Bieterleitfaden V-2026-0005_Änderung 11.09.26.pdf

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Bieterleitfaden

Rahmenvertrag für ärztliche Dienstleistungen im Rahmen von

Rückführungsmaßnahmen (Lose 1-3)

V-2026-0005

Offenes Verfahren

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Bieterleitfaden – Rahmenvertrag für ärztliche Dienstleistungen im Rahmen von Rückführungsmaßnahmen

Inhalt

Anlagenverzeichnis ..................................................................................................................................................................................... 2

1 Verfahren der Auftragsvergabe ..................................................................................................................................................... 3

1.1 Angaben zur Verfahrensart........................................................................................................................................................ 3

1.2 Übersicht der Verfahrensfristen .............................................................................................................................................. 3

1.3 Form und Übermittlung des Angebots .................................................................................................................................. 4

1.4 Anforderungen an das Angebot .............................................................................................................................................. 4

1.5 Angebotsinhalte ............................................................................................................................................................................. 5

1.6 Angebotsausschluss ...................................................................................................................................................................... 5

1.7 Weitere Hinweise zur Erstellung des Angebots ................................................................................................................. 5

1.8 Kommunikation .............................................................................................................................................................................. 5

1.9 Unklarheiten der Vergabeunterlagen/Bieterfragen.......................................................................................................... 6

2 Hinweise zur Prüfung und Wertung von Angeboten ............................................................................................................. 6

3 Eignung ................................................................................................................................................................................................. 6

3.1 Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung ............................................................................................................... 6

3.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit ......................................................................................................... 6

3.3 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit .................................................................................................................. 7

4 Zuschlagskriterium ............................................................................................................................................................................ 7

4.1 Angebotspreis ................................................................................................................................................................................. 8

4.2 Qualitätskriterien........................................................................................................................................................................... 8

5 Bietergemeinschaften, Unterauftragsvergabe, Eignungsleihe ............................................................................................ 9

5.1 Bietergemeinschaften .................................................................................................................................................................. 9

5.2 Unterauftragsvergabe .................................................................................................................................................................. 9

5.3 Eignungsleihe .................................................................................................................................................................................. 9

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Anlagenverzeichnis Zur Vereinfachung der Angebotsabgabe werden dem Bieter folgende Anlagen zur Verfügung gestellt:

Anlage 01 Leistungsbeschreibung

Anlage 02 Preisblatt je Los

Anlage 03 Eigenerklärung zur Eignung

Anlage 04 Formular Bieterreferenzen je Los

Anlage 05 Eigenerklärung Eingesetztes Personal

Anlage 06 Eigenerklärung zum 5. EU Sanktionspaket gegen Russland

Anlage 07 Eigenerklärung Informationen zum Bieter

Anlage 08 Bietergemeinschaftserklärung Anlage 09 Unterauftragnahme/Eignungsleihe

Anlage 10 Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer/Eignungsleiher

Weitere Anlagen:

• Checkliste

• Rahmenvertrag

• Angebotsaufforderung

• Angebotsvordruck

• Bewerbungsbedingungen

• Zusätzliche Vertragsbedingungen

• Datenschutzinformationen DSGVO

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1 Verfahren der Auftragsvergabe

Die Stadt Essen als öffentliche Auftraggeberin beabsichtigt den Abschluss von drei Rahmenverträgen für die Durchführung von ärztlichen Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Ausübung von Rückführungsmaßnahmen gem. § 15 der Verordnung über Zuständigkeiten im Ausländerwesen (ZustAVO) bzw. § 13 i.V.m. § 14 ZustAVO auszuschreiben. Ziel der Ausschreibung bzw. des jeweiligen Rahmenvertrages ist eine dauerhafte, effiziente und sichere Leistungserbringung durch den Auftragnehmer, im Folgenden AN genannt.

Die Leistung gliedert sich in die drei nachstehenden Fachlose:

Los 1: Ärztliche Untersuchung im Hinblick auf die Reisefähigkeit

Los 2: Ärztliche Begleitung von Rückführungen auf dem Luft-, Land- und Seeweg

Los 3: Ausstellung von Hafttauglichkeitsbescheinigungen

Eine Begrenzung sowohl hinsichtlich der Anzahl an Losen, auf die Anbieter der fraglichen Leistungen ein Angebot abgeben können, als auch hinsichtlich der Anzahl an Losen, auf die ein Bieter den Zuschlag erhalten kann, wird nicht vorgenommen. Den Zuschlag erhält das jeweils wirtschaftlichste wertbare Angebot, das zum betreffenden Los eingegangen ist.

Die Inhalte richten sich in vertraglicher und technischer Hinsicht nach der beiliegenden Leistungsbeschreibung (Anlage 01) sowie dem Preisblatt (Anlage 02). Für den Verfahrensablauf und die anschließende Leistungserbringung sind weiterhin die Bedingungen und Angaben im vorliegenden Bieterleitfaden maßgeblich.

1.1 Angaben zur Verfahrensart

Die Ausschreibung erfolgt dabei im Wege eines offenen Verfahrens gem. § 15 der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV). Bei dieser Verfahrensart fordert der öffentliche Auftraggeber eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Angeboten auf. Jedes interessierte Unternehmen kann ein Angebot abgeben.

1.2 Übersicht der Verfahrensfristen

Für die durchzuführende Ausschreibung sind die nachstehenden Fristen maßgeblich:

• Veröffentlichung: 31.07.2026

• Frist zur Einreichung von Bieterfragen: 11.11.2026

• Frist zur Beantwortung von Bieterfragen: 12.11.2026

• Angebotsfrist: 19.11.2026, 14:00 Uhr

• Zuschlagsfrist: 18.01.2027

• Vertragsbeginn: 01.02.2027

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1.3 Form und Übermittlung des Angebots

Angebote sind elektronisch in Textform nach § 126b BGB bis zum Ablauf der maßgeblichen Angebotsfrist über den Vergabemarktplatz des Landes NRW www.evergabe.nrw.de einzureichen. Hierzu ist eine kostenlose Registrierung zwingend erforderlich.

Informationen zu den zu verwendenden elektronischen Mitteln, den technischen Parametern zur Einreichung elektronischer Angebote sowie zu Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsverfahren entnehmen Sie bitte den auf dem Vergabemarktplatz des Landes NRW hinterlegten Nutzungsbedingungen.

Sämtliche Informationen zum Verfahren sind auf dem Vergabemarktplatz hinterlegt (Bekanntmachungsinformationen, Vergabeunterlagen und die Kommunikation).

Das Hochladen, die Verschlüsselung des Angebotes und die Weiterleitung erfolgt mit dem vom Vergabemarktplatz NRW zur Verfügung gestellten Bietertool. Das Hochladen ist nur bis zum Ablauf der Angebotsfrist möglich.

Weitere Informationen zum Bietertool und zum technischen Betrieb stehen Ihnen unter www.vergabe.nrw.de im Bereich Wirtschaft/Einkauf NRW/Vergabemarktplatz und insb. unter https://support.cosinex.de/unternehmen/ zur Verfügung.

Mit der Einreichung in Textform nach § 126b BGB gilt das Angebot und alle damit eingereichten Unterlagen als unterschrieben. Evtl. in den vorgegebenen Formularen enthaltene Eintragungsmöglichkeiten für Unterschrift/ Firmenstempel sind nicht auszufüllen.

Bei Angeboten von Bietergemeinschaften muss das Angebot von dem bevollmächtigten Mitglied der Bietergemeinschaft in Textform nach § 126b BGB hochgeladen werden.

Etwaige Erklärungen Dritter (bspw. Verpflichtungserklärung Nachunternehmer, Bietergemeinschaftserklärung) sind signiert dem Angebot beizufügen. Hierzu können folgende Möglichkeiten genutzt werden:

• Datei der unterschriebenen und eingescannten Dritterklärung, • Datei der unterschriebenen und abfotografierten Dritterklärung, • Datei der E-Mail, mit dem der Dritte seine Erklärung an den Bewerber/Bieter übersandt hat.

Etwaige Änderungen bzw. Berichtigungen oder Rücknahmen des Angebots, sind bis zum Ende der Angebotsfrist in entsprechender Form wie das Angebot einzureichen.

Bei Auftreten technischer Probleme, welche im Verantwortungsbereich der Vergabestelle liegen, hat der Bieter diese gegenüber der Vergabestelle anzuzeigen, um ggf. eine Fristverlängerung zur Angebotsabgabe zu erwirken.

1.4 Anforderungen an das Angebot

Das Angebot muss alle Mindestanforderungen erfüllen und darf nicht von den Vertragsbedingungen abweichen.

Für die Angebotserstellung sind die von der Auftraggeberin übersandten Formulare zu verwenden.

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Nebenangebote und Änderungsvorschläge sind nicht zugelassen. Das Angebot muss in allen Bestandteilen in deutscher Sprache abgefasst sein. Änderungen oder Berichtigungen sind nur bis zum Ablauf der Angebotsfrist zulässig. Eine Verspätung führt zum Ausschluss. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Angebote zurückgezogen werden.

Im Übrigen sind alle in dieser Ausschreibung darüber hinaus geforderten Angaben bzw. Erklärungen und Zusagen den Angebotsunterlagen beizufügen.

Eine Übermittlung der Angebote ist ausschließlich auf elektronischem Wege zugelassen.

1.5 Angebotsinhalte

Das Angebot muss vollständig sein. Um die Angebotserstellung zu erleichtern, ist sich bei der Erstellung des Angebots an der Checkliste (Anlage 00) zu orientieren.

1.6 Angebotsausschluss

Änderungen und Ergänzungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig und führen zum Ausschluss des Angebots. In diesem Zusammenhang wird auch darauf hingewiesen, dass von dem Bieter anderslautende Bedingungen bei einem zustande kommenden Vertrag nicht gelten.

Angebote von Unternehmen, welche die Eignungsanforderungen gem. Ziff. 3 des Bieterleitfadens nicht erfüllen oder die wegen des Vorliegens von Ausschlussgründen i. S. d. §§ 122 GWB ff. ausgeschlossen worden sind, werden bei der Wertung nicht berücksichtigt.

Die Auftraggeberin behält sich die Nachforderungsmöglichkeit gem. § 56 (VgV) vor. Dies bedeutet, dass fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen sowie fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen, die nicht die Wirtschaftlichkeitsbewertung betreffen, nachgefordert werden können (vgl. § 56 Abs. 2, 3 VgV).

Die Vergabestelle weist hinsichtlich eines möglichen Angebotsausschlusses insgesamt auf die im § 57 VgV aufgeführten Ausschlussgründe hin.

1.7 Weitere Hinweise zur Erstellung des Angebots

• Für die Erstellung des Angebots wird keine Vergütung gewährt.

• Dem Angebot beigefügte Unterlagen gehen, sofern nichts anderes vereinbart, ohne Anspruch auf Vergütung in das Eigentum der Auftraggeberin über.

• Die Vergabeunterlagen dürfen nur zur Erstellung des Angebotes verwendet werden. Jede Weitergabe oder Veröffentlichung (auch auszugsweise) der Vergabeunterlagen ohne schriftliche Zustimmung der Auftraggeberin ist unzulässig.

• Der Bieter hat auch nach Beendigung des Verfahrens über die ihm bekannt gewordenen vertraulichen Informationen der Auftraggeberin Verschwiegenheit zu wahren.

1.8 Kommunikation

Die Kommunikation mit der Vergabestelle, insbesondere Nachforderungen sowie das Stellen von Bieterfragen und deren Beantwortung erfolgt ausschließlich elektronisch über den

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Kommunikationsbereich des Vergabemarktplatzes. Telefonische Auskünfte werden von der Auftraggeberin nicht erteilt. Zur Kommunikation ist eine Registrierung auf dem Vergabemarktplatz zwingend erforderlich.

1.9 Unklarheiten der Vergabeunterlagen/Bieterfragen

Enthalten die Vergabeunterlagen Unklarheiten oder bestehen sonstige Rückfragen zur Angebotserstellung, so sind diese unverzüglich und ausschließlich über die Kommunikationsbereich des Vergabemarktplatzes bis zur maßgeblichen Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen zu stellen.

Die Bieter haben auf erkannte Widersprüche und Fehler in den Vergabeunterlagen hinzuweisen.

Die Antworten sowie ggf. weitere Informationen zum Verfahren bzw. zu den Vergabeunterlagen werden zeitgleich und anonymisiert allen Bietern über den Kommunikationsbereich eingestellt.

2 Hinweise zur Prüfung und Wertung von Angeboten

Es gelangen nur diejenigen Angebote in die Prüfung und Wertung, die form- und fristgerecht eingegangen sind und sämtliche Anforderungen nach diesen Vergabeunterlagen vollumfänglich erfüllen und nicht von den Vergabeunterlagen abweichen. Hierbei sind folgende Wertungsstufen maßgeblich:

• formale Vollständigkeit und Richtigkeit • Eignung der Bieter*innen • Angemessenheit der Preise

Unter den verbleibenden wertungsfähigen Angeboten wird der Zuschlag auf das wirtschaftlichste erteilt.

3 Eignung

Es werden gem. § 42 Abs. 1 VgV nur Bieter berücksichtigt, welche die für die zu vergebende Leistung erforderliche Fachkunde und Leistungsfähigkeit besitzen und diese nachgewiesen haben.

Im Rahmen dieser Ausschreibung werden folgende Eignungsanforderungen für die erforderliche Fachkunde und Leistungsfähigkeit festgelegt:

3.1 Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

• Mitgliedschaft in Berufsgenossenschaften (Abfrage gem. Anlage 03)

• Eintragungen im Berufsregister (Abfrage gem. Anlage 03)

• Eintragungen im Handelsregister (Abfrage gem. Anlage 03)

• Eigenerklärung Sanktionspaket Russland (gem. Vordruck Anlage 06)

3.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

• Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (Abfrage gem. Anlage 03). Bietergemeinschaften haben entsprechende Umsatzangaben für alle Mitglieder zu machen; es genügt die entsprechende Summenangabe für alle Mitglieder zusammen.

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3.3 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

• Personal: Für die Leistung könnten u.a. ein Konsortium von ÄrztenÄrztinnen sowie Vermittlungsagenturen ein Angebot abgeben. Voraussetzung ist, dass alle eingesetzten ÄrzteÄrztinnen die nachfolgenden Mindestanforderungen hinsichtlich ihrer Eignung erfüllen: → Approbation: Die Untersuchungen sind von approbierten ÄrztenÄrztinnen auszuführen, weitere fachliche Qualifikationen sind nicht erforderlich. Mit Angebotseinreichung ist der entsprechende Nachweis über die Approbation als ArztÄrztin für jedenjede der einzusetzenden Arzt*Ärztin mit einzureichen → Sprachkenntnisse: Deutschkenntnisse mindestens vom Sprachniveau C1 gemäß des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen oder Deutsch als Muttersprache (Anlage 05). • Nachweis über das Bestehen einer Betriebs- und Berufshaftpflichtversicherung (siehe Ziffer 4 der Leistungsbeschreibung). Für die Teilnahme am Vergabeverfahren reicht der durch die Versicherung erstellte Nachweis einer entsprechenden Versicherungsmöglichkeit im Falle der Beauftragung aus. • Eigenerklärung zur Eignung für nicht präqualifizierte Unternehmen gem. beigefügtem Vordruck Eintragung (Anlage 03) oder alternativ bei Eintragung in die Bieterdatenbank PQ-VOL ein Zertifikat über diese Eintragung. Die Anlage 03 fordert, neben den bereits unter Ziff. 3.1 und Ziff. 3.2 aufgeführten Angaben, Angaben zu folgenden Punkten: o Zuverlässigkeitserklärungen (§ 122 ff. GWB)

o Angabe der Zahl der in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte

• Durch den Bieter sind zum Nachweis der beruflichen Leistungsfähigkeit min. drei unternehmensbezogene Referenzleistungen über vergleichbare Aufträge je Los nachzuweisen. Maßgeblich hierfür sind die auf dem Formular Bieterreferenzen (Anlage 04) getätigten Angaben.

Vergleichbar ist ein Auftrag dann, wenn er die Durchführung von ärztlichen Dienstleistungen für öffentliche Auftraggeber im Zeitraum der letzten drei Jahre zum Gegenstand hat (Stichtag 01.07.2023). Hierzu können insbesondere entsprechende Leistungen für kommunale oder zentrale Ausländerbehörden, Landes- oder Bundesbehörden oder andere öffentliche Auftraggeber zählen.

4 Zuschlagskriterium

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt, wobei zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes nachfolgende Zuschlagskriterien zugrunde gelegt werden:

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Die Gesamtpunktzahl für das Angebot ergibt sich aus der Summe der erreichten Leistungspunkte für das Kriterium „Angebotspreis“ sowie der Leistungspunkte für das Kriterium „Qualität“. Zur Ermittlung der Leistungspunkte für die Qualitätskriterien werden Kriterium Fachlichkeit (s. Ziff. 2.2.2.1), Kriterium Qualifikationen (s. Ziff. 2.2.2.2) und Kriterium Verfügbarkeit (s. Ziff. 2.2.2.3) sowie Kriterium Netzabdeckung (s. Ziff. 2.2.2.4) herangezogen und bewertet. Den Zuschlag erhält der Bieter, der die höchste Punktzahl erzielt und damit das wirtschaftlichste Angebot eingereicht hat.

Weitergehende Informationen zu den Zuschlagskriterien sind den untenstehenden Erläuterungen zur Zuschlagserteilung zu entnehmen.

4.1 Angebotspreis

Maßgeblich für die Bewertung des Angebotspreises ist der vom Bieter auf dem Preisblatt (Anlage 02) einzutragende Bruttoangebotspreis. In diesen sind sämtliche dem Bieter entstehende Kosten einzupreisen. Sofern ein Unternehmen von der Umsatzsteuer befreit ist oder einem ermäßigten Umsatzsteuersatz unterliegt, gilt der Bruttowert als maßgeblich.

Zur Bestimmung der Rangfolge der eingereichten Angebote werden die ermittelten Angebotspreise gem. untenstehender Formel (lineare Interpolation) zueinander ins Verhältnis gesetzt und anschließend in Leistungspunkte umgerechnet. Es können maximal 35 Leistungspunkte, entsprechend der Gewichtung des Zuschlagskriteriums „Angebotspreis“ erreicht werden.

niedrigster Wertungspreis∗2−zu bewertender Wertungspreis 𝑊𝑒𝑟𝑡𝑢𝑛𝑔𝑠𝑝𝑢𝑛𝑘𝑡𝑒 = ( )∗35 niedrigster Wertungspreis

4.2 Qualitätskriterien

Zur Ermittlung der Leistungspunkte für die Qualitätskriterien werden Kriterium Fachlichkeit (s. Ziff. 2.2.2.1), Kriterium Qualifikationen (s. Ziff. 2.2.2.2) und Kriterium Verfügbarkeit (s. Ziff. 2.2.2.3) sowie Kriterium Netzabdeckung (s. Ziff. 2.2.2.4) herangezogen und bewertet. Es können maximal 65 Leistungspunkte, entsprechend der Gewichtung des Zuschlagskriteriums „Qualität“ erreicht werden.

Durch die Bieter ist mit dem Angebot ein Konzept zur Leistungserbringung einzureichen. Für die Erstellung des Konzepts wird seitens der AG kein Vordruck zur Verfügung gestellt, d. h. die Bieter können dies nach eigenen Vorstellungen gestalten. Das Konzept ist auf maximal 5 Seiten (DIN A4) mit der Schriftgröße 11 pt. zusammenzufassen. Sollte das Konzept mehr als die geforderten 5 Seiten umfassen, werden lediglich die Inhalte der ersten 5 Seiten bewertet - Schaubilder und grafische Darstellungen sind von dem Seitenumfang ausgeschlossen. Es ist zu beachten, dass das Konzept im Auftragsfall Vertragsbestandteil wird, d. h. der AN ist an seine diesbezüglichen Zusagen gebunden.

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Im Rahmen des Konzepts zur Leistungserbringung der Arztdienstleistungen sind durch den Bieter Aussagen zu den nachfolgenden Leistungsbestandteilen darzulegen:

• Anzahl der durch den Bieter für den Auftrag zur Verfügung gestellten Ärzt*Innen (s. Ziff. 2.2.2.1)

• Dichte des Ärztenetzwerks im gesamten Bundesgebiet (s. Ziff. 2.2.2.4)

• Vertretungsregelungen bei geplanten und ungeplanten Personalausfällen (s. Ziff. 2.2.2.3)

• Qualifikationen, Zertifikate, Zulassung, Sprachnachweise der eingesetzten bzw. Ärzt*innen (s. Ziff. 2.2.2.2)

• Erfahrungen des Bieters mit vergleichbaren Aufträgen (s. Ziff. 2.2.2.1)

Das jeweilige Konzept muss in sich vollständig und schlüssig sein. Von den Mindestvorgaben der Leistungsbeschreibung darf es nicht abweichen. Abweichungen führen zum Angebotsausschluss.

5 Bietergemeinschaften, Unterauftragsvergabe, Eignungsleihe

5.1 Bietergemeinschaften

Sofern eine Bietergemeinschaft als Auftragnehmer auftritt, ist die Anlage 08 einzureichen.

5.2 Unterauftragsvergabe

Sofern beabsichtigt ist, Teile des Auftrags im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte zu vergeben, sind die entsprechenden Teile des Auftrags mit Angebotsabgabe zu benennen. Hierzu ist die Anlage 09 zu füllen und dem Angebot beizulegen. Sämtliche im Rahmen der Vertragsausführung niedergelegten Pflichten treffen den Auftragnehmer und dessen Erfüllungsgehilfen (Nachunternehmer, kooperierende Unternehmer, eingesetzte Drittunternehmer etc.) gleichermaßen. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die für die Leistungserbringung eingesetzten Erfüllungsgehilfen über diese Leistungsbeschreibung, den Anlagen sowie der ggf. während der Angebotsphase erfolgten Bieterkommunikation informiert sind.

Vor Zuschlagserteilung wird von den Bietern, deren Angebote in die engere Wahl kommen, verlangt, die Unterauftragnehmer zu benennen, sofern dies nicht bereits bei Angebotsabgabe erfolgt ist. Darüber hinaus ist vor Zuschlagserteilung die Verpflichtungserklärung gem. Anlage 10 beizubringen. Der Auftragnehmer darf ausschließlich die vor Auftragserteilung benannten Subunternehmer beauftragen. Jede Beauftragung eines weiteren Subunternehmers bedarf im Einzelfall der Genehmigung der Auftraggeberin.

5.3 Eignungsleihe

Einzelbietern steht die Möglichkeit der Eignungsleihe unter den gesetzlichen Voraussetzungen (vgl. § 47 VgV) offen. Beabsichtigt der Bieter, sich bei der Erfüllung des Auftrages im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, technische oder berufliche Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen zu bedienen (Eignungsleihe), so sind die entsprechenden Anlagen (Anlage 09 und Anlage 10) sowie die einschlägigen Nachweise bei Angebotsabgabe einzureichen.

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