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Zentrale Vergabestelle
Hinweise zur Abgabe eines Angebotes
Mit diesem Informationsblatt möchte Ihnen die Zentrale Vergabestelle Hinweise geben, wie Sie Fehler bei der Bearbeitung und Abgabe von Angeboten vermeiden können.
- Allgemeine Tipps für die Angebotsabgabe
Bevor Sie ein Angebot erstellen, lesen Sie die Vergabeunterlagen sorgfältig und vollständig durch.
Bestehen Zweifel oder Fragen zu den Vergabeunterlagen, setzen Sie sich bitte umgehend über die Bieterkommunikation der Vergabeplattform mit der Vergabestelle in Verbindung. Anfragen außerhalb der Bieterkommunikation der Vergabeplattform werden nicht beantwortet, da die Vergabestelle verpflichtet ist, die Kenntnisse, die sich aus der Anfrage ableiten, auch allen anderen Bietern zur Verfügung zu stellen.
Beachten Sie, dass Sie Ihr Angebot elektronisch über die Vergabeplattform einreichen.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Angebot vor Ablauf der Angebotsfrist bei der Vergabestelle eingeht und planen Sie genügend Zeit für die Abgabe ein. Verspätet eingegangene Angebote können nicht gewertet werden. Maßgeblich ist der Eingang bei der Vergabestelle.
Wenn Sie ein Angebot abgeben wollen, gelten die „allgemeinen Geschäftsbedingungen“ sowie Vertragsbedingungen des Auftraggebers. Ihre „allgemeinen Geschäftsbedingungen“ (z.B. auf der Rückseite Ihres Kopfbogens oder als Hinweis im Begleitschreiben) führen zum Ausschluss, da es sich um eine Änderung der Vergabeunterlagen handelt. Verwenden Sie daher bitte neutrales Geschäftspapier oder vermerken Sie auf Ihrem Schreiben, dass Sie die „allgemeinen Geschäftsbedingungen“ des Auftraggebers anerkennen. Alternativ streichen Sie Ihre „allgemeinen Geschäftsbedingungen“ durch. Auch der Hinweis „Unser Angebot ist freibleibend“ führt zum Angebotsausschluss.
Es wird empfohlen, dem Angebot kein zusätzliches Angebots-/Begleitschreiben beizufügen, sondern ausschließlich die vom Auftraggeber bereitgestellten Vergabeunterlagen zu verwenden.
Bitte achten Sie auf die Lesbarkeit und Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen.
Das Angebot muss ALLE geforderten Preis-, Hersteller- sowie Fabrikatsangaben enthalten.
Bitte prüfen Sie vor Abgabe des Angebots die sachliche und rechnerische Richtigkeit.
Stand 09/2025
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Das Angebot muss alle geforderten Nachweise, Erklärungen und/oder Muster enthalten (siehe Aufforderung zur Angebotsabgabe).
Änderungen an den Vergabeunterlagen sind nicht zulässig und führen zum Ausschluss Ihres Angebots.
- Unterzeichnung bzw. Signatur des Angebotes
Ist eine Unterzeichnung bzw. Signatur des Angebotes erforderlich?
Nein, eine digitale Signatur ist grundsätzlich nicht erforderlich. Der Gesetzgeber will einen einfachen digitalen Zugang ermöglichen und verzichtet als Mindeststandard auf digitale Signaturen!
Sie als Anbieter erstellen Ihr Angebot entsprechend § 126 b BGB *).
§ 126(b) BGB – Textform: Ist durch Gesetz "Textform" vorgeschrieben, so muss eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden. Ein dauerhafter Datenträger ist jedes Medium, das (1) es dem Empfänger ermöglicht, eine auf dem Datenträger befindliche, an ihn persönlich gerichtete Erklärung so aufzubewahren oder zu speichern, dass sie ihm während eines für ihren Zweck angemessenen Zeitraums zugänglich ist, und (2) geeignet ist, die Erklärung unverändert wiederzugeben.
Optional können Sie auch das Angebot klassisch per Hand unterzeichnen, stempeln und anschließend als PDF/A einscannen.
*) Eine elektronische Signaturverpflichtung ist nur bei erheblich sicherheitsrelevanten und umfangreich zu begründenden Ausnahmefällen zulässig.
Kann ich als Bieter freiwillig eine digitale Signatur verwenden?
Ja, als Bieter können Sie optional eigenständig eine fortgeschrittene elektronische Signatur oder qualifizierte elektronische Signatur nutzen, dies ist jedoch grundsätzlich zur Angebotsabgabe nicht erforderlich [siehe Kasten]. Als höheres Sicherheitsniveau kann jeder Anbieter diese Signaturen freiwillig verwenden.
Bei der elektronischen Signatur, handelt es sich um ein Software-Zertifikat oder um eine Signatur- Karte und ein Lesegerät, die man kostenpflichtig bestellen muss. Ausgestellt wird diese z.B. von der die Bundesdruckerei. Es gibt verschiedene örtliche Anlaufstellen die dann an die Vergabestellen weitervermitteln.
Grundsätzlich benötigen Sie zur elektronischen Angebotsabgabe standardmäßig keine digitale Signatur.
Stand 09/2025