klinikum bekennt sich zur Achtung von Menschenrechten und Umweltschutzvorgaben sowohl in seinem eigenen Geschäftsbereich als auch innerhalb seiner Lieferketten. Es hat daher eine Grundsatzerklärung zu Sorgfaltspflichten in Lieferketten (HREDD- Grundsatzerklärung)1 verabschiedet. Das LMU Klinikum ist bestrebt, dass die von ihm in seinem Betriebsablauf genutzten Produkte so hergestellt und in Auftrag gegebene und angebotene Dienstleistungen so erbracht werden, dass Menschenrechte und Umwelt geachtet werden und formuliert daher die folgenden Anforderungen an seine Auftragnehmer.

1.2 Der Geltungsbereich dieses Kodex entspricht dabei dem Geltungsbereich, wie er in §1 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Lieferungen und Leistungen des LMU Klinikums2 (in der aktuell gültigen Fassung) definiert ist.

1.3 Kern der nachfolgenden Anforderungen ist die Verpflichtung des Auftragnehmers die menschenrechts- und umweltbezogenen Erwartungen des LMU Klinikums einzuhalten und diese entlang der eigenen Liefer-, Aktivitäts- bzw. Wertschöpfungskette angemessen zu adressieren.

1 Aufrufbar im Download-Bereich der Webseite des LMU Klinikums unter: https://www.lmu-klinikum.de/das- klinikum/zentrale-bereiche/menschenrechte-human-rights-lksg/8d83e98adc220961

2 Aufrufbar im Download-Bereich der Webseite des LMU Klinikums unter: https://www.lmu-klinikum.de/das- klinikum/zentrale-bereiche/beschaffung-und-wirtschaft/8fcfe34efa728920 1

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Definitionen

Auftraggeber: das Klinikum der Ludwig-Maximilians-Universität München (kurz: LMU Klinikum).

Auftragnehmer: Geschäftspartner und Lieferanten, mit denen der Auftraggeber Verträge über den Kauf und die Lieferung beweglicher Sachen, sowie Werkverträge und Dienstleistungsvereinbarungen schließt.

HREDD-Verpflichtungen: die Verpflichtungen im Zusammenhang mit der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflicht gemäß Artikel 4 und Artikel 5.

KMU: ein Kleinstunternehmen, ein kleines oder ein mittleres Unternehmen, unabhängig von der Rechtsform, das nicht Teil einer großen Unternehmensgruppe ist, gemäß der Definition dieser Begriffe in Artikel 3 Absätzen 1, 2, 3 und 7 der Richtlinie 2013/34/EU.

Menschenrechts- und Umwelt-Sorgfaltspflichten (Human Rights and Environmental Due Diligence, HREDD): ein fortlaufender, risikobasierter Prozess, welcher der Größe und den Umständen der ihn durchführenden Parteien angemessen ist, um nachteilige Auswirkungen gemäß der EU-Richtlinie über die Sorgfaltspflichten von Unternehmen im Hinblick auf Nachhaltigkeit (CSDDD) zu ermitteln, zu verhindern, abzuschwächen, zu unterlassen, zu minimieren, zu verfolgen und zu beheben. Die OECD- Leitlinien und die UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte (UNGPs) bilden die Grundlage für die HREDD-Verpflichtungen in diesem Kodex.

Nachteilige Auswirkung: bezeichnet eine potenzielle (auch bezeichnet als „Risiko“) oder tatsächliche nachteilige Auswirkung auf die Umwelt und/oder die Menschenrechte, die der Auftragnehmer entweder einzeln und/oder gemeinsam mit anderen verursacht hat oder mit denen er durch seine Produkte, Dienstleistungen und Geschäftsbeziehungen direkt verbunden ist. Ein Unternehmen gilt als Verursacher einer nachteiligen Auswirkung, wenn seine Handlungen oder Unterlassungen allein die Möglichkeit einer Person, ihre Menschenrechte wahrzunehmen, aufheben oder einschränken oder negative Auswirkungen auf die Umwelt haben. Ein Unternehmen gilt als Mitverursacher einer nachteiligen Auswirkung, wenn seine Handlungen oder Unterlassungen wesentlich zu einer nachteiligen Auswirkung beitragen oder die Wahrscheinlichkeit einer solchen Auswirkung erhöhen, die von einer anderen Einheit, z. B. einem Geschäftspartner, verursacht wird, was triviale oder geringfügige Beiträge ausschließt. Ein Unternehmen gilt als mit einer nachteiligen Auswirkung verbunden, wenn es die nachteilige Auswirkung nicht verursacht oder mitverursacht hat, die nachteilige Auswirkung jedoch mit seinen Tätigkeiten, Produkten oder Dienstleistungen verbunden ist.

Nachteilige Auswirkung auf die Menschenrechte: eine tatsächliche oder potenzielle nachteilige Auswirkung auf geschützte Personen, die aus der Verletzung eines der Verbote, die in Artikel 3.3 Absätze 1-18 aufgeführt sind, resultiert.

Nachteilige Umweltauswirkung: eine tatsächliche oder potenzielle nachteilige Auswirkung auf die Umwelt, die aus der Verletzung eines der Verbote, die in Artikel 3.3 Absätze 12-19 aufgeführt sind, resultiert.

OECD-Leitlinien: die Leitsätze der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) für multinationale Unternehmen, und der OECD-Leitfaden für die Erfüllung der Sorgfaltspflicht für verantwortungsvolles unternehmerisches Handeln (in der jeweils gültigen Fassung).

OLGM (Operational-Level Grievance Mechanism): der in Artikel 4.4 beschriebene Beschwerdemechanismus auf operativer Ebene.

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Schwerwiegende nachteilige Auswirkung: eine tatsächliche nachteilige Auswirkung, die aufgrund ihres Ausmaßes oder ihrer Schwere, ihres Umfangs (Anzahl der betroffenen Personen oder Umweltinteressen) oder ihrer Unabänderlichkeit schwerwiegend ist.

Stakeholder: bezeichnet die Einzelpersonen oder Gruppen, die potenziell oder tatsächlich von einer nachteiligen Auswirkung betroffen sind, wie z. B. Arbeitnehmende und/oder lokale Gemeinschaften und/oder deren Vertreter (z.B. Organisationen der Zivilgesellschaft, Nichtregierungsorganisationen und Gewerkschaften).

Vertreter: bezeichnet die leitenden Angestellten, Direktoren, Mitarbeitenden, Vertreter und alle Vorauftragnehmer, Beratende und alle anderen Personen, die dem Auftraggeber und Auftragnehmer Personal für bewegliche Sachen und/oder Leistungen zur Verfügung stellen, welche Vertragsgegenstand der Geschäftsbeziehung der Parteien sind.

Vorauftragnehmer: Geschäftspartner und Lieferanten, mit denen der Auftragnehmer seinerseits Verträge über den Kauf und die Lieferung beweglicher Sachen, sowie Werkverträge und Dienstleistungsvereinbarungen schließt. Dies schleißt sogenannte Subunternehmer ein, an welche Aufträge oder Teile von Aufträgen durch den Auftragnehmer ausgelagert werden.

Geschützte Menschenrechte und Umweltschutzvorgaben

3.1 Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Einhaltung geltender nationaler Gesetze und Verordnungen, sowie der Achtung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen geschützten Rechtspositionen, wie sie (in der jeweils gültigen Fassung) festgelegt sind in:

• der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen • den UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte (UNGPs) • den OECD-Leitsätzen für multinationale Unternehmen • dem OECD-Leitfaden für die Erfüllung der Sorgfaltspflicht für verantwortungsvolles unternehmerisches Handeln • den ILO-Kernarbeitsnormen • der Charta der Grundrechte der Europäischen Union (EU-Grundrechtscharta) • der Europäischen Konvention zum Schutz der Menschenrechte und Grundfreiheiten (EU- Menschenrechtskonvention) • dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) • weiteren geltenden Gesetzen und Vorschriften bzgl. menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten in der Liefer-, Aktivitäts- bzw. Wertschöpfungskette

3.2 Sollten sich die nationalen Gesetze und Verordnungen der relevanten Länder widersprechen, so rangieren gesetzliche Normen vor untergesetzlichen Normen. Im Falle sich widersprechenden Rechts auf gleicher Stufe, resultiert kein Vertragsbruch aus der Einhaltung einer der Normen und dem daraus resultierenden Verstoß gegen eine andere.

3.3 Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die nachfolgend genannten menschenrechts- und umweltbezogenen Vorgaben einzuhalten und aktiv das Risiko einer Verletzung eines der folgenden Verbote durch Handlungen und Unterlassungen entlang seiner Liefer-, Aktivitäts- bzw. Wertschöpfungskette zu minimieren:

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(1) Verbot der Beschäftigung eines Kindes unterhalb des Alters, mit dem nach dem Recht des Beschäftigungsortes die Schulpflicht endet, wobei das Beschäftigungsalter 15 Jahre nicht unterschreiten darf. Darüber hinaus dürfen Kinder unter 18 Jahren zu folgenden Handlungen nicht herangezogen werden:

❖ alle Formen der Sklaverei oder alle sklavereiähnlichen Praktiken, wie den Verkauf von Kindern und den Kinderhandel, Schuldknechtschaft und Leibeigenschaft sowie Zwangs- oder Pflichtarbeit, einschließlich der Zwangs- oder Pflichtrekrutierung von Kindern für den Einsatz in bewaffneten Konflikten; ❖ das Heranziehen, Vermitteln oder Anbieten eines Kindes zur Prostitution, zur Herstellung von Pornographie oder zu pornographischen Darbietungen; ❖ das Heranziehen, Vermitteln oder Anbieten eines Kindes zu unerlaubten Tätigkeiten, insbesondere zur Gewinnung von und zum Handel mit Drogen; sowie ❖ Arbeit, die ihrer Natur nach oder aufgrund der Umstände, unter denen sie verrichtet wird, voraussichtlich für die Gesundheit, die Sicherheit oder die Sittlichkeit von Kindern schädlich ist.

(2) Verbot der Beschäftigung von Personen in Zwangsarbeit. Dies umfasst jede Arbeitsleistung oder Dienstleistung, die von einer Person unter Androhung von Strafe verlangt wird und für die sie sich nicht freiwillig zur Verfügung gestellt hat, etwa in Folge von Schuldknechtschaft oder Menschenhandel.

(3) Verbot aller Formen der Sklaverei, sklavenähnlicher Praktiken, Leibeigenschaft oder anderer Formen von Herrschaftsausübung oder Unterdrückung im Umfeld der Arbeitsstätte, etwa durch extreme wirtschaftliche oder sexuelle Ausbeutung und Erniedrigungen.

(4) Verbot der Missachtung der nach dem Recht des Beschäftigungsortes geltenden Pflichten des Arbeitsschutzes, wenn hierdurch die Gefahr von Unfällen bei der Arbeit oder arbeitsbedingte Gesundheitsgefahren entstehen, insbesondere durch:

❖ offensichtlich ungenügende Sicherheitsstandards bei der Bereitstellung und der Instandhaltung der Arbeitsstätte, des Arbeitsplatzes und der Arbeitsmittel, ❖ das Fehlen geeigneter Schutzmaßnahmen, um Einwirkungen durch chemische, physikalische oder biologische Stoffe zu vermeiden, ❖ das Fehlen von Maßnahmen zur Verhinderung übermäßiger körperlicher und geistiger Ermüdung, insbesondere durch eine ungeeignete Arbeitsorganisation in Bezug auf Arbeitszeiten und Ruhepausen oder ❖ die ungenügende Ausbildung und Unterweisung von Beschäftigten.

(5) Verbot der Missachtung der Koalitionsfreiheit, nach der

❖ Arbeitnehmer sich frei zu Gewerkschaften zusammenschließen oder diesen beitreten können, ❖ die Gründung, der Beitritt und die Mitgliedschaft zu einer Gewerkschaft nicht als Grund für ungerechtfertigte Diskriminierung oder Vergeltungsmaßnahmen genutzt werden dürfen, ❖ Gewerkschaften sich frei und in Übereinstimmung mit dem Recht des Beschäftigungsortes betätigen zu dürfen; dieses umfasst das Streikrecht und das Recht auf Kollektivverhandlungen.

(6) Verbot der Ungleichbehandlung in Beschäftigung, etwa aufgrund von nationaler und ethnischer Abstammung, sozialer Herkunft, Gesundheitsstatus, Behinderung, sexueller Orientierung, Alter, Geschlecht, politischer Meinung, Religion oder Weltanschauung, sofern diese nicht in den Erfordernissen der Beschäftigung begründet ist; eine Ungleichbehandlung umfasst insbesondere die Zahlung ungleichen Entgelts für gleichwertige Arbeit.

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(7) Verbot des Vorenthaltens eines angemessenen Lohns. Der angemessene Lohn ist mindestens der nach dem anwendbarem Recht festgelegte Mindestlohn und bemisst sich ansonsten nach dem Recht des Beschäftigungsortes.

(8) Verbot der Herbeiführung einer schädlichen Bodenveränderung, Gewässerverunreinigung, Luftverunreinigung, schädlichen Lärmemission oder eines übermäßigen Wasserverbrauchs, die

❖ die natürlichen Grundlagen zum Erhalt und der Produktion von Nahrung erheblich beeinträchtigt, ❖ einer Person den Zugang zu einwandfreiem Trinkwasser verwehrt, ❖ einer Person den Zugang zu Sanitäranlagen erschwert oder zerstört oder ❖ die Gesundheit einer Person schädigt.

(9) Verbot der widerrechtlichen Zwangsräumung und das Verbot des widerrechtlichen Entzugs von Land, von Wäldern und Gewässern bei dem Erwerb, der Bebauung oder anderweitigen Nutzung von Land, Wäldern und Gewässern, deren Nutzung die Lebensgrundlage einer Person sichert.

(10) Verbot der Beauftragung privater oder öffentlicher Sicherheitskräfte zum Schutz des unternehmerischen Projekts, wenn aufgrund mangelnder Unterweisung oder Kontrolle seitens des Unternehmens bei dem Einsatz der Sicherheitskräfte

❖ das Verbot von Folter und grausamer, unmenschlicher oder erniedrigender Behandlung missachtet wird, ❖ Leib oder Leben verletzt werden oder ❖ die Vereinigungs- und Koalitionsfreiheit beeinträchtigt werden.

(11) Verbot eines Tuns oder pflichtwidrigen Unterlassens, das unmittelbar geeignet ist, in besonders schwerwiegender Weise eine geschützte Rechtsposition zu beeinträchtigen und dessen Rechtswidrigkeit bei verständiger Würdigung aller in Betracht kommenden Umstände offensichtlich ist.

(12) Verbot der Herstellung von mit Quecksilber versetzten Produkten gemäß Artikel 4 Absatz 1 und Anlage A Teil I des Übereinkommens von Minamata.

(13) Verbot der Verwendung von Quecksilber und Quecksilberverbindungen bei Herstellungsprozessen im Sinne des Artikels 5 Absatz 2 und Anlage B Teil I des Minamata- Übereinkommens ab dem für die jeweiligen Produkte und Prozesse im Übereinkommen festgelegten Ausstiegsdatum.

(14) Verbot der Behandlung von Quecksilberabfällen entgegen den Bestimmungen des Artikels 11 Absatz 3 des Minamata-Übereinkommens.

(15) Verbot der Produktion und Verwendung von Chemikalien nach Artikel 3 Absatz 1 Buchstabe a und Anlage A des Stockholmer Übereinkommens über persistente organische Schadstoffe.

(16) Verbot der nicht umweltgerechten Handhabung, Sammlung, Lagerung und Entsorgung von Abfällen nach den Regelungen, die in der anwendbaren Rechtsordnung nach den Maßgaben des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe d Ziffer i und ii des POPs-Übereinkommens gelten.

(17) Verbot der Ausfuhr gefährlicher Abfälle im Sinne des Artikel 1 Absatz 1 und anderer Abfälle im Sinne des Artikel 1 Absatz 2 des Basler Übereinkommens über die Kontrolle der grenzüberschreitenden Verbringung gefährlicher Abfälle und ihrer Entsorgung.

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(18) Verbot der Ausfuhr gefährlicher Abfälle von in Anlage VII des Basler Übereinkommens aufgeführten Staaten in Staaten, die nicht in dessen Anlage VII aufgeführt sind.

(19) Verbot der Einfuhr gefährlicher Abfälle und anderer Abfälle aus einer Nichtvertragspartei des Basler Übereinkommens.

Verpflichtungen im Rahmen der Menschenrechts- und Umwelt-Sorgfaltspflichten

4.1 Werden bei dem Auftragnehmer potentiell nachteilige Auswirkungen festgestellt, verpflichtet sich dieser an dem vom Auftraggeber festgelegten Präventionsprogramm teilzunehmen, um diese potentiell nachteiligen Auswirkungen innerhalb eines angemessenen Zeitraums zu vermeiden oder zu minimieren.

4.2 Verpflichtung zur Bereitstellung von Informationen:

(1) Der Auftragnehmer benachrichtigt den Auftraggeber, sobald dies vernünftigerweise möglich ist, wenn er von einer schwerwiegenden nachteiligen Auswirkung im Zusammenhang mit den vertragsgegenständlichen Lieferungen und/oder Leistungen erfährt.

(2) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber unverzüglich schriftlich mitzuteilen, wenn er wegen eines rechtskräftig festgestellten Verstoßes nach LkSG §24 mit einer Geldbuße belegt worden ist. Der Auftragnehmer ist auch dazu verpflichtet, dem Auftraggeber noch vor dem Vertragsschluss mitzuteilen, wenn in den 3 Jahren vor dem anvisierten Datum des Vertragsschlusses dem Auftragnehmer eine solche Geldbuße auferlegt worden ist. Auch nach anderen gültigen HREDD- Regularien dem Auftragnehmer auferlegte Geldbußen sind dem Auftraggeber unverzüglich schriftlich mitzuteilen.

(3) Wenn der Auftraggeber HREDD-Maßnahmen wie z.B. Fragebögen, Audits, Zertifizierungen und Scorecards durchführen möchte, kann der Auftragnehmer, soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist, dem Auftraggeber ein aktuelles gleichwertiges Dokument zur Verfügung stellen, und der Auftraggeber akzeptiert ein solches oder einen Teil eines solchen in dem Maße, in dem es die Mindeststandards des Auftraggebers erfüllt, es sei denn, der Auftraggeber ist vernünftigerweise der Ansicht, dass ein solches Dokument die Mindeststandards des Auftraggebers vollständig nicht erfüllt.

(4) Der Auftraggeber kann zusätzliche HREDD-bezogene Informationen vom Auftragnehmer anfordern, solange diese Anfragen hinreichend definiert und in ihrem Umfang begrenzt sind, und notwendig für den Auftraggeber sind, um seinen eigenen HREDD-Verpflichtungen gemäß seiner HREDD-Grundsatzerklärung und/oder geltenden Rechts wirksam zu erfüllen.

(5) Der Auftragnehmer hat das Recht, Anfragen nach HREDD-bezogenen Informationen abzulehnen, wenn diese Anfragen die Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen oder anderem geschützten geistigen Eigentum erzwingen würden. In solchen Fällen muss der Auftragnehmer alternative Quellen der Gewissheit vorlegen, wie z.B. eine glaubwürdige Zertifizierung durch einen Dritten in Bezug auf Angelegenheiten wie die Herkunft der vertragsgegenständlichen beweglichen Sachen und/oder Leistungen, sowie den für die Herstellung / Zurverfügungstellung dieser notwendigen Inputs.

(6) Der Auftraggeber verwendet die nach diesem Abschnitt erhaltenen Informationen ausschließlich zur Erfüllung seiner Menschenrechts- und Umwelt-Sorgfaltspflichten gemäß seiner HREDD-Grundsatzerklärung und zur Erfüllung der Anforderungen der geltenden Gesetze. Er behandelt diese Informationen vertraulich, es sei denn, dies ist nach geltendem Recht anders vorgeschrieben. 6

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4.3 HREDD-Verantwortlichkeiten in der gesamten Liefer-, Aktivitäts- bzw. Wertschöpfungskette: Im Rahmen der Erfüllung seiner HREDD-Verpflichtungen bemüht sich der Auftragnehmer nach besten Kräften sicherzustellen, dass alle seine Vorauftragnehmer sowie alle deren Vorauftragnehmer, die im Zusammenhang mit den vertragsgegenständlichen Lieferungen und/oder Leistungen tätig sind, die in Artikel 4 und in Artikel 5 dargelegten HREDD-Verpflichtungen einhalten und unterstützen. Soweit dies aufgrund der Dauer und des Umfangs der Geschäftsbeziehung und der damit verbundenen HREDD- Risiken angemessen ist, wird die Beziehung zwischen dem Auftragnehmer und einem Vorauftragnehmer in einem schriftlichen Vertrag oder Verhaltenskodex festgehalten, der HREDD- Verpflichtungen enthält, die der Größe und den Umständen beider Parteien angemessen sind. Der Auftragnehmer hat Aufzeichnungen über solche schriftlichen Verträge oder Verhaltenskodizes und über gescheiterte Versuche, solche zu vereinbaren, zu führen und sie dem Auftraggeber auf Anfrage gemäß Artikel 4.2 (Informationspflicht) zur Verfügung zu stellen.

4.4 Beschwerdemechanismus auf Betriebsebene (OLGM)

(1) Der Auftraggeber unterhält ein zugängliches, legitimes und angemessen finanziertes und verwaltetes außergerichtliches OLGM, um die Bedenken und Beschwerden der Stakeholder in Bezug auf Verstöße gegen Menschenrechte und/oder Umweltschutzvorgaben entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Details zum Zugang sind auf der Webseite des Auftraggebers3 einsehbar. Der Auftragnehmer kann sein eigenes OLGM einrichten. Der Auftraggeber und der Auftragnehmer informieren die Stakeholder aktiv über die Existenz der OLGMs.

(2) Auftraggeber und Auftragnehmer [falls auch dieser ein eigenes OLGM eingerichtet hat] müssen [jeweils] über eine OLGM-Verfahrensordnung verfügen und diese wahren, um sicherzustellen, dass die OLGM[s] die Wirksamkeitskriterien der UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte (UNGPs) Nr. 29 und 31 erfüllen und Vergeltungsmaßnahmen gegen Stakeholder, die die OLGM[s] in Anspruch nehmen, verhindern. Die Stakeholder müssen die Möglichkeit haben, ihre Anliegen und Beschwerden auf lokaler Ebene sicher und vertraulich (und falls nach geltendem Recht vorgegeben auch anonym) zu melden.

(3) Betroffene, die über die OLGM[s] Bedenken und Beschwerden vorbringen, haben Anspruch auf eine angemessene Rückmeldung zum Ergebnis der Beschwerdeprüfung sowie den eingeleiteten Maßnahmen.

4.5 Wenn der Auftragnehmer ein KMU ist, ist der Auftraggeber angehalten, den Auftragnehmer in der Erfüllung der in Artikel 4 und Artikel 5 aufgelisteten Verpflichtungen zu unterstützen. Die HREDD- Verpflichtungen müssen der Größe und den Umständen der jeweiligen Partei angemessen sein.

Behebung von tatsächlichen negativen Auswirkungen und Abhilfemaßnahmen

5.1 Wird bei dem Auftragnehmer eine nachteilige Auswirkung im Zusammenhang mit den vertragsgegenständlichen Lieferungen und/oder Leistungen festgestellt, verpflichten sich die Parteien zur Durchführung von Abhilfemaßnahmen, einschließlich eines Abhilfemaßnahmenplans.

5.2 Abhilfemaßnahmenplan: Wenn der Auftragnehmer die tatsächliche nachteilige Auswirkung verursacht oder mitverursacht hat, muss der Auftragnehmer in Absprache mit den nachteilig

3 Aufrufbar unter: https://www.lmu-klinikum.de/das-klinikum/zentrale-bereiche/menschenrechte-human- rights-lksg/8d83e98adc220961 7

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betroffenen Stakeholdern einen „Abhilfemaßnahmenplan“ erstellen, mit den Stakeholdern teilen und umsetzen, um die tatsächliche nachteilige Auswirkung innerhalb einer angemessenen Frist zu beheben. In Situationen, in denen der Auftragnehmer die tatsächliche nachteilige Auswirkung nicht verursacht oder mitverursacht hat, muss der Auftragnehmer bei der Umsetzung eines Abhilfemaßnahmenplans, den der Auftraggeber entwickelt, kooperieren.

5.3 Der Abhilfemaßnahmenplan sollte:

❖ sicherstellen, dass die betroffenen Interessengruppen so weit wie möglich in die Lage versetzt werden, in der sie sich befunden hätten, wenn die tatsächliche nachteilige Auswirkung nicht eingetreten wäre;

❖ Abhilfemaßnahmen ermöglichen, die in einem angemessenen Verhältnis zu der tatsächlichen nachteiligen Auswirkung stehen, wobei diese Abhilfemaßnahmen die Form von Entschuldigungen, Wiedergutmachungen, Rehabilitierungen und finanziellen oder nicht finanziellen Entschädigungen annehmen können;

❖ sicherstellen, dass die betreffende tatsächliche nachteilige Auswirkung nicht wieder auftritt und dass weitere nachteilige Auswirkungen verhindert werden.

Behebungsmittel

6.1 Inverzugsetzung, Behebungsfrist und Kodexverletzung

(1) Recht auf Behebung und Kodexverletzung: Die Nichterfüllung einer HREDD-Verpflichtung durch den Auftragnehmer stellt eine Nichterfüllung ("HREDD-Mangel") dar, die im Falle einer potenziellen nachteiligen Auswirkung durch einen verbesserten Präventionsmaßnahmenplan oder im Falle einer tatsächlichen nachteiligen Auswirkung durch einen verbesserten Abhilfemaßnahmenplan behoben werden muss. Wird der HREDD-Mangel nicht innerhalb von 3 Monaten nach Erhalt einer schriftlichen Benachrichtigung seitens des Auftraggebers worin der Mangel angezeigt wird – oder in einem im Einzelfall gesondert von den Parteien vereinbarten Zeitraum – durch den Auftragnehmer behoben, so stellt dies eine Verletzung dieses Kodex dar.

(2) Zusammenarbeit bei der Behebung: Die Parteien arbeiten nach Treu und Glauben zusammen, um den HREDD-Mangel zu beheben.

(3) HREDD-Mangel bzgl. einer tatsächlichen nachteiligen Auswirkung: Zur Klarstellung: wenn ein HREDD-Mangel zu einer tatsächlichen nachteiligen Auswirkung führt oder anderweitig damit verbunden ist, erfordert die Behebung eines solchen HREDD-Mangels mindestens die Ausarbeitung und Umsetzung eines Abhilfemaßnahmenplans, wie in Artikel 5 über die Behebung tatsächlicher nachteiliger Auswirkungen beschrieben.

6.2 Vorläufige Maßnahmen im Falle eines HREDD-Mangels: Vorläufige Maßnahmen sind Maßnahmen, die vom Auftraggeber ausgeübt werden können während der Behebungsphase für einen HREDD-Mangel. Die Ausübung der vorläufigen Maßnahmen durch den Auftraggeber ist nicht als Verzicht auf seine Rechte auszulegen. Zu den vorläufigen Maßnahmen gehören unter anderem:

(1) Die Forderung nach angemessenen Zusicherungen des Auftragnehmers hinsichtlich der Behebung oder der ordnungsgemäßen Erfüllung dieses Kodex. Diese Zusicherungen müssen fair,

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angemessen und nichtdiskriminierend und der Größe und den Umständen der Parteien angemessen sein.

(2) Aufforderung an den Auftragnehmer, aktive Maßnahmen zu ergreifen, wie etwa die sofortige Einstellung von Aktivitäten, die bestehende nachteilige Auswirkungen verschlimmern oder neue nachteilige Auswirkungen verursachen könnten. Solche Maßnahmen können zum Beispiel sein:

❖ die Kündigung oder Entlassung von Mitarbeitern durch den Auftragnehmer, sofern dies nach geltendem Recht zulässig ist, und/oder von anderen Vertretern in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen, ❖ die Unterrichtung seiner Vorauftragnehmer über eine nachteilige Auswirkung, von der die Parteien vernünftigerweise annehmen können, dass sie von diesen Vorauftragnehmern verursacht oder mitverursacht wurde, sowie die Aufforderung an diese Abhilfemaßnahmen einzuleiten, ❖ wenn sich herausstellt, dass keine Abhilfemaßnahmen ergriffen werden oder dass die Fortführung der Geschäftsbeziehung die negativen Auswirkungen verschlimmert oder weitere nachteilige Auswirkungen hervorruft, den Vertrag oder die Bindung mit dem/den Vorauftragnehmer(n) zu kündigen.

(3) Eine temporäre Aussetzung der Geschäftsbeziehung.

6.3 Beendigung der Geschäftsbeziehung

(1) Beendigung: Der Auftragnehmer akzeptiert die Beendigung der Geschäftsbeziehung, nachdem der Auftraggeber diesen innerhalb einer angemessenen Frist über seine Absicht informiert hat, die Geschäftsbeziehung aufgrund einer wesentlichen Kodexverletzung oder eines nicht behobenen HREDD-Mangels gemäß Artikel 6.1 (Inverzugsetzung, Behebungsfrist und Kodexverletzung) zu beenden. Dies liegt insbesondere dann vor, wenn:

❖ eine tatsächliche nachteilige Auswirkung als sehr schwerwiegend bewertet wird, ❖ die Umsetzung der im Abhilfemaßnahmenplan erarbeiteten Maßnahmen nach Ablauf der dort festgelegten Frist keine Abhilfe bewirkt, oder ❖ dem Auftraggeber keine anderen milderen Mittel zur Verfügung stehen und eine Erhöhung der Einflussmöglichkeiten nicht aussichtsreich erscheint.

(2) Keine Beeinträchtigung anderer Rechte oder Verpflichtungen: Die Beendigung der Geschäftsbeziehung lässt alle Rechte und Pflichten unberührt, die vor dem Datum der Beendigung entstanden sind, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Zahlungen, die für akzeptable oder konforme Waren fällig sind, die vom Auftragnehmer vor der Beendigung teilweise oder vollständig hergestellt wurden.

Kontrolle

7.1 Regelmäßige Kontrolle: Der Auftraggeber oder seine Vertreter haben das Recht, nach angemessener schriftlicher Benachrichtigung des Auftragnehmers dessen Geschäftsräume zu den üblichen Betriebs- und Geschäftszeiten in angemessener Weise risikobasiert zu kontrollieren oder zu auditieren, oder durch einen vom Auftraggeber beauftragten Dritten kontrollieren oder auditieren zu lassen, um zu überprüfen, ob der Auftragnehmer seinen HREDD-Verpflichtungen nachkommt. Der Auftragnehmer hat das Recht, eine solche Kontrolle abzulehnen, wenn er dem Auftraggeber gleichwertige Informationen gemäß Artikel 4.2 (Informationspflicht) zur Verfügung stellen kann, oder

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wenn er nachweisen kann, dass er bereits an einem wirksamen Mechanismus zur Erfüllung der HREDD- Verpflichtungen teilnimmt.

7.2 Kontrolle ohne Vorankündigung: Der Auftraggeber kann ohne Vorankündigung eine Vor-Ort- Kontrolle durchführen, wenn glaubwürdige und verlässliche Informationen vorliegen, dass ein erhebliches Risiko für schwerwiegende nachteilige Auswirkungen auf dem Betriebsgelände des Auftraggebers besteht.

7.3 Kooperation des Auftragnehmers: Der Auftragnehmer muss bei einer solchen Kontrolle in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen kooperieren und dem Auftraggeber gegebenenfalls Zugang zu seinen Einrichtungen, Mitarbeitenden und Dokumenten gewähren, damit dieser seine Menschenrechts- und Umwelt-Sorgfaltspflichten erfüllen kann. Der Auftragnehmer darf keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Stakeholder ergreifen.

7.4 Kosten der Kontrolle: Wenn der Auftraggeber seine Kontrollrechte im Rahmen dieser Kodexvereinbarung ausübt und der Auftragnehmer ein KMU ist, trägt der Auftraggeber die Kosten für die Kontrollaktivitäten. Handelt es sich bei dem Auftragnehmer nicht um ein KMU, werden die Kosten gemeinsam, in von den Parteien vereinbartem Umfang getragen.

Vergeltungsverbot

Die Vertragsparteien ergreifen keine nachteiligen Maßnahmen gegen eine Person aufgrund der Tatsache, dass diese Person mit Vertretern der Parteien gesprochen, Informationen geliefert oder anderweitig mit den Parteien kooperiert hat.

Verhaltenskodex-Auftragnehmer-des-LMU-Klinikums.pdf

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