Anlage ANG 14
Fragenkatalog Leistungsbeschreibung
(Az.: vdek – 2026 – EU – 173)
INHALT
1 Allgemeine Hinweise zur Beantwortung 3
2 Leistungsbeschreibung 4
2.1 Kontakt zum Dienstleister 4
2.1.1 Sprache 4
2.1.2 Ansprechperson/en 4
2.1.3 Erreichbarkeit und Reaktionszeit 4
2.2 Online-Plattform und Prozessabwicklung 5
2.2.1 Bereitstellung und Zugang 5
2.2.2 Auftragserfassung 5
2.2.3 Stellenbezogene Kommunikation 5
2.2.4 E-Mail Benachrichtigungen 5
2.2.5 Status und Übersicht 5
2.2.6 Vorschau und Korrekturen 6
2.2.7 Kostenangebot und Freigabe 6
2.3 Lektorat und Qualitätssicherung 6
2.3.1 Lektorat von Stellenausschreibungen 6
2.3.2 Qualitätssicherung der veröffentlichten Stellenausschreibung 7
2.4 Online-Stellenbörsen und Medien 7
2.4.1 Platzierung von Stellenausschreibungen 7
2.4.2 Beratung der Medienauswahl 7
2.4.3 Veröffentlichung der Stellenausschreibung 8
2.4.4 Änderungen und Verlängerungen 8
2.4.5 Beendigung der Veröffentlichung 9
2.4.6 Reporting/Kennzahlen 9
Allgemeine Hinweise zur Beantwortung
Die nachfolgend aufgeführten Fragen sind im Rahmen des Angebots durch den Bieter zu beantworten. Die Nummerierung der Fragen korrespondiert mit der Gliederung der Leistungsbeschreibung (Anlage 2) und der Bewertungsmatrix (Anlage 15).
Die Antworten sind grundsätzlich in diesem Dokument einzutragen. Sofern dies zur Erläuterung der angebotenen Leistung sinnvoll ist, können insbesondere Screenshots, Grafiken oder vergleichbare Darstellungen ergänzt werden.
Wird zur Beantwortung einer Frage auf zusätzliche Unterlagen verwiesen, sind diese eindeutig zu benennen und der jeweiligen Frage zuzuordnen.
Die Antworten müssen erkennen lassen, wie die in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Anforderungen durch den Bieter erfüllt werden. Soweit eine Beschreibung des Vorgehens oder der angebotenen Lösung gefordert wird, ist diese konkret und nachvollziehbar darzustellen.
Leistungsbeschreibung
Kontakt zum Dienstleister
Sprache
Die Kommunikation zwischen dem vdek und dem Dienstleister erfolgt in deutscher Sprache.
| Antwort: [ ] ja [ ] nein |
Ansprechperson/en
Dem vdek stehen eine oder mehrere feste Ansprechpersonen zur Verfügung. Eine geeignete Vertretungsregelung und die erforderliche Informationsweitergabe sind sichergestellt.
| Genauso wie beschrieben [ ] |
| Anders als beschrieben: [ ] Wenn anders, bitte nachfolgend beschreiben: |
Erreichbarkeit und Reaktionszeit
Der Dienstleister ist mindestens montags bis freitags von 9:00 bis 17:00 Uhr erreichbar und beantwortet bzw. bearbeitet Anfragen und Aufträge innerhalb von 24 Stunden. Zeitlich kritische Korrekturen werden innerhalb der vereinbarten Servicezeiten prioritär und grundsätzlich innerhalb von maximal vier Stunden bearbeitet.
| Antwort: [ ] ja [ ] nein |
Online-Plattform und Prozessabwicklung
Bereitstellung und Zugang
Der Dienstleister stellt dem vdek eine webbasierte Online-Plattform für die Beauftragung und Abwicklung der Stellenschaltungen zur Verfügung. Diese ist für mindestens drei Nutzerinnen und Nutzer zugänglich, die gegenseitig auf die eingestellten Stellenausschreibungen zugreifen und deren Bearbeitung übernehmen können.
| Antwort: [ ] ja [ ] nein |
Auftragserfassung
Die Auftragserfassung erfolgt über die Online-Plattform. Die erforderlichen Angaben können erfasst, bereits hinterlegte Standorte ausgewählt und noch nicht vorliegende Angaben im weiteren Bearbeitungsverlauf ergänzt werden.
| Antwort: [ ] ja [ ] nein |
Stellenbezogene Kommunikation
Rückfragen, Korrekturen, Änderungen und Verlängerungen können über die Online-Plattform der jeweiligen Stellenausschreibung zugeordnet kommuniziert werden. Der Kommunikationsverlauf bleibt nachvollziehbar.
| Antwort: [ ] ja [ ] nein |
E-Mail Benachrichtigungen
Bei relevanten Bearbeitungsschritten und Aktionen des Dienstleisters innerhalb der Online-Plattform erhält der vdek automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, sodass keine aktive Überwachung der Plattform erforderlich ist.
| Genauso wie beschrieben [ ] |
| Anders als beschrieben: [ ] Wenn anders, bitte nachfolgend beschreiben: |
Status und Übersicht
Die Online-Plattform bietet eine Übersicht über laufende und abgeschlossene Stellenausschreibungen einschließlich der wesentlichen Auftrags- und Statusinformationen. Abgeschlossene Stellenausschreibungen bleiben weiterhin einsehbar.
| Genauso wie beschrieben [ ] |
| Anders als beschrieben: [ ] Wenn anders, bitte nachfolgend beschreiben: |
Vorschau und Korrekturen
Der vdek erhält vor der Veröffentlichung eine realistische Vorschau der Stellenausschreibung und kann erforderliche Korrekturen über die Online-Plattform mitteilen. Bei Änderungen wird eine aktualisierte Vorschau zur Prüfung bereitgestellt.
| Genauso wie beschrieben [ ] |
| Anders als beschrieben: [ ] Wenn anders, bitte nachfolgend beschreiben: |
Kostenangebot und Freigabe
Vor der Beauftragung erhält der vdek ein transparentes Kostenangebot. Die Beauftragung und Veröffentlichung der Stellenausschreibung erfolgt erst nach ausdrücklicher Freigabe durch den vdek.
| Antwort: [ ] ja [ ] nein |
Lektorat und Qualitätssicherung
Lektorat von Stellenausschreibungen
Der Dienstleister prüft die Stellenausschreibungen auf Rechtschreibung, Grammatik und AGG-Konformität und weist den vdek auf erforderliche bzw. empfohlene Anpassungen hin. Die Entscheidung über die Umsetzung der Anpassungen liegt beim vdek.
| Genauso wie beschrieben [ ] |
| Anders als beschrieben: [ ] Wenn anders, bitte nachfolgend beschreiben: |
Qualitätssicherung der veröffentlichten Stellenausschreibung
Nach der Veröffentlichung prüft der Dienstleister die korrekte Darstellung der Stellenausschreibung in der Ergebnis-/Trefferliste auf den entsprechenden Stellenbörsen sowie die vollständige Anzeige einschließlich der Verlinkung zur Karriereseite des vdek. Festgestellte Fehler werden unverzüglich korrigiert bzw. deren Korrektur veranlasst.
| Antwort: [ ] ja [ ] nein |
Online-Stellenbörsen und Medien
Platzierung von Stellenausschreibungen
Die Veröffentlichung erfolgt grundsätzlich über das Standardpaket aus Stepstone und Stellenanzeigen.de. Abweichend davon können andere Online-Stellenbörsen bzw. Medien, insbesondere für zielgruppenspezifische oder studentische Stellen, beauftragt werden. Der Dienstleister übernimmt die Buchung und Schaltung der ausgewählten Online- bzw. bei Bedarf Printmedien.
| Genauso wie beschrieben [ ] |
| Anders als beschrieben: [ ] Wenn anders, bitte nachfolgend beschreiben: |
Beratung der Medienauswahl
In Einzelfällen berät der Dienstleister den vdek bei Bedarf hinsichtlich geeigneter Online-Stellenbörsen und sonstiger Medien. Die Entscheidung über die Auswahl und Beauftragung trifft der vdek.
| Genauso wie beschrieben [ ] |
| Anders als beschrieben: [ ] Wenn anders, bitte nachfolgend beschreiben: |
Veröffentlichung der Stellenausschreibung
Nach Freigabe durch den vdek veranlasst der Dienstleister die Veröffentlichung der Stellenausschreibung schnellstmöglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden, sofern für das jeweilige Medium keine abweichenden Veröffentlichungsfristen gelten. Über die erfolgreiche Veröffentlichung wird der vdek per E-Mail informiert.
| Genauso wie beschrieben [ ] |
| Anders als beschrieben: [ ] Wenn anders, bitte nachfolgend beschreiben: |
Änderungen und Verlängerungen
Änderungen und Verlängerungen von Stellenausschreibungen können über die Online-Plattform beauftragt werden. Für Änderungen entstehen keine zusätzlichen Kosten des Dienstleisters. Etwaige Kosten der Stellenbörsen bzw. Medien für Verlängerungen werden dem vdek vorab mitgeteilt und erst nach dessen Freigabe beauftragt.
| Genauso wie beschrieben [ ] |
| Anders als beschrieben: [ ] Wenn anders, bitte nachfolgend beschreiben: |
Beendigung der Veröffentlichung
Der Dienstleister stellt sicher, dass die Veröffentlichung der Stellenausschreibung nach Ablauf der vom vdek vorgegebenen Laufzeit bzw. Bewerbungsfrist automatisch beendet wird. Hierfür ist keine gesonderte Aufforderung durch den vdek erforderlich.
| Antwort: [ ] ja [ ] nein |
Reporting/Kennzahlen
Der Dienstleister stellt dem vdek die von den jeweiligen Stellenbörsen bereitgestellten relevanten Kennzahlen zu den veröffentlichten Stellenausschreibungen, insbesondere Aufrufe und Klicks, zur Verfügung. Die Kennzahlen sind möglichst stellenbezogen über die Online-Plattform abrufbar und bleiben auch nach Ende der Veröffentlichung zugänglich.
| Genauso wie beschrieben [ ] |
| Anders als beschrieben: [ ] Wenn anders, bitte nachfolgend beschreiben: |