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Anlage ANG 2
Leistungsbeschreibung
(Az.: vdek – 2026 – EU – 173)
vdek-Klassifikationsstufe: Intern
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vdek – 2026 – EU - 173 Leistungen für die Veröffentlichung und Qualitätssicherung von Stellenanzeigen in Online- und Printmedien
INHALT
1 Vorhaben ....................................................................................... 3
1.1 Kurzbeschreibung .............................................................................. 3
1.2 Zahlen und Fakten .............................................................................. 3
1.3 Prozessablauf .................................................................................... 4
2 Leistungsbeschreibung ................................................................... 6
2.1 Kontakt zum Dienstleister .................................................................. 6
2.1.1 Sprache ........................................................................................... 6 2.1.2 Ansprechpersonen .......................................................................... 6 2.1.3 Erreichbarkeit und Reaktionszeit ..................................................... 6
2.2 Online-Plattform und Prozessabwicklung ............................................ 7
2.2.1 Bereitstellung und Zugang .............................................................. 7 2.2.2 Auftragserfassung........................................................................... 7 2.2.3 Stellenbezogene Kommunikation .................................................... 8 Der bisherige Kommunikationsverlauf zu einer Stellenausschreibung muss für die Nutzerinnen und Nutzer des vdek nachvollziehbar bleiben. . 8 2.2.4 E-Mail-Benachrichtigungen ............................................................. 8 2.2.5 Status und Übersicht ....................................................................... 8 2.2.6 Vorschau und Korrekturen .............................................................. 9 2.2.7 Kostenangebot und Freigabe ........................................................... 9
2.3 Lektorat und Qualitätssicherung ......................................................... 9
2.3.1 Lektorat von Stellenausschreibungen .............................................. 9 2.3.2 Qualitätssicherung der veröffentlichten Stellenausschreibung ....... 10
2.4 Online-Stellenbörsen und Medien ..................................................... 10
2.4.1 Platzierung von Stellenausschreibungen ........................................ 10 2.4.2 Beratung bei der Medienauswahl ................................................... 11 2.4.3 Veröffentlichung der Stellenausschreibung ................................... 11 2.4.4 Änderungen und Verlängerungen .................................................. 11 2.4.5 Beendigung der Veröffentlichung .................................................. 12 2.4.6 Reporting und Kennzahlen ............................................................ 12
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1 Vorhaben
1.1 Kurzbeschreibung
Der Verband der Ersatzkassen e. V. (vdek) mit Hauptsitz in Berlin ist Interessenver- tretung und Dienstleister aller sechs Ersatzkassen, die zusammen mehr als 28 Milli- onen Menschen in Deutschland krankenversichern und einen Marktanteil von rund 38 Prozent haben.
Zum vdek zählen deutschlandweit mehr als 769 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Da- von verteilen sich 315 Beschäftigte auf den Hauptsitz in Berlin, 454 auf die 15 Lan- desvertretungen und mehr als 40 Beschäftigte auf die Pflegestützpunkte.
Die Nach- und Neubesetzung von Stellen im vdek wird durch das Recruiting des vdek gesteuert. Die Rahmenbedingungen einer Stelle sowie die Aufgaben und Anforderun- gen werden vdek-intern festgelegt und abgestimmt.
Ausgeschrieben werden unterschiedliche Stellenprofile und Qualifikationsniveaus, insbesondere in fachlichen und administrativen Bereichen sowie in den Bereichen IT, Gesundheit und Verwaltung.
Ein externer Dienstleister unterstützt den vdek bei der Veröffentlichung externer Stel- lenausschreibungen. Die Leistungen umfassen insbesondere die Bereitstellung einer Online-Plattform zur Abwicklung der Stellenschaltungen, das Lektorat der Stellenaus- schreibungen, die Beratung zur Auswahl geeigneter Stellenbörsen und Medien, die Aufbereitung und Schaltung der Stellenausschreibungen in Online-Stellenbörsen und bei Bedarf in Printmedien sowie die Qualitätssicherung und Bereitstellung relevanter Kennzahlen.
1.2 Zahlen und Fakten
In den vergangenen Jahren wurden durch den vdek folgende Stellen extern ausge- schrieben: 2024: 120 Stellen 2025: 75 Stellen 2026: 60 Stellen (Stand: September 2026)
Die externe Veröffentlichung erfolgt derzeit grundsätzlich über ein festes Paket aus
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zwei Online-Stellenbörsen. Aktuell werden die Stellenausschreibungen über Steps- tone und Stellenanzeigen.de veröffentlicht.
Die Bewerbungsfrist wird durch den vdek festgelegt und umfasst einen Zeitraum zwischen 16 bis 22 Tagen, ggf. auch mal 28 Tage (vier Wochen).
Rein interne Stellenausschreibungen werden nicht durch den externen Dienstleister lektoriert oder veröffentlicht.
Veröffentlichungen in Printmedien erfolgen derzeit nicht. Der vdek behält sich je- doch vor, bei Bedarf einzelne Stellenausschreibungen auch in Printmedien zu veröf- fentlichen.
1.3 Prozessablauf
- Der vdek erstellt und stimmt die Stellenausschreibung intern ab. Die Stellen- ausschreibung liegt dem vdek als Word-Dokument vor.
- Der vdek übermittelt dem Dienstleister die für die externe Veröffentlichung erforderlichen Informationen über eine vom Dienstleister bereitgestellte On- line-Plattform. Hierzu gehören insbesondere die Stellen-ID, der Stellentitel, die Aufgaben und das Anforderungsprofil sowie der jeweilige Einsatzort. Die Standorte des vdek werden in der Online-Plattform hinterlegt und sind bei der Auftragserfassung auswählbar.
- Der Dienstleister lektoriert die übermittelten Inhalte hinsichtlich Rechtschrei- bung, Grammatik und AGG-Konformität. Über das Ergebnis des Lektorats so- wie einen gegebenenfalls bestehenden Änderungsbedarf wird der vdek über die Online-Plattform informiert. Zusätzlich erhält der vdek eine E-Mail-Be- nachrichtigung.
- Erforderliche Änderungen werden durch den vdek in der intern geführten Stel- lenausschreibung vorgenommen. Anschließend erfolgt vdek-intern die Veröf- fentlichung der Stellenausschreibung auf der Karriereseite des vdek.
- Nach Veröffentlichung auf der Karriereseite hinterlegt der vdek den Link zur Stellenausschreibung in der Online-Plattform. Zudem übermittelt der vdek die für die externe Veröffentlichung erforderlichen Angaben, insbesondere die ge- wünschten Online-Stellenbörsen bzw. Medien sowie das Ende der Bewer- bungsfrist.
- Der Dienstleister bereitet die Stellenausschreibung für die Veröffentlichung in den ausgewählten Online-Stellenbörsen bzw. Medien vor. Der vdek erhält vor der Veröffentlichung eine Vorschau der aufbereiteten Stellenausschreibung,
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die der späteren Darstellung möglichst genau entspricht. Etwaiger Korrektur- bedarf kann dem Dienstleister stellenbezogen über die Online-Plattform mit- geteilt werden. 7. Vor der Beauftragung erhält der vdek ein transparentes Kostenangebot für die vorgesehene Schaltung. Die Veröffentlichung erfolgt erst nach Freigabe der Vorschau und des Kostenangebots durch den vdek. 8. Nach erfolgter Freigabe übernimmt der Dienstleister die Schaltung der Stellen- ausschreibung in den beauftragten Online-Stellenbörsen bzw. Medien und stellt die korrekte Darstellung der veröffentlichten Stellenausschreibung sicher. 9. Während der Laufzeit erforderliche Änderungen oder Verlängerungen können dem Dienstleister stellenbezogen über die Online-Plattform mitgeteilt werden. Für entsprechende Änderungen der laufenden Stellenausschreibung fallen keine zusätzlichen Agenturkosten an. 10.Nach Ablauf der vorgegebenen Laufzeit bzw. Bewerbungsfrist wird die Stellen- ausschreibung in den beauftragten Online-Stellenbörsen automatisch deakti- viert. 11.Der Dienstleister stellt dem vdek relevante Kennzahlen zur veröffentlichten Stellenausschreibung, insbesondere zu Aufrufen und Klicks, zur Verfügung. 12.Bei Bearbeitungsschritten bzw. Aktionen des Dienstleisters innerhalb der On- line-Plattform erhält der vdek zusätzlich eine E-Mail-Benachrichtigung, sodass keine aktive Überwachung der Online-Plattform durch den vdek erforderlich ist. 13.Die Rechnungsstellung erfolgt nach der Schaltung separat für jede Stellenaus- schreibung.
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2 Leistungsbeschreibung
2.1 Kontakt zum Dienstleister
2.1.1 Sprache
Der Kontakt mit dem Dienstleister erfolgt in deutscher Sprache.
2.1.2 Ansprechpersonen
Dem vdek stehen während der Vertragslaufzeit eine oder mehrere feste Ansprech- personen zur Verfügung, die mit den vereinbarten Abläufen und den Besonderheiten des vdek vertraut sind.
Der Dienstleister stellt eine geeignete Vertretungsregelung sicher. Alle für die Zu- sammenarbeit mit dem vdek relevanten Informationen müssen den zuständigen An- sprechpersonen bzw. deren Vertretung zugänglich sein, sodass eine Bearbeitung der Aufträge in gleichbleibender Qualität und Effizienz gewährleistet ist.
2.1.3 Erreichbarkeit und Reaktionszeit
Der Dienstleister ist für den vdek von Montag bis Freitag, ausgenommen bundesein- heitliche gesetzliche Feiertage, zwischen 9:00 Uhr und 17:00 Uhr per E-Mail und Telefon erreichbar.
Anfragen und Aufträge des vdek per E-Mail oder Telefon werden innerhalb von 24 Stunden von Montag bis Freitag, ausgenommen bundeseinheitliche gesetzliche Fei- ertage, beantwortet bzw. ausgeführt.
Zeitlich kritische Korrekturen an bereits veröffentlichten Stellenausschreibungen, insbesondere bei fehlerhaften Inhalten oder einer fehlerhaften Darstellung, sind durch den Dienstleister prioritär zu bearbeiten. Die erforderliche Korrektur ist inner- halb von vier Stunden innerhalb der vorgenannten Servicezeiten vorzunehmen.
Sollte die Umsetzung innerhalb dieses Zeitraums aus Gründen, die nicht im Ein- flussbereich des Dienstleisters liegen, nicht möglich sein, informiert der Dienstleis- ter den vdek innerhalb dieses Zeitraums über den Bearbeitungsstand und die vo- raussichtliche Dauer bis zur Umsetzung.
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2.2 Online-Plattform und Prozessabwicklung
2.2.1 Bereitstellung und Zugang
Der Dienstleister stellt dem vdek für die Dauer der Vertragslaufzeit eine webbasierte und übersichtliche Online-Plattform zur Verfügung, über die die Beauftragung und Abwicklung der Stellenschaltungen erfolgt.
Die Online-Plattform muss für mindestens drei Nutzerinnen und Nutzer des vdek zu- gänglich sein. Die Nutzerinnen und Nutzer müssen gegenseitig auf die eingestellten Stellenausschreibungen zugreifen und deren Bearbeitungsstand einsehen sowie die weitere Bearbeitung übernehmen können. Unterschiedliche Rollen- oder Berechti- gungskonzepte sind hierfür nicht erforderlich.
Die Nutzung der Online-Plattform einschließlich der erforderlichen Nutzerzugänge ist Bestandteil der vereinbarten Leistung.
2.2.2 Auftragserfassung
Der vdek erfasst die für die Bearbeitung und spätere Veröffentlichung erforderlichen Angaben zu einer Stellenausschreibung über die Online-Plattform.
Hierzu müssen insbesondere folgende Angaben erfasst bzw. übermittelt werden können: Stellen-ID (Vergabe durch vdek, z. B. 2026-005) Stellentitel Aufgaben der ausgeschriebenen Stelle Anforderungsprofil Einsatzort bzw. Standort Link zur veröffentlichten Stellenausschreibung auf der Karriereseite des vdek gewünschte Online-Stellenbörsen bzw. Medien Ende der Bewerbungsfrist
Die regelmäßig genutzten Standorte und zugehörigen Adressen des vdek werden in der Online-Plattform hinterlegt und können bei der Auftragserfassung ausgewählt werden.
Die Auftragserfassung muss zunächst auch ohne den Link zur Karriereseite, die Auswahl der Stellenbörsen bzw. Medien und das Ende der Bewerbungsfrist möglich sein. Diese Angaben können durch den vdek im weiteren Prozess ergänzt werden.
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2.2.3 Stellenbezogene Kommunikation
Die Online-Plattform verfügt über eine stellenbezogene Kommunikationsmöglich- keit, über die der vdek und der Dienstleister Nachrichten und Informationen zu einer konkreten Stellenausschreibung austauschen können.
Über diese Kommunikationsmöglichkeit können insbesondere Rückfragen, Korrek- turwünsche, Änderungen und Verlängerungen übermittelt werden.
Der bisherige Kommunikationsverlauf zu einer Stellenausschreibung muss für die Nutzerinnen und Nutzer des vdek nachvollziehbar bleiben.
2.2.4 E-Mail-Benachrichtigungen
Bei Bearbeitungsschritten und Aktionen des Dienstleisters zu einer Stellenausschrei- bung innerhalb der Online-Plattform erfolgt zusätzlich eine automatische E-Mail- Benachrichtigung an den vdek.
Dies betrifft insbesondere Rückfragen und Nachrichten des Dienstleisters, das Er- gebnis des Lektorats bzw. bestehenden Änderungsbedarf, die Bereitstellung einer Vorschau, die Bereitstellung eines Kostenangebots sowie weitere Vorgänge, bei de- nen eine Prüfung, Rückmeldung oder Freigabe durch den vdek erforderlich ist.
Die E-Mail-Benachrichtigungen müssen sicherstellen, dass eine aktive und regelmä- ßige Überwachung der Online-Plattform durch den vdek nicht erforderlich ist.
2.2.5 Status und Übersicht
Die Online-Plattform stellt dem vdek eine übersichtliche Darstellung der angelegten Stellenausschreibungen und ihres jeweiligen Bearbeitungs- bzw. Veröffentlichungs- status zur Verfügung.
Für die einzelnen Stellenausschreibungen müssen mindestens die wesentlichen In- formationen zum Auftrag, insbesondere Stellentitel, Stellen-ID bzw. Kennziffer, Ein- satzort, aktueller Status, Veröffentlichungsdatum und Bewerbungsfrist bzw. Lauf- zeit, nachvollziehbar sein.
Neben aktuellen und laufenden Stellenausschreibungen müssen auch bereits abge- schlossene Stellenschaltungen weiterhin über die Online-Plattform einsehbar und nachvollziehbar sein.
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2.2.6 Vorschau und Korrekturen
Vor der Veröffentlichung stellt der Dienstleister dem vdek eine Vorschau der für die Veröffentlichung aufbereiteten Stellenausschreibung zur Verfügung. Die Vorschau muss die spätere Darstellung der Stellenausschreibung im jeweiligen Online-Me- dium möglichst realitätsgetreu wiedergeben.
Der vdek erhält die Möglichkeit, die Vorschau vor der Veröffentlichung zu prüfen. Korrektur- und Änderungswünsche können dem Dienstleister stellenbezogen über die Online-Plattform mitgeteilt werden.
Sofern Korrekturen oder Änderungen erforderlich sind, stellt der Dienstleister dem vdek vor der Veröffentlichung eine entsprechend aktualisierte Fassung zur Prüfung zur Verfügung.
Die Veröffentlichung erfolgt erst nach Freigabe durch den vdek.
2.2.7 Kostenangebot und Freigabe
Vor der Beauftragung der externen Veröffentlichung stellt der Dienstleister dem vdek ein transparentes Kostenangebot für die vorgesehene Stellenschaltung zur Verfügung.
Aus dem Kostenangebot müssen die für die jeweilige Stellenschaltung anfallenden Kosten nachvollziehbar hervorgehen.
Die Beauftragung bzw. Veröffentlichung erfolgt erst nach ausdrücklicher Freigabe des Kostenangebots durch den vdek.
2.3 Lektorat und Qualitätssicherung
2.3.1 Lektorat von Stellenausschreibungen
Der Dienstleister lektoriert die vom vdek zur externen Veröffentlichung übermittelten Inhalte der Stellenausschreibung vor deren erstmaliger Veröffentlichung.
Das Lektorat umfasst die Prüfung auf Rechtschreibung und Grammatik sowie auf AGG-Konformität. Sofern sich aus der Prüfung Änderungsbedarf ergibt, weist der Dienstleister den vdek auf die betreffenden Textstellen hin und unterbreitet entspre- chende Änderungsvorschläge.
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Das Ergebnis des Lektorats bzw. ein bestehender Änderungsbedarf wird dem vdek über die Online-Plattform zur Verfügung gestellt. Zusätzlich erfolgt eine E-Mail-Be- nachrichtigung gemäß Ziffer 2.2.4.
Die Entscheidung über die Übernahme vorgeschlagener Änderungen obliegt dem vdek.
2.3.2 Qualitätssicherung der veröffentlichten Stellenausschreibung
Nach der Veröffentlichung überprüft der Dienstleister die korrekte Darstellung der Stellenausschreibung in den beauftragten Online-Stellenbörsen.
Die Qualitätssicherung umfasst sowohl die Darstellung der Stellenausschreibung in- nerhalb der jeweiligen Such- bzw. Ergebnislisten als auch die vollständige Stellenaus- schreibung. Dabei ist insbesondere zu prüfen, ob die übermittelten Inhalte vollständig und korrekt dargestellt werden und die Verlinkung zur Stellenausschreibung auf der Karriereseite des vdek ordnungsgemäß funktioniert.
Festgestellte Fehler oder Abweichungen sind durch den Dienstleister unverzüglich zu korrigieren bzw. deren Korrektur beim jeweiligen Betreiber der Online-Stellenbörse zu veranlassen oder bei Bedarf mit dem vdek abzustimmen.
2.4 Online-Stellenbörsen und Medien
2.4.1 Platzierung von Stellenausschreibungen
Die externe Veröffentlichung von Stellenausschreibungen erfolgt derzeit grundsätz- lich über ein Standardpaket aus den Online-Stellenbörsen Stepstone und Stellenan- zeigen.de.
Abweichend vom Standardpaket kann der vdek einzelne Stellenausschreibungen auf anderen Online-Stellenbörsen oder in sonstigen geeigneten Medien veröffentlichen lassen. Dies betrifft insbesondere zielgruppenspezifische Stellenbörsen und Veröf- fentlichungsmöglichkeiten, beispielsweise für studentische Stellen.
Der Dienstleister übernimmt nach Beauftragung durch den vdek die Buchung und Schaltung in den ausgewählten Online-Stellenbörsen bzw. Medien.
Bei Bedarf übernimmt der Dienstleister ebenfalls die Buchung und Veröffentlichung
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von Stellenausschreibungen in Printmedien.
2.4.2 Beratung bei der Medienauswahl
In Einzelfällen ist ggf. eine Platzierung in speziellen Portalen oder Medien notwen- dig. In diesen Fällen berät der Dienstleister den vdek bei Bedarf hinsichtlich der Auswahl geeigneter Online-Stellenbörsen und sonstiger Medien für die Veröffentli- chung von Stellenausschreibungen.
Die Entscheidung über die Auswahl und Beauftragung der jeweiligen Stellenbörsen bzw. Medien trifft der vdek.
2.4.3 Veröffentlichung der Stellenausschreibung
Der Dienstleister veranlasst nach erfolgter Freigabe durch den vdek die Veröffentli- chung der Stellenausschreibung in den beauftragten Online-Stellenbörsen bzw. Me- dien.
Die Veröffentlichung erfolgt grundsätzlich schnellstmöglich, spätestens jedoch in- nerhalb von 24 Stunden nach Freigabe durch den vdek, sofern seitens der jeweiligen Stellenbörse bzw. des jeweiligen Mediums keine abweichenden Veröffentlichungs- fristen bestehen.
Nach erfolgreicher Veröffentlichung wird der vdek entsprechend Ziffer 2.2.4 per E- Mail informiert.
2.4.4 Änderungen und Verlängerungen
Der vdek kann während der Laufzeit einer veröffentlichten Stellenausschreibung Än- derungen oder eine Verlängerung der Veröffentlichung beim Dienstleister beauftra- gen. Die Beauftragung erfolgt stellenbezogen über die Online-Plattform.
Der Dienstleister übernimmt die erforderliche Abstimmung und Umsetzung der be- auftragten Änderungen bzw. Verlängerungen in den betroffenen Online-Stellenbör- sen oder sonstigen Medien.
Für die Bearbeitung und Umsetzung von Änderungen an bereits veröffentlichten Stel- lenausschreibungen fallen keine zusätzlichen Agenturkosten an. Sofern durch die je- weilige Online-Stellenbörse bzw. das jeweilige Medium zusätzliche Kosten entstehen, insbesondere aufgrund einer Verlängerung der Veröffentlichung, sind diese dem vdek vor der Beauftragung transparent mitzuteilen und durch diesen freizugeben.
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Sofern die Art der Änderung eine erneute inhaltliche oder optische Prüfung der Stel- lenausschreibung erforderlich macht, erhält der vdek vor der Umsetzung eine aktua- lisierte Vorschau zur Freigabe.
2.4.5 Beendigung der Veröffentlichung
Der Dienstleister stellt sicher, dass die Stellenausschreibung nach Ablauf der durch den vdek vorgegebenen Laufzeit bzw. Bewerbungsfrist in den beauftragten Online- Stellenbörsen automatisch deaktiviert wird. Eine gesonderte Aufforderung durch den vdek ist hierfür nicht erforderlich.
Sofern eine automatische Deaktivierung bei einzelnen Online-Stellenbörsen oder Medien technisch nicht möglich ist, veranlasst der Dienstleister die fristgerechte Be- endigung der Veröffentlichung.
Für die Beendigung der Veröffentlichung fallen keine zusätzlichen Agenturkosten an.
2.4.6 Reporting und Kennzahlen
Der Dienstleister stellt dem vdek für die veröffentlichten Stellenausschreibungen die von den jeweiligen Online-Stellenbörsen zur Verfügung gestellten relevanten Kenn- zahlen, insbesondere zu Aufrufen und Klicks, zur Verfügung.
Die Kennzahlen sollen dem vdek möglichst über die Online-Plattform übersichtlich und stellenbezogen zur Verfügung stehen und auch nach Beendigung der jeweiligen Stellenschaltung einsehbar sein.
Sofern einzelne Online-Stellenbörsen weitere relevante Kennzahlen zur Verfügung stellen, sind diese ebenfalls an den vdek weiterzugeben.
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