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Bewerbungsbedingungen
Öffentliche Ausschreibung nach UVgO
„Digitale Arbeitgeberkommunikation“
der vivida bkk
vivida bkk 2026 Alle Ausschreibungsunterlagen unterliegen in ihrer inhaltlichen Gesamtheit, ihrer Gestaltung und ihrem Format dem Urheberrecht der vivida bkk Abdruck, Vervielfältigung, Veröffentlichung – auch auszugsweise – bedürfen der vorherigen schriftlichen Genehmigung der vivida bkk.
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- ALLGEMEINE INFORMATIONEN UND AUSSCHREIBUNGSBEDINGUNGEN
1.1. AUFTRAGGEBER
vivida bkk Körperschaft des öffentlichen Rechts gesetzlich vertreten durch den Vorstand Siegfried Gänsler Spittelstraße 50 78056 Villingen-Schwenningen
1.2. GEGENSTAND DES VERTRAGES UND DER AUSSCHREIBUNG
Die vivida bkk schreibt im Rahmen einer „Öffentlichen Ausschreibung“ nach UVgO Agenturdienstleistungen für die digitale Arbeitgeberkommunikation in Form eines Rahmenvertrages aus. Gegenstand der Ausschreibung ist die Konzeption, Erstellung, Betreuung und kontinuierliche Weiterentwicklung der digitalen Arbeitgeberkommunikation der vivida bkk. Die Leistungen umfassen insbesondere die strategische Beratung, die Erstellung digitaler Informations- und Kommunikationsangebote für Arbeitgeber, die Pflege und Weiterentwicklung digitaler Wissenslösungen, die Erstellung von Jahreswechsel- Informationen sowie die laufende fachliche und redaktionelle Unterstützung. Der Leistungsbeginn ist für den 01.01.2027 geplant.
1.3. VERGABEUNTERLAGEN
Die Vergabeunterlagen bestehen aus folgenden Dokumenten:
• Leistungsbeschreibung • Bewerbungsbedingungen • Rahmenvertrag „Digitale Arbeitgeberkommunikation“ • Anlage A – Preisabfrage • Anlage B – Fachfragen und Gewichtung • Anlage C – Erklärung Bietergemeinschaft • Anlage D – Eigenerklärung EU-Sanktionen • Anlage E – Datenschutzvereinbarung (Anhänge 1-3) • Anlage F – Besondere Vertragsbedingungen Bundestariftreuegesetz
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1.4. LEISTUNGSBESCHREIBUNG
Die Anforderungen an die ausgeschriebenen Leistungen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung „Digitale Arbeitgeberkommunikation“ sowie dem Rahmenvertrag „Digitale Arbeitgeberkommunikation“.
1.5. PRÜFUNG VON ANGEBOTEN
Alle Angebote werden gemäß § 41 UVgO geprüft und bewertet. Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende Unterlagen gemäß § 41 UVgO nachzufordern, soweit dies vergaberechtlich zulässig ist.
1.6. ANGEBOTSIRRTÜMER
Mit der Erteilung des Zuschlages bzw. mit dem Zustandekommen des Dienstleistungsvertrages verzichtet der Bieter auf die Geltendmachung von Irrtümern jeglicher Art in Bezug auf sein Angebot.
1.7. RÜCKSENDUNG VON ANGEBOTSUNTERLAGEN
Eine Rücksendung von Angebotsunterlagen, Unterlagen gemäß Punkt 3 sowie eventuell zur Verfügung gestellten Arbeitsproben, ist nicht möglich. Die Unterlagen verbleiben bei der vivida bkk.
1.8. LOSVERGABE, TEIL- UND NEBENANGEBOTE, NACHUNTERNEHMER
Es findet keine Losvergabe statt. Nebenangebote sind ausdrücklich nicht zulässig. Die Inanspruchnahme von Nachunternehmern ist ebenfalls nicht zulässig. Bietergemeinschaften sind jedoch möglich.
1.9. PRÜF- UND WARNPFLICHT
Der Bieter hat alle ihm zur Erbringung seiner Leistung übergebenen Unterlagen und Weisungen des Auftraggebers zu prüfen. Erkennt der Bietende, dass Umstände eintreten, die zu Mehrkosten und / oder Terminverschiebungen führen könnten, so hat er den Auftraggeber unverzüglich schriftlich zu verständigen und Lösungsvorschläge zu unterbreiten.
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Der Bietende hat die Vollständigkeit der Vergabeunterlagen sofort nach Erhalt zu prüfen. Bei Unvollständigkeit der Unterlagen ist die Vergabestelle unverzüglich zu informieren. Spätere Reklamationen können nicht anerkannt werden. Dies bezieht sich ausdrücklich auch auf unbeabsichtigt unzutreffende und/oder unvollständige Angaben in den Vergabeunterlagen.
1.10. KOSTENVERGÜTUNG
Entschädigungsansprüche von Bietern hinsichtlich eigener Aufwendungen (z. B. für die Ausarbeitung und Übermittlung der Angebote bzw. technischen Unterlagen, Beilagen, Mustern, Testzugänge, etc.) sind ausgeschlossen.
1.11. WÄHRUNG
Angebote sind in Euro inklusive gesetzlicher Mehrwertsteuer abzugeben. Für die Auftragsabwicklung wird ebenfalls als Währung der Euro vereinbart.
1.12. PREISE
Die angebotenen Preise haben sämtliche in der Leistungsbeschreibung, den Bewerbungsbedingungen sowie dem Rahmenvertrag beschriebenen Anforderungen und Leistungen zu berücksichtigen.
Mit den angebotenen Preisen sind sämtliche zur vertragsgemäßen Leistungserbringung erforderlichen Leistungen abgegolten. Hierzu zählen insbesondere Personal-, Sach-, Material-, Einrichtungs-, Software-, Lizenz-, Reise- sowie sonstige Nebenkosten einschließlich der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Ebenfalls berücksichtigt sind alle erforderlichen Versicherungen, Steuern und sonstigen Abgaben.
Ein gesonderter Vergütungsanspruch für nicht ausdrücklich vereinbarte Nebenleistungen besteht nicht. Einzelheiten zur Preisbindung ergeben sich aus dem Rahmenvertrag.
1.13. ZAHLUNG
Die angebotenen Zahlungskonditionen (z. B. Skonto oder Rabatte) sind im Angebot gesondert anzugeben. Angebote unter Einräumung von Skonto sind ausdrücklich erwünscht. Die angebotenen Zahlungskonditionen werden bei der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes berücksichtigt.
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1.14. BINDEFRIST
Falls im Folgenden nichts Gegenteiliges angeführt ist, ist der Bieter 60 Kalendertage, mindestens jedoch bis zur Zuschlagserteilung, an sein Angebot gebunden.
1.15. ANGEBOTSABGABE
Das Angebot ist vollständig und bis spätestens 02.11.2026, 15:00 Uhr MEZ ausschließlich über die Plattform Deutsches Vergabeportal (DTVP) an die Vergabestelle einzusenden.
Die vollständig ausgefüllten und firmenmäßig gefertigten Angebote inklusive aller erforderlichen Dokumente (siehe Punkt 3 „Geforderte Unterlagen für die Angebotsabgabe“), sind in deutscher Sprache und auf der Vergabeplattform DTVP (www.dtvp.de; Deutsches Vergabeportal) in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen. Die Abgabe elektronischer Angebote erfolgt über die Installationen des Vergabemarktplatzes mit dem so genannten Bietertool.
Angebote die verspätet bei der Vergabestelle eingehen, werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.
Die vom Bieter vorgelegten Unterlagen gehen in das Eigentum des Auftraggebers über. Beabsichtigt ein Bieter, Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung gewerblicher Schutzrechte zu verwenden, hat er in seinem Angebot ausdrücklich und unter genauer Bezeichnung dieser Angaben darauf zu verweisen. Änderungen, Streichungen oder Ergänzungen in den Vergabeunterlagen inklusive aller Anlagen führen zum sofortigen Ausschluss.
Es wird darauf hingewiesen, dass Allgemeine Geschäftsbedingungen des Bieters oder der Bieterin ausgeschlossen sind. Sollten widerrechtlich AGBs dem Angebot beigefügt werden, so behalten wir uns vor, das entsprechende Angebot auszuschließen. Wir bitten daher um Beachtung bei der Angebotserstellung.
1.16. BIETERFRAGEN
Um die qualifizierte und rechtzeitige Beantwortung Ihrer eventuellen Bieterfragen sicherzustellen, stellen Sie Bieterfragen bitte bis spätestens 26.10.2026, 15:00 Uhr MEZ schriftlich und ausschließlich über die Vergabeplattform DTVP. Nach diesem Zeitpunkt eingehende Bieterfragen können nicht mehr beantwortet werden.
Andere Formen des Stellens von Bieterfragen (E-Mail, Telefon, Fax etc.) sind nicht zulässig und werden nicht beantwortet.
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- MINDESTANFORDERUNGEN UND NACHWEISE
Der Bieter muss eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 2 Mio. Euro je Schadensfall für Personen- und Sachschäden nachweisen.
Der Bieter muss über nachweisbare Erfahrungen in der Konzeption, Redaktion und Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen im Umfeld der gesetzlichen Krankenversicherung oder vergleichbarer regulierter Branchen verfügen.
Darüber hinaus muss der Bieter Erfahrungen in der fachlichen Aufbereitung komplexer Themenstellungen, insbesondere im Bereich Sozialversicherung, Arbeitswelt oder vergleichbarer Fachgebiete, nachweisen können.
Die eingereichten Nachweise müssen zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültig sein.
- BEWERTUNGSKRITERIEN
Der Zuschlag wird gemäß § 43 UVgO auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt auf Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses. Die Bewertung erfolgt auf Grundlage der folgenden Zuschlagskriterien:
Alle eingehenden Angebote werden wie folgt bewertet:
| Bewertungskriterien | Gewichtung |
|---|---|
| Bewertung / Preis | |
| Gesamtpreis (siehe Anlage A - Preisabfrage) | 40 % |
| Bewertung / Leistung | 60% |
| Fachfrage 1 (siehe Anlage B „Fachfragen und Gewichtung“) | (15 %) |
| Fachfrage 2 (siehe Anlage B „Fachfragen und Gewichtung“) | (10 %) |
| Fachfrage 3 (siehe Anlage B „Fachfragen und Gewichtung“) | (15 %) |
| Fachfrage 4 (siehe Anlage B „Fachfragen und Gewichtung“) | (6 %) |
| Fachfrage 5 (siehe Anlage B „Fachfragen und Gewichtung“) | (4 %) |
| Fachfrage 6 (siehe Anlage B „Fachfragen und Gewichtung“) | (6 %) |
| Fachfrage 7 (siehe Anlage B „Fachfragen und Gewichtung“) | (4 %) |
| Gesamtbewertung (Gesamtpreis und Leistung) | 100 % |
Angebote von Bietern, welche die Eignungskriterien nicht erfüllen oder aufgrund vorliegender Ausschlussgründe ausgeschlossen wurden, werden bei der Angebotswertung nicht berücksichtigt
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3.1 Preisbewertung (40 %)
Die Preisbewertung erfolgt auf Grundlage der in Anlage A „Preisabfrage“ angegebenen Preise. Aus den Preisangaben wird gemäß der in Anlage A hinterlegten Bewertungslogik ein Gesamtbewertungswert ermittelt. Dieser bildet die Grundlage für die Preisbewertung des Angebots.
Das Angebot mit dem niedrigsten gewichteten Gesamtpreis erhält die maximale Punktzahl von 40 Punkten (100 %). Alle weiteren Angebote werden entsprechend ihrer prozentualen Abweichung vom niedrigsten gewichteten Gesamtpreis bewertet.
Die Bewertung erfolgt nach folgender Systematik:
Der prozentuale Mehrpreis im Vergleich zum Angebot mit dem niedrigsten gewichteten Gesamtpreis führt zu einem entsprechenden prozentualen Punktabzug.
Angebote mit einer Preisabweichung von mehr als 100 % gegenüber dem günstigsten Angebot erhalten 0 Punkte. Minuspunkte werden nicht vergeben.
Die Bewertung erfolgt unter kaufmännischer Rundung auf eine Nachkommastelle.
In der Anlage A „Preisabfrage“ sind ausschließlich die farblich markierten Felder durch den Bieter auszufüllen. Nicht markierte Felder dürfen nicht verändert werden.
Der Bieter ist dafür verantwortlich, dass alle gekennzeichneten Felder vollständig und korrekt ausgefüllt sind.
3.2 Leistungsbewertung (60 %)
Die Leistungsbewertung erfolgt ausschließlich auf Grundlage der Fachfragen gemäß Anlage B „Fachfragen und Gewichtung“ und den dortigen Angaben der Bieter in den grün markierten Feldern. Die dort beschriebenen Bewertungskriterien und Punktestufen sind maßgeblich für die Bewertung der fachlichen Qualität der Angebote.
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- GEFORDERTE UNTERLAGEN FÜR DIE ANGEBOTSABGABE
4.1 Vollständig ausgefüllt und rechtsverbindlich unterzeichnete Leistungsbeschreibung
4.2 Vollständig ausgefüllt und rechtsverbindlich unterzeichnete Bewerbungsbedingungen
4.3 Der Rahmenvertrag „Digitale Arbeitgeberkommunikation“ wird erst nach Zuschlagserteilung unterzeichnet und muss daher nicht bei der Angebotsabgabe unterschrieben eingereicht werden.
4.4 Vollständig ausgefüllte und rechtsverbindlich unterzeichnete „Preisabfragen“ (Anlage A)
4.5 Vollständig ausgefüllte und rechtsverbindlich unterzeichnete „Fachfragen und Gewichtung“ (Anlage B)
Sofern zur Beantwortung einer Fachfrage ergänzende Unterlagen erforderlich sind, können diese zusätzlich über das Deutsche Vergabeportal (DTVP) eingereicht werden. In diesem Fall ist in der jeweiligen Antwort eindeutig auf die entsprechende Anlage zu verweisen.
4.6 Vollständig ausgefüllte rechtsverbindlich unterzeichnete Erklärung „Bieter- gemeinschaft“ (Anlage C), sofern relevant
4.7 Rechtsverbindlich unterzeichnete Eigenerklärung „EU-Sanktionen“ (Anlage D)
4.8 Vollständig ausgefüllte und rechtsverbindlich unterzeichnete „Datenschutzvereinbarung inkl. Anhänge 1-3“ (Anlage E)
4.9 Rechtsverbindlich unterzeichnete „Besondere Vertragsbedingungen Bundestariftreue- gesetz inkl. Anhänge 1-3“ (Anlage F)
Alle geforderten Unterlagen sind mit einem Stempel sowie Datum und einer rechts- verbindlichen (maschinellen oder handschriftlichen) Unterschrift (bei der „Erklärung Bietergemeinschaft“ mit den Unterschriften der jeweiligen Mitglieder) zu versehen und über das Portal DTVP (Deutsches Vergabeportal) als pdf-Dokument einzureichen.
Sollten zur Abgabe des Angebots nicht die angegebenen Unterlagen genutzt oder diese ohne die geforderten Unterschriften sowie ohne Firmenstempel eingereicht werden, führt dies zum sofortigen Ausschluss. Änderungen oder Ergänzungen in den Vergabeunterlagen inklusive aller Anlagen führen ebenfalls zum sofortigen Ausschluss.
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- SONSTIGES
Die Vergabeunterlagen inklusive aller Anlagen werden bei Zuschlagserteilung Vertragsbestandteil.
Mit der nachfolgenden Unterschrift erklären Sie, dass Ihr Angebot rechtsverbindlich ist. Ihr Angebot entspricht in allen Punkten den Forderungen der Leistungsbeschreibung und den Bewerbungsbedingungen. Die Regelungen der Vergabeunterlagen werden uneingeschränkt akzeptiert.
Datum, Firmenstempel, rechtsverbindlich unterzeichnete Unterschrift
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