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Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO

zwischen

Jobcenter Region Hannover Vahrenwalder Str. 245, 30179 Hannover

• Verantwortlicher - nachstehend Auftraggeber genannt –

und

,

• Auftragsverarbeiter - nachstehend Auftragnehmer genannt

Präambel Diese Vereinbarung konkretisiert die Verpflichtungen der Vertragsparteien zum Datenschutz. Sie findet Anwendung auf alle Tätigkeiten, bei denen Beschäftigte des Auftragnehmers oder durch den Auftragnehmer Beauftragte personenbezogene Daten des Auftraggebers verarbeiten.

1. Gegenstand und Dauer des Auftrags (1)Gegenstand des Auftrags zum Datenumgang durch den Auftragnehmer sind die in der Leistungsbeschreibung / Rahmenvereinbarung mit Vergabenummer vergebenen Leistungen. (2)Die persönliche Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer findet per Telefon und E-Mail statt. Zu diesem Zwecke stellt der Auftragnehmer dem Auftraggeber entsprechende Kontaktdaten zur Verfügung.

(3)Die Beauftragung erfolgt in Form von Einzelaufträgen. Zeitpunkte und Zeitraum der Beauftragungen bestimmt einzig der Auftraggeber.

2. Anwendungsbereich und Verantwortlichkeit (1) Diese Vereinbarung basiert auf den datenschutzrechtlichen Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdateenschutzgesetzes (BDSG). Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers. Dies umfasst Tätigkeiten, die im Vertrag und in der Leistungsbeschreibung konkretisiert sind. Der Auftraggeber ist im Rahmen dieses Vertrages für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungend er Datenschutzgesetze, insbesondere für die Rechtmäßigkeit der Datenweitergabe an den Auftragnehmer sowie für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung allein verantwortlich (Verantwortlicher« im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO).

(2) Der Auftragnehmer stellt sicher, dass etwaige vom Auftraggeber übertragenen Adressdaten zur Versendung an Dritte ausschließlich in Deutschland verarbeitet werden.

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(3)Die Weisungen werden anfänglich durch den Vertrag festgelegt und können vom Auftraggeber danach in schriftlicher Form oder in einem elektronischen Format (Textform) an die vom Auftragnehmer bezeichnete Stelle durch einzelne Weisungen geändert, ergänzt oder ersetzt werden (Einzelweisung), Weisungen, die im Vertrag nicht vorgesehen sind, werden als Antrag auf Leistungsänderung behandelt. Mündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich oder in Textform zu bestätigen.

3. Pflichten des Auftragnehmers (1)Der Auftragnehmer darf Daten von betroffenen Personen nur im Rahmen des Auftrages und der Weisungen des Auftraggebers verarbeiten außer es liegt ein Ausnahmefall im Sinne des Artikel 28 Abs. 3 a) DSGVO vor. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass eine Weisung gegen anwendbare Gesetze verstößt. Der Auftragnehmer darf die Umsetzung der Weisung solange aussetzen, bis sie vom Auftraggeber bestätigt oder abgeändert wurde.

(2) Der Auftragnehmer wird in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Er wird technische und organisatorische Maßnahmen zum angemessenen Schutz der Daten des Auftraggebers treffen, die den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (Art. 32 DSGVO) genügen. Der Auftragnehmer hat technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, die die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherstellen. Dem Auftraggeber sind diese technischen und organisatorischen Maßnahmen bekannt und er trägt die Verantwortung dafür, dass diese für die Risiken der zu verarbeitenden Daten ein angemessenes Schutzniveau bieten.

Eine Änderung der getroffenen Sicherheitsmaßnahmen bleibt dem Auftragnehmer vorbehalten, wobei jedoch sichergestellt sein muss, dass das vertraglich vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten wird.

(3)Der Auftragnehmer unterstützt soweit vereinbart den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten bei der Erfüllung der Anfragen und Ansprüche betroffenen Personen gem. Kapitel II I der DSGVO sowie bei der Einhaltung der in Artt. 33 bis 36 DSGVO genannten Pflichten.

(4)Der Auftragnehmer gewährleistet, dass es den mit der Verarbeitung der Daten des Auftraggebers befassten Mitarbeiter und andere für den Auftragnehmer tätigen Personen untersagt ist, die Daten außerhalb der Weisung zu verarbeiten. Ferner gewährleistet der Auftragnehmer, dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Die Vertraulichkeits-/ Verschwiegenheitspflicht besteht auch nach Beendigung des Auftrages fort.

(5)Der Auftragnehmer unterrichtet den Auftraggeber unverzüglich, wenn ihm Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten des Auftraggebers bekannt werden. Der Auftragnehmer trifft die erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen der betroffenen Personen und spricht sich hierzu unverzüglich mit dem Auftraggeber ab.

(6)Der Datenschutzbeauftragte des Auftragnehmers ist erreichbar unter

(7)Der Auftragnehmer gewährleistet, seinen Pflichten nach Art. 32 Abs. 1 lit. d) DSGVO nachzukommen, ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung einzusetzen.

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(8)Der Auftragnehmer berichtigt oder löscht die vertragsgegenständlichen Daten, wenn der Auftraggeber dies anweist und dies vom Weisungsrahmen umfasst ist. Ist eine datenschutzkonforme Löschung oder eine entsprechende Einschränkung der Datenverarbeitung nicht möglich, übernimmt der Auftragnehmer die datenschutzkonforme Vernichtung von Datenträgern und sonstigen Materialien auf Grund einer Einzelbeauftragung durch den Auftraggeber oder gibt diese Datenträger an den Auftraggeber zurück, sofern nicht im Vertrag bereits vereinbart. In besonderen, vom Auftraggeber zu bestimmenden Fällen, erfolgt eine Aufbewahrung bzw. Übergabe, Vergütung und Schutzmaßnahmen hierzu sind gesondert zu vereinbaren, sofern nicht im Vertrag bereits vereinbart.

(9) Daten, Datenträger sowie sämtliche sonstige Materialien sind nach Auftragsende zu löschen bzw. zu vernichten.

(10) Im Falle einer Inanspruchnahme des Auftraggebers durch eine betroffene Person hinsichtlich etwaiger Ansprüche nach Art. 82 DSGVO, verpflichtet sich der Auftragnehmer den Auftraggeber bei der Abwehr des Anspruches im Rahmen seiner Möglichkeiten zu unterstützen.

4. Pflichten des Auftraggebers (1)Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer unverzüglich und vollständig zu informieren, wenn er in den Auftragsergebnissen Fehler oder Unregelmäßigkeiten bzgl. datenschutzrechtlicher Bestimmungen feststellt.

(2)Im Falle einer Inanspruchnahme des Auftraggebers durch eine betroffene Person hinsichtlich etwaiger Ansprüche nach Art. 82 DSGVO, gilt §3 Abs. 10 entsprechend.

(3)Der Datenschutzbeauftragte des Auftraggebers ist erreichbar unter Jobcenter-Region- Hannover.Datenschutz@jobcenter-ge.de

5. Anfragen betroffener Personen Wendet sich eine betroffene Person mit Forderungen zur Berichtigung Löschung oder Auskunft an den Auftragnehmer, wird der Auftragnehmer die betroffene Person an den Auftraggeber verweisen, sofern eine Zuordnung an den Auftraggeber nach Angaben der betroffenen Person möglich ist. Der Auftragnehmer leitet den Antrag der betroffenen Person unverzüglich an den Auftraggeber weiter. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten auf Weisung soweit vereinbart. Der Auftragnehmer haftet nicht, wenn das Ersuchen der betroffenen Person vom Auftraggeber nicht, nicht richtig oder nicht fristgerecht beantwortet wird.

6. Nachweismöglichkeiten (1)Der Auftragnehmer weist dem Auftraggeber die Einhaltung der in diesem Vertrag niedergelegten Pflichten mit der angehängten Dokumentation wesentlicher technischer und organisatorischer Maßnahmen nach.

(2)Sollten im Einzelfall Inspektionen durch den Auftraggeber oder einen von diesem beauftragten Prüfer erforderlich sein, werden diese zu den üblichen Geschäftszeiten ohne Störung des Betriebsablaufs nach Anmeldung unter Berücksichtigung einer angemessenen Vorlaufzeit durchgeführt. Der Auftragnehmer darf diese von der vorherigen Anmeldung mit angemessener Vorlaufzeit und von der Unterzeichnung einer Verschwiegenheitserklärung hinsichtlich der Daten anderer Kunden und der eingerichteten technischen und organisatorischen Maßnahmen abhängig machen. Sollte der durch den Auftraggeber beauftragte Prüfer in einem Wettbewerbsverhältnis zu dem Auftragnehmer stehen, hat der Auftragnehmer gegen diesen ein Einspruchsrecht.

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(3)Sollte eine Datenschutzaufsichtsbehörde oder eine sonstige hoheitliche Aufsichtsbehörde des Auftraggebers eine Inspektion vornehmen, gilt grundsätzlich Absatz 2 entsprechend. Eine Unterzeichnung einer Verschwiegenheitsverpflichtung ist nicht erforderlich, wenn diese Aufsichtsbehörde einer berufsrechtlichen oder gesetzlichen Verschwiegenheit unterliegt, bei der ein Verstoß nach dem Strafgesetzbuch strafbewehrt ist.

7. Subunternehmer (weitere Auftragsverarbeiter)

(1)Der Auftraggeber stimmt zu, dass der Auftragnehmer für alle Aufträge, Subunternehmer nur nach vorheriger schriftlicher Genehmigung hinzuzieht.

(2)Erteilt der Auftragnehmer Aufträge an Subunternehmer, so heben diese das gleiche Datenschutzniveau wie der Auftragnehmer zu erfüllen. Dies kann vom Auftraggeber in geeigneter Weise geprüft werden.

8. Informationspflichten, Schriftformklausel, Rechtswahl

(1)Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren. Der Auftragnehmer wird alle in diesem Zusammenhang Verantwortlichen unverzüglich darüber informieren, dass die Hoheit und das Eigentum an den Daten ausschließlich beim Auftraggeber als „Verantwortlicher" im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung liegen.

(2)Änderungen und Ergänzungen dieser Anlage und aller ihrer Bestandteile- einschließlich etwaiger Zusicherungen des Auftragnehmers - bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung, die auch in einem elektronischen Format (Textform) erfolgen kann, und des ausdrücklichen Hinweises darauf, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung dieser Bedingungen handelt. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis.

(3) Bei etwaigen Widersprüchen gehen Regelungen dieser Anlage zum Datenschutz den Regelungen des Vertrages vor. Sollten einzelne Teile dieser Anlage unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der Anlage im Übrigen nicht.

(4) Es gilt deutsches Recht.

9. Haftung und Schadensersatz Auftraggeber und Auftragnehmer haften gegenüber betroffener Personen entsprechend der in Art. 82 DSGVO getroffenen Regelung.

Diese Vereinbarung tritt nur in Kraft, soweit ein Zuschlag zur Ausschreibung / zur Rahmenvereinbarung (Verfahrensnummer ) erteilt wird.

Die Zuschlagserteilung im Vergaberecht ersetzt den formalen Vertragsschluss.

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Anhang „Technisch-organisatorische Maßnahmen“

als Teil der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO

1 Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen Die Vertragspartner sind verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchzuführen, dass die Verarbeitung der Daten im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person in angemessener Form gewährleistet ist.

2 Konkretisierung der Einzelmaßnahmen (1) Im Einzelnen werden folgende Maßnahmen bestimmt, die der Umsetzung der Vorgaben des Art. 32 DSGVO dienen:

Bitte tragen Sie stichpunktartig die von Ihnen ergriffenen Maßnahmen zur Umsetzung der jeweiligen Maßnahme ein.

vorgesehen ist.

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Beide Vertragsparteien tragen dafür Sorge, dass eine regelmäßige Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der zum Einsatz kommenden technischen und organisatorischen Maßnahmen durch die Vertragsparteien erfolgt.