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Leistungsbeschreibung
1 Grundsätzliches / Wichtiges
Die vivida bkk schreibt im Rahmen einer Öffentlichen Ausschreibung nach UVgO die Dienstleistung „Digitale Arbeitgeberkommunikation“ in Form eines Rahmenvertrages aus.
Gesucht wird ein leistungsfähiger und zuverlässiger Auftragnehmer, der die beschriebenen Leistungen eigenständig konzipiert, umsetzt und kontinuierlich weiterentwickelt.
Gegenstand dieser Ausschreibung ist die strategische, redaktionelle und digitale Kommunikation mit Arbeitgebern zu sozialversicherungsrechtlichen Themen sowie die fachliche Aufbereitung gesetzlicher Änderungen und relevanter Informationen für die Zielgruppe Arbeitgeber.
Die Leistungen umfassen insbesondere die Konzeption, Erstellung und Weiterentwicklung digitaler Informations- und Kommunikationsformate, die Bereitstellung und Pflege digitaler Wissenslösungen, die Erstellung von Jahreswechsel-Informationen sowie die laufende fachliche und redaktionelle Unterstützung der Arbeitgeberkommunikation.
Alle Leistungen sind grundsätzlich digital auszurichten. Printprodukte sind nicht Bestandteil dieser Ausschreibung.
2 Vergabeunterlagen und Angebotsabgabe
Die Vergabeunterlagen setzen sich aus folgenden Dokumenten zusammen:
• Leistungsbeschreibung „Digitale Arbeitgeberkommunikation“ • Bewerbungsbedingungen • Rahmenvertrag „Digitale Arbeitgeberkommunikation“ • Anlage A: Preisabfrage • Anlage B: Fachfragen und Gewichtung • Anlage C: Erklärung Bietergemeinschaft • Anlage D: Eigenerklärung EU-Sanktionen • Anlage E: Datenschutzvereinbarung (Anhänge 1-3) • Anlage F: Besondere Vertragsbedingungen Bundestariftreuegesetz
Die Bewerbungsbedingungen, die Preisabfrage (Anlage A), die Fachfragen und Gewichtung (Anlage B), die Datenschutzvereinbarung sowie - sofern zutreffend - die Erklärung Bietergemeinschaft und die Eigenerklärung EU-Sanktionen sind vollständig ausgefüllt, mit Datum, Firmenstempel und rechtsverbindlicher Unterschrift zu versehen und über das Deutsche Vergabeportal (DTVP) einzureichen.
Nebenangebote sind nicht zugelassen.
1 Leistungsbeschreibung „Digitale Arbeitgeberkommunikation“
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3 Vorstellung Auftraggeber
Die vivida bkk ist eine bundesweit geöffnete gesetzliche Krankenkasse mit rund 340.000 Kundinnen und Kunden. Mehr als 800 Beschäftigte arbeiten an 16 Standorten. Vorstand ist Siegfried Gänsler.
Mit ihrer über 190-jährigen Unternehmensgeschichte ist die vivida bkk erfahrener Gesund- heitspartner in allen Lebensphasen. Die Betriebskrankenkasse legt Wert auf eine nachhaltige Gesundheitsversorgung und stellt dabei die Gesundheitsförderung in den Mittelpunkt.
Die eigene Stiftung „Die Gesundarbeiter – Zukunftsverantwortung Gesundheit“ unterstützt Präventionsprojekte, schwerpunktmäßig für Kinder und Jugendliche.
4 Zielsetzung
Ziel dieser Ausschreibung ist die Vergabe eines Rahmenvertrages zur Konzeption, Umsetzung und kontinuierlichen Weiterentwicklung der digitalen Arbeitgeberkommunikation der vivida bkk.
Die vivida bkk beabsichtigt, Arbeitgeber regelmäßig, rechtssicher, verständlich und zielgruppengerecht über sozialversicherungsrechtliche Themen zu informieren sowie bei der praktischen Umsetzung gesetzlicher Anforderungen zu unterstützen.
Gesucht wird ein leistungsfähiger Partner, der:
• fachliche Inhalte verständlich und zielgruppengerecht aufbereitet • digitale Kommunikationslösungen konzipiert, erstellt und weiterentwickelt • aktuelle gesetzliche Änderungen adressatengerecht vermittelt • die Arbeitgeberkommunikation strategisch begleitet und weiterentwickelt • als fachlicher und konzeptioneller Sparringspartner der vivida bkk fungiert
5 Mengenvolumen
Die vivida bkk geht von einem geschätzten Gesamtvolumen von ca. 130 bis 170 Beratertagen pro Jahr aus.
Die tatsächliche Beauftragung erfolgt bedarfsabhängig. Eine Mengenzusage oder ein Anspruch auf einen bestimmten Jahresumsatz kann hieraus nicht abgeleitet werden.
6 Durchführung
Die Durchführung der Leistungen erfolgt in enger Abstimmung mit den zuständigen Ansprechpartnern der vivida bkk, insbesondere aus den Bereichen Marketing und Unternehmenskommunikation sowie den fachlich beteiligten Unternehmensbereichen.
Der Auftragnehmer stellt sicher, dass während der gesamten Vertragslaufzeit feste Ansprechpartner zur Verfügung stehen und eine kontinuierliche Betreuung gewährleistet wird.
2 Leistungsbeschreibung „Digitale Arbeitgeberkommunikation“
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Der Auftragnehmer stellt sicher, dass während der gesamten Vertragslaufzeit ausreichend qualifizierte personelle Kapazitäten für die vertragsgemäße Leistungserbringung zur Verfügung stehen. Für den Fall des Ausfalls des festen Ansprechpartners oder anderer wesentlicher Projektbeteiligter ist eine fachlich gleichwertige Vertretung sicherzustellen. Änderungen im Projektteam sind der vivida bkk frühzeitig mitzuteilen.
Der Auftragnehmer erstellt zu Beginn der Zusammenarbeit eine Projektplanung für die Umsetzung der ausgeschriebenen Leistungen. Projektabläufe, Abstimmungs- und Freigabeprozesse sowie wesentliche Termine werden gemeinsam mit der vivida bkk festgelegt und bei Bedarf fortgeschrieben. Kurzfristige fachliche oder gesetzlich bedingte Änderungen sind in die Projektplanung aufzunehmen und innerhalb der vereinbarten Reaktions- und Umsetzungszeiten zu berücksichtigen.
7 Zeitplan/Umsetzung/Sonstiges
Es wird ein Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von vier Jahren (48 Monate) abgeschlossen. Innerhalb dieses Zeitraums gilt eine Mindestvertragslaufzeit von zwei Jahren.
Nach Ablauf der Mindestvertragslaufzeit kann der Rahmenvertrag von beiden Vertragsparteien mit einer Frist von neun Monaten zum jeweiligen Jahresende ordentlich gekündigt werden. Die Kündigung bedarf der Schriftform.
Der Rahmenvertrag regelt die Zusammenarbeit auf Basis einzelner abzurufender Leistungen. Eine verbindliche Mengen- oder Umsatzzusage erfolgt nicht.
Die vom Bieter vorgelegten Unterlagen gehen in das Eigentum des Auftraggebers über. Beabsichtigt ein Bieter, Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung gewerblicher Schutzrechte zu verwenden, hat er in seinem Angebot ausdrücklich und unter genauer Bezeichnung dieser Angaben darauf zu verweisen.
8 Anforderungen und Voraussetzungen
Der Auftragnehmer muss während der gesamten Vertragslaufzeit folgende Anforderungen erfüllen:
• Nachweisliche Erfahrung in der Konzeption, Redaktion und Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen im Umfeld der gesetzlichen Krankenversicherung oder vergleichbarer regulierter Branchen • Nachweisliche Erfahrung in der Aufbereitung sozialversicherungsrechtlicher oder vergleichbarer fachlich komplexer Inhalte • Einsatz qualifizierter Mitarbeitender mit entsprechender fachlicher, redaktioneller und konzeptioneller Expertise • Benennung eines festen Ansprechpartners für die vivida bkk • Sicherstellung einer kontinuierlichen Projektbetreuung über die gesamte Vertragslaufzeit • Erreichbarkeit an Werktagen zwischen 08:00 Uhr und 18:00 Uhr • Reaktion auf Anfragen der vivida bkk innerhalb von 24 Stunden an Werktagen • Der Auftragnehmer gewährleistet eine zeitnahe Bearbeitung fachlicher, redaktioneller und gestalterischer Anpassungen entsprechend der mit der vivida bkk abgestimmten Priorisierung. Hierfür sind geeignete organisatorische Maßnahmen vorzuhalten, um auch kurzfristige gesetzliche Änderungen oder dringende Anforderungen fristgerecht umsetzen zu können. • Einhaltung der jeweils geltenden gesetzlichen, datenschutzrechtlichen und fachlichen Anforderungen
3 Leistungsbeschreibung „Digitale Arbeitgeberkommunikation“
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9 Leistungsbeschreibung
Gegenstand der Ausschreibung ist die strategische, redaktionelle und digitale Arbeitgeberkommunikation der vivida bkk.
Ziel ist die kontinuierliche, fachlich korrekte und zielgruppengerechte Information von Arbeitgebern zu sozialversicherungsrechtlichen Themen sowie die Bereitstellung digitaler Informations- und Kommunikationsangebote.
Der Auftragnehmer übernimmt die nachfolgend beschriebenen Leistungen eigenverantwortlich in enger Abstimmung mit der vivida bkk.
Die nachfolgend beschriebenen Leistungsbereiche bilden ein integriertes Gesamtkonzept der digitalen Arbeitgeberkommunikation der vivida bkk. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die einzelnen Leistungen fachlich, redaktionell und organisatorisch aufeinander abgestimmt sind und eine einheitliche sowie kontinuierliche Kommunikation gegenüber der Zielgruppe gewährleistet wird.
Beratung und strategische Weiterentwicklung Der Auftragnehmer unterstützt die vivida bkk bei der strategischen Weiterentwicklung der Arbeitgeberkommunikation.
Hierzu gehören insbesondere:
• fachliche und konzeptionelle Beratung • Entwicklung neuer Kommunikationsansätze und Formate • Identifikation relevanter Themen und Trends • Durchführung von Abstimmungs- und Strategieterminen • Mindestumfang pro Kalenderjahr: • mindestens sechs Abstimmungstermine • mindestens ein Strategieworkshop • Erstellung einer jährlichen Maßnahmen- und Themenplanung
Der Auftragnehmer entwickelt die digitale Arbeitgeberkommunikation kontinuierlich weiter und berücksichtigt hierbei insbesondere Erkenntnisse aus der laufenden Zusammenarbeit mit der vivida bkk, Rückmeldungen der Zielgruppen sowie fachliche und technische Entwicklungen.
Digitales Arbeitgebermedium Der Auftragnehmer konzipiert, erstellt und betreut ein digitales Informationsmedium für Arbeitgeber.
Die Umsetzung umfasst insbesondere:
• Themenplanung • Redaktion und Texterstellung • fachliche Abstimmung • redaktionelle Bearbeitung • grafische Gestaltung • digitale Bereitstellung
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Mindestumfang pro Kalenderjahr:
• vier Veröffentlichungen • mindestens sechs Fachbeiträge je Ausgabe • Archivierung und dauerhafte Verfügbarkeit der Inhalte
Digitale Wissenslösung Der Auftragnehmer entwickelt, pflegt und aktualisiert eine digitale Wissenslösung für Arbeitgeber.
Die Leistung umfasst insbesondere:
• Strukturierung und Aufbereitung fachlicher Inhalte
• Erstellung und Pflege von Fachbeiträgen
• laufende Aktualisierung bei gesetzlichen Änderungen
• fachliche Qualitätssicherung
Mindestumfang:
• mindestens 80 Fachartikel
• mindestens 12 Aktualisierungen pro Kalenderjahr
• jährliche fachliche Gesamtprüfung aller Inhalte
Jahreswechsel-Update Der Auftragnehmer erstellt jährlich eine digitale Informationslösung zu den gesetzlichen Änderungen des jeweiligen Jahreswechsels.
Die Leistung umfasst insbesondere:
• fachliche Aufbereitung der gesetzlichen Änderungen
• redaktionelle Erstellung der Inhalte
• grafische Aufbereitung
• Erstellung von Präsentations- und Informationsunterlagen
Mindestumfang:
• strukturierte Gesamtdarstellung aller relevanten Änderungen
• mindestens 40 Präsentationsfolien
• Teilnehmerunterlagen mit mindestens 30 Seiten
Zusätzlich können digitale Informationsveranstaltungen, Webinare oder vergleichbare Formate angeboten werden.
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Die Durchführung oder technische Begleitung dieser Formate erfolgt optional und nach gesonderter Abstimmung.
Pro Kalenderjahr können mehrere Veranstaltungen durchgeführt werden.
Redaktioneller Service Der Auftragnehmer unterstützt die vivida bkk bei der laufenden redaktionellen Arbeitgeberkommunikation.
Die Leistungen umfassen insbesondere:
• Erstellung redaktioneller Inhalte
• fachliche Unterstützung bei Arbeitgeberanfragen
• Unterstützung bei der Themenplanung
• redaktionelle Überarbeitung bestehender Inhalte
Mindestumfang pro Kalenderjahr:
• sechs bis acht Newsletter
• mindestens vier Beiträge je Newsletter
• mindestens 20 fachliche Anfragen
Qualitätsmanagement Der Auftragnehmer stellt durch geeignete fachliche, redaktionelle und organisatorische Maßnahmen sicher, dass sämtliche Leistungen während der gesamten Vertragslaufzeit in gleichbleibend hoher Qualität erbracht werden.
Hierzu gehören insbesondere:
• fachliche und redaktionelle Prüfprozesse,
• interne Freigabeprozesse,
• die kontinuierliche Berücksichtigung gesetzlicher Änderungen,
• Maßnahmen zur Fehlervermeidung und Qualitätsverbesserung sowie
• eine zeitnahe Korrektur erkannter Fehler oder notwendiger Aktualisierungen.
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10 Hinweis zur Preisabfrage
Die Preisbewertung erfolgt auf Grundlage der in Anlage A „Preisabfrage mit Auswertung“ abgefragten Preise.
Die vom Bieter angebotenen Preise dienen als Grundlage für die Angebotswertung sowie für die spätere Zusammenarbeit im Rahmen des ausgeschriebenen Leistungsumfangs.
Die detaillierte Bewertungslogik sowie die Gewichtung der Preiswertung sind den Bewerbungsbedingungen zu entnehmen.
11 Hinweis zur Bearbeitung der Preisabfrage (Anlage A)
Die in der Datei „Preisabfrage“ (Anlage A) farblich grün markierten Felder (Spalte F) sind durch den Bieter vollständig und korrekt auszufüllen.
Die Markierungen dienen der eindeutigen Kennzeichnung der vom Bieter einzutragenden Werte. Nicht markierte Felder sind nicht durch den Bieter zu bearbeiten.
Die angegebenen Preise sind in Euro inklusive gesetzlicher Mehrwertsteuer anzugeben.
Unvollständige Preisangaben können bei der Angebotswertung nicht berücksichtigt werden.
12 Sonstige Kosten
Für Reisekosten, die in unmittelbarem Zusammenhang mit den ausgeschriebenen Leistungen stehen, erhält der Auftragnehmer nach dem Bundesreisekostengesetz die steuerfreie Kilometerpauschale von 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer.
Die Kosten öffentlicher Verkehrsmittel werden gegen Vorlage entsprechender Nachweise bis zur Höhe der Bahnfahrt 2. Klasse erstattet.
Weitere Kosten, beispielsweise Taxikosten oder Kosten für einen Leihwagen, werden nur nach vorheriger Abstimmung und gegen Nachweis ersetzt.
Hotelkosten, Spesen sowie Verpflegungskosten werden vom Auftraggeber nicht übernommen.
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13 Zahlungskonditionen / Rabatte
Bitte geben Sie hier Ihre Zahlungskonditionen (Skonto, Rabatte etc.) an:
Rechnungen sind zahlbar:
Innerhalb von 14 Tagen mit …. % Skonto (falls Skonto eingeräumt wird)
Innerhalb von 30 Tagen ohne Abzug
Ggf. andere Zahlungskonditionen (z.B. Rabatte, Preisstaffelungen, Rückerstattungsquoten etc.)
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Mit der Abgabe Ihres Angebotes bestätigen Sie, dass sämtliche oben aufgeführte Anforderungen von Ihrem Unternehmen erfüllt werden.
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(Datum, Stempel, rechtsverbindliche Unterschrift)
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