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Leistungsbeschreibung
1432-0626 Brief- und Dialogpost
Kaufmännische Krankenkasse - KKH
Karl-Wiechert-Allee 61
30625 Hannover
V01A
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Inhaltsverzeichnis
I. Leistungsbeschreibung ............................................................................................... 3
-
Ausgangslage .......................................................................................................... 3
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Ziel der Beschaffung ................................................................................................ 3
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Losaufteilung ........................................................................................................... 3
-
Leistungsumfang ...................................................................................................... 4
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Anforderungen ......................................................................................................... 4
5.1 Beförderung und Zustellung ................................................................................. 4
5.2 Sendungsarten ..................................................................................................... 6
5.3 Sendungsmengen ................................................................................................ 7
5.4 Abholung der Sendungen ..................................................................................... 8
5.5 Zustellung der Sendungen.................................................................................... 8
5.6 Sortierung (allgemein) .......................................................................................... 9
5.7 Briefbehälter und Betriebsmittel ............................................................................ 9
5.8 Sichtvermerke ...................................................................................................... 9
-
Qualitätssicherung ................................................................................................. 10
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Ansprechpartner .................................................................................................... 10
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Einzureichende Konzepte ...................................................................................... 10
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Höchstwert ............................................................................................................. 11
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I. Leistungsbeschreibung
- Ausgangslage
Mit der Liberalisierung des Postmarktes hat die KKH als öffentlicher Auftraggeber die Briefzu- stellung unter Anwendung des Vergaberechts zu vergeben.
Mit Unterstützung externer Druckdienstleister versendet die KKH an ca. 1,5 Millionen Versi- cherte jährlich ca. 13,1 Millionen Brief- und Dialogpostsendungen.
- Ziel der Beschaffung
Ziel dieser Ausschreibung ist es, Verträge über Postdienstleistungen, die hauptsächlich die Abholung und Zustellung der zentral produzierten KKH-Post (Briefpost und Dialogpost) bein- halten, zu vereinbaren.
Diese Postdienstleistungen umfassen
• Abholung der bereits kuvertierten und DV-freigemachten Ausgangsbriefpost bei Standorten der beauftragten Druckdienstleister
• Konsolidierung der Ausgangspost
• Zustellung der Poststücke beim Adressaten
Nicht Bestandteil dieser Ausschreibung sind Kurier- oder Paketdienstleistungen, sondern nur Briefpost und Dialogpost.
- Losaufteilung
Es werden zwei Lose gebildet.
Los 1 Briefpost
Los 2 Dialogpost
Die Bezeichnung der einzelnen Lose ist auch den jeweiligen Preisblättern der Preisblattdatei zugeordnet. Zu den Losen wird mit dem jeweiligen Auftragnehmer ein Vertrag geschlossen. Vertragspartner ist zu allen Losen die KKH-Kaufmännische Krankenkasse, Karl-Wiechert-Al- lee 61, 30625 Hannover.
Wird ein Bieter ggf. Vertragspartner für mehrere Lose/Verträge, sind diese Verträge einzeln zu erfüllen/zu behandeln. Es besteht kein Anspruch auf eine „Vertragsbündelung“.
Grundlage der Losfestlegung sind die verschiedenen Produktarten und Mengen. Es wird aus- drücklich darauf hingewiesen, dass die während der Vertragslaufzeit anfallenden Mengen von den Angaben in den nachstehend aufgeführten Tabellen Briefpost und Dialogpost nach oben und unten abweichen können. Beispielsweise können steigende oder fallende Versicherten- zahlen durch allgemeine oder außerordentliche Versichertenzugänge oder -abgänge zu ent- sprechenden Veränderungen führen. Perspektivisch gehen wir von einer Reduktion der Post- mengen aus.
Die Bereitstellung der abzuholenden Post erfolgt an jedem Abholpunkt getrennt für das jewei- lige Los und die deutschlandweite/internationale Zustellung. Innerhalb dieser Trennung erfolgt keine weitere Sortierung nach Postleitzahlen. Die Sortierung nach Leitregionen erfolgt durch den Auftragnehmer.
An beiden Standorten erfolgt bereits vor der Abholung eine DV-Frankierung.
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Der genaue Leistungsumfang ergibt sich aus den nachfolgenden Anforderungen sowie den vom Auftraggeber vorgegebenen Versandmengen und Prozessabläufen.
- Leistungsumfang
Leistungsgegenstand ist die Abholung und Zustellung der Brief- und Dialogpost für den Auf- traggeber.
Leistungsinhalt ist die gewerbsmäßige Abholung, Beförderung und Zustellung von Briefsen- dungen im Gewichtsbereich bis 2.000 g inklusive der zu versendenden Einschreibesendungen an die Empfängeradressen im Inland und vereinzelt im Ausland.
Umfassend ist im Sinne dieses Vergabeverfahrens die Beförderung und Zustellung von Brief- und Dialogpostsendungen sowie deren Abholung zu den dort angegebenen Abholzeitfenstern.
Der Auftraggeber kann Änderungen und somit auch Leistungsmengen und Standorte nach billigem Ermessen vornehmen. Hierbei werden die Interessen des Auftragnehmers hinsichtlich der Umsetzungsplanung und Durchführung angemessen berücksichtigt. Der Auftragnehmer wird mit einem zeitlichen Vorlauf von mindestens zwei Wochen über bevorstehende Änderun- gen/Anpassungen informiert.
- Anforderungen
5.1 Beförderung und Zustellung
Der Auftragnehmer holt die Sendungen an den Abholpunkten der KKH ab und stellt diese den Empfängern zu (Abhol- bzw. Zustelltage). An gesetzlichen Feiertagen findet keine Abholung oder Zustellung statt. Diese hat am nächsten Werktag oder nach Absprache zu erfolgen.
Der Auftragnehmer schuldet die Beförderung und Zustellung. Die Zustellung aller Sendungen im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland muss spätestens vier Tage nach Abholung voll- ständig erfolgt sein.
Die Zustellung der Briefpost erfolgt werktäglich von Montag bis Samstag, die Zustellung der Dialogpost erfolgt werktäglich von Dienstag bis Samstag. Die Sendung gilt als zugestellt, wenn diese in den Briefkasten des Empfängers eingeworfen, beziehungsweise dem Empfänger oder einer zum Geschäft oder Haushalt gehörigen oder in den Räumen des Empfängers anwesen- den erwachsenen Person, bei der den Umständen nach davon ausgegangen werden kann, dass diese zum Empfang der Sendung berechtigt ist, ausgehändigt wurde.
Die ersatzweise Zustellung an Nachbarn des Empfängers ist ausgeschlossen.
Briefsendungen mit Postfachanschrift sind in die entsprechenden Postfachanlagen einzulegen bzw. einlegen zu lassen. Der Auftragnehmer unternimmt für jede Sendung einen Zustellver- such.
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Trotz eines aktuellen Adressbestandes muss damit gerechnet werden, dass ein Teil der Sen- dungen zunächst nicht zugestellt werden kann. Bei diesen zunächst unzustellbaren Sendun- gen erbringt der Auftragnehmer folgende Dienstleistungen:
Anschriftenkorrektur:
Die Anschrift ist mangelbehaftet, dennoch ist die Sendung zustellbar. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber auf elektronischem Wege über die korrigierten Adressdaten.
Empfänger ist umgezogen:
Die neue Adresse des Empfängers wird ermittelt und die Sendung wird vom Auftragnehmer entsprechend etikettiert und zugestellt. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber auf elektronischem Wege über die neue Adresse.
Empfänger ist verstorben:
Der Auftraggeber ist entsprechend zu informieren.
sonstige Unzustellbarkeit:
Der Auftraggeber ist entsprechend zu informieren.
Unzustellbare Sendungen sind vom Aufragnehmer datenschutzgerecht zu vernichten oder an eine vorher festgelegte Adresse kostenfrei zurückzusenden. Die jeweilige Information über Vernichtung oder Rücksendung ist im aufgebrachten Datamatrix-Code enthalten.
Scheitert die Zustellung daran, dass der Auftragnehmer vorhandene Briefkästen nicht errei- chen konnte, steht ihm für diese Sendung kein Beförderungsentgelt zu.
Fallen für die elektronische Adresskorrektur und den elektronischen Nachweis über Unzustell- barkeit Zusatzkosten je Sendung an, sind diese Kosten je Sendung im jeweiligen Preisblatt (Los1 Briefpost / Los 2 Dialogpost) separat anzugeben.
Das elektronische Verfahren ist vom Auftragnehmer ausführlich zu beschreiben. Die Daten- satzstruktur wird nach Vertragsbeginn zwischen den Vertragsparteien abgestimmt.
Alle für die Postabwicklung ggf. erforderlichen Formulare werden durch den Auftragnehmer kostenlos zur Verfügung gestellt.
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5.2 Sendungsarten
Briefpost:
| Produkt | Maße | Gewicht / Besonderheit |
|---|---|---|
| Standard | L: 14–23,5 cm B: 9–12,5 cm H: bis 0,5 cm | bis 20 g |
| Kompakt | L: 10–23,5 cm B: 7–12,5 cm H: bis 1 cm | bis 50 g |
| Groß | L: 10–35,3 cm B: 7–25 cm H: bis 3 cm | bis 1000 g |
| Maxi | L: 10–38,1 cm B: 7–30,5 cm H: bis 3 cm | bis 2.000 g |
| Postkarte | L: 14–23,5 cm B: 9–12,5 cm | Flächengewicht: 150–500 g/qm |
Dialogpost:
| Produkt | Maße | Gewicht / Besonderheit |
|---|---|---|
| Standard | L: 150–235 mm B: 90–125 mm H: bis 5 mm | rechteckig bis 20 g |
| Standard | L: 150–235 mm B: 90–125 mm H: bis 5 mm | rechteckig 21-50 g |
| Groß | L: 140–353 mm B: 90–250 mm H: bis 30 mm | rechteckig oder quadratisch bis 50 g |
| Groß | L: 140–353 mm B: 90–250 mm H: bis 30 mm | rechteckig oder quadratisch bis 51-100 g |
| Groß | L: 140–353 mm B: 90–250 mm H: bis 30 mm | rechteckig oder quadratisch bis 101-250 g |
| Groß | L: 140–353 mm B: 90–250 mm H: bis 30 mm | rechteckig oder quadratisch bis 251-500 g |
| Groß | L: 140–353 mm B: 90–250 mm H: bis 30 mm | rechteckig oder quadratisch bis 501-1000 g |
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5.3 Sendungsmengen
Die geschätzten Post-/Sendungsmengen sind kalkuliert anhand des Vorjahreszeitraums sowie einer Hochrechnung für das laufende Jahr und stellen die jährlichen Sendungsmengen dar.
Es ist für die kommenden Jahre von einem generellen Rückgang auszugehen. Wann und zu welchem Zeitpunkt dies der Fall sein wird, kann nicht beziffert werden. Alle Zahlen verstehen sich als Schätzwerte und unterliegen keinen Mindestabnahmezusagen.
Weder für Briefpost noch für Dialogpost können zudem Mindestmengen pro Tag zugesichert werden. Insbesondere bei der Dialogpost können hohe Schwankungen auftreten. Dies ist be- dingt durch den tagesaktuell möglichen Individualversand von Werbesendungen an einzelne Versicherte sowie den Versand von Werbekampagnen.
Für Dialogpostsendungen sind Mindermengenzuschläge für Kleinstmengen (unter 5.000 Stück pro Tag) zu benennen (s. Preisblatt, Los 2 Dialogpost, Eventualposition 1, Zuschlag Dialogpost EASY).
Der Versand des Zusatzbeitragsschreibens ist als jährliche Eventualposition zu verstehen. Im Falle eines Versands werden ca. 1,3 Mio. Sendungen innerhalb weniger Tage produziert und an den Postdienstleister übergeben. Über die genauen Stückzahlen je Tag wird hierfür eine individuelle Absprache getroffen. Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass die Schreiben ge- bündelt vom Abholpunkt abzuholen sind. Die Zustellung dessen soll dementsprechend möglichst zeitgleich erfolgen.
Briefpost:
| Briefart | Sendungsmenge | Prozentualer Anteil | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Standardbrief 8.380.000,00 85,3787% | ||||||||
| Standardbrief Int. 56.000,00 0,5705% | ||||||||
| Kompaktbrief 1.170.000,00 11,9204% | ||||||||
| Kompaktbrief Int. 8.500,00 0,0866% | ||||||||
| Großbrief 200.000,00 2,0377% | ||||||||
| Großbrief Int. 400,00 0,0041% | ||||||||
| Maxibrief 200,00 0,0020% | ||||||||
| Summe | 9.815.100,00 |
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Dialogpost:
| Briefart | Sendungsmenge | Prozentualer Anteil | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Dialogpost Standard bis 20g 2.700.000,00 82,47% | ||||||
| Dialogpost Standard 21-50g 160.000,00 4,89% | ||||||
| Dialogpost Groß bis 50g 15.000,00 0,46% | ||||||
| Dialogpost Groß 51-100g 395.000,00 12,07% | ||||||
| Dialogpost Groß 101-250g 3.900,00 0,12% | ||||||
| Dialogpost Groß 251-500g 0,00 0,00% | ||||||
| Dialogpost Groß 501-1000g 0,00 0,00% | ||||||
| Summe | 3.273.900,00 |
5.4 Abholung der Sendungen
Zurzeit existieren zwei Abholpunkte: Paragon Customer Communications GmbH Mühlenstraße 57 41352 Korschenbroich
PAV Card GmbH Hamburger Straße 6 22952 Lütjensee
Die jeweiligen Abholzeiten sind bei Vertragsschluss zwischen Auftraggeber und Auftragneh- mer abzustimmen.
Die Produktions-/Sendungsmengen sind im Schwerpunkt am Abholpunkt Korschenbroich bei der Paragon Customer Communications GmbH abzuholen.
Die vom Auftragnehmer abzuholenden Sendungsmengen von PAV Card GmbH sind in den Gesamtsendungsmengen bereits enthalten und werden daher nicht extern veranschaulicht.
Ebenfalls wird die Ausschließlichkeit der Abholpunkte nicht garantiert. Die KKH behält sich eine Aufteilung oder ggf. Verlagerung der Produktion vor. Die Abholpunkte können sich inso- fern verändern und erhöhen.
5.5 Zustellung der Sendungen
Für die Mehrheit der Sendungen ist das Zustellgebiet Deutschland (ca. 98% / nur ca. 2 % EU/international). Hier beträgt die Mindestanforderung zur Zustellung, gemäß des Postgeset- zes, „E+4“, das heißt, dass bei den unter den verwendeten Adressen erreichbaren Empfän- gern 99 % der Sendungen innerhalb von vier Tagen nach Posteinlieferung bzw. nach dem vereinbarten Abholtermin zugestellt sind.
Im Rahmen der Ausschreibung bezüglich der Bewertungskriterien (s. Anlage Kriterienkatalog) wird eine Zustellung innerhalb von „E+1“, „E+2“ bzw. „E+3“ entsprechend positiv bewertet.
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Die Verteilung der Versicherten der KKH ist nicht höher als ca. 3,7 % je Leitregion. Dieser Prozentsatz wird bei regional begrenzten Versandaktionen abweichen.
Soweit der Auftragnehmer für Zustellgebiete, in denen er keine eigene oder über Nachunter- nehmer verfügbare Zustellinfrastruktur vorhält, Teilleistungen der Deutschen Post AG in An- spruch nimmt, gelten für diese Teilleistungen die jeweils einschlägigen Allgemeinen Ge- schäftsbedingungen der Deutschen Post AG, jedoch ausschließlich in dem Umfang, der für eine flächendeckende bundesweite Zustellung zwingend erforderlich ist.
Dies betrifft insbesondere: die Zulässigkeit der Übergabe an Ersatzempfänger, die Bereitstellung zur Abholung für bis zu sieben Werktage vor Rücksendung, die Laufzeitzusagen, für die die Deutsche Post AG lediglich die Einhaltung eigener Regellaufzeiten nach zumutbaren Anstrengungen zusagt.
Alle übrigen Leistungsanforderungen dieser Leistungsbeschreibung, insbesondere Abholung, Konsolidierung, Datenschutz, Postgeheimnis, Sichtvermerke, Reporting und Reklamations- management, bleiben hiervon unberührt und gelten für den Auftragnehmer uneingeschränkt. Diese Regelung gilt für alle Bieter gleichermaßen.
5.6 Sortierung (allgemein)
Alle Sendungen der Brief- und Dialogpost werden zur Abholung sortenrein gemäß der unter Punkt 4.2 aufgeführten Sendungsarten bereitgestellt.
5.7 Briefbehälter und Betriebsmittel
Der Auftragnehmer setzt zur Erfüllung der Dienstleistung eigene Transportbehälter ein und stellt diese der KKH stets in ausreichender Menge zum Zwecke der Sendungsübergabe zur Verfügung. Die eingesetzten Transportbehälter müssen die Sendungen vor Nässe und Ver- schmutzung schützen.
Sofern weitere Geräte und Hilfsmittel zur Erbringung der Dienstleistung erforderlich sind, wer- den diese für die KKH kostenfrei durch den Auftragnehmer zur Verfügung gestellt.
5.8 Sichtvermerke
Sofern der Auftragnehmer Sichtvermerke aufzubringen hat, ist die Anzahl der Sichtvermerke (auch Barcodelabel), auch nach Einsatz von Subunternehmen, auf maximal zwei beschränkt. Der Sichtvermerk muss die einwandfreie Identifikation des Auftragnehmers oder des Zustellers ermöglichen und das Datum des Abholtages beinhalten.
In den Sichtvermerken (auch Barcodelabel) ist jegliche Form von zusätzlicher Werbung für den Dienstleister oder Dritten untersagt.
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- Qualitätssicherung
Der Auftragnehmer hat regelmäßig Laufzeitmessungen der vereinbarten Postdienstleistungen vorzunehmen und die Ergebnisse der KKH unaufgefordert zur Verfügung zu stellen.
Der Auftraggeber behält sich vor, zur Qualitätssicherung Laufzeitmessungen durchzuführen und hierfür auch externe Dienstleister zu beauftragen, vgl. § 9 der BVB
Kann der vereinbarte Abholtermin nicht eingehalten werden, ist der Auftragnehmer verpflich- tet, dies dem Auftraggeber unverzüglich schriftlich (E-Mail, Fax) oder telefonisch anzuzeigen. Der Auftragnehmer ist darüber hinaus verpflichtet, die Abholung schnellstmöglich taggleich nachzuholen. Hierfür ist eine Absprache mit dem Auftraggeber zu treffen. Die Zustellfristen bleiben hiervon unberührt.
Der Auftragnehmer hat auf elektronischem Weg ein monatliches Reporting zu erstellen mit nachfolgend genannten Mindestangaben:
Rechnungsdaten Art der Briefsendungen Mengen aufgeteilt nach Briefsendungen
Hierzu stellt der Auftraggeber ein elektronische Musterformular zur Verfügung. Weiteres re- gelt § 17 Abs. 7 der Besonderen Vertragsbedingungen.
- Ansprechpartner
Beide Parteien benennen jeweils einen Ansprechpartner, der für alle sich aus der Rahmenver- einbarung ergebenden Fragen zuständig ist. Durch den Auftragnehmer hat die Benennung eines festen, werktäglich von 08:00 Uhr bis 18:00 Uhr erreichbaren Ansprechpartners für alle Fragen der Kundenbetreuung zu erfolgen. Die Stellvertretung dieses Ansprechpartners muss klar geregelt werden. Ansprechpartner und Vertreter sind spätestens bis 4 Wochen vor Auf- tragsbeginn zu benennen.
- Einzureichende Konzepte
Der Auftraggeber hat in der Anlage Kriterienkatalog die maßgeblichen Anforderungen sowie die Erwartungen an die Sicherstellung und Gewährleistung der geforderten Qualitätsstandards verbindlich definiert. Die von den Bietern einzureichenden Konzepte dienen dem Nachweis der vorgesehenen Maßnahmen zur Qualitätssicherung und werden vom Auftraggeber anhand einer festgelegten Bewertungsmatrix systematisch geprüft, bewertet und miteinander vergli- chen. Die Bewertung erfolgt nach transparenten und nachvollziehbaren Kriterien, um eine ob- jektive Beurteilung der eingereichten Konzepte sicherzustellen.
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Zur Bewertung gemäß der festgelegten Bewertungsmatrix sind die nachfolgend aufgeführten Konzepte zwingend vorzulegen:
Zustellstruktur und Einbindung von Partner- und Nachunternehmen
Ressourcenmanagement bei Spitzenlasten und Betriebsstörungen
Briefgeheimnis und Datenschutz
Soziale Nachhaltigkeit, Klimaschutz und CO²-Strategie Reklamationsmanagement
- Höchstwert
Auf Basis der vorangegangenen Markterkundung und derzeitigen Erfahrungswerte wird von einem Höchstwert dieser Rahmenvereinbarung mit einem Auftragsvolumen von ca. 40.000.000,00 € inkl. MwSt. über 4 Jahre ausgegangen.
Das genannte Auftragsvolumen stellt lediglich eine Vorhersage und einen Anhaltspunkt zu Angebotserstellung und -kalkulation dar und begründet keine Abnahmeverpflichtung des Auf- traggebers.
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