11_9946_26_Vertrag_Stand 10092026.pdf

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Az.: B 12.16 – 9946/26/VV : 1

Vertrag

zwischen der

Bundesrepublik Deutschland

vertreten durch das

Bundesministerium des Innern, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI, Brühler Straße 3, 53119 Bonn

• Auftraggeberin -

und der

Name/Unternehmer 1

vertreten durch

Name Adresse (Str./PLZ/Ort)

• Auftragnehmerin -

Über

die Organisation und Durchführung des Briefversands

der Bundesbehörden und sonstigen Einrichtungen des Bundes (Los 1 -14)

Beschaffungsamt des BMI, Vorlagenstand: 17.06.2026

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Inhaltsverzeichnis

§ 1 Vertragsgegenstand .............................................................................................................. 3 § 1a Bundestariftreue / Vertragsstrafe / Obergrenze sämtlicher Vertragsstrafen / Kündigung .. 3 § 2 Allgemeine Geschäftsbedingungen ...................................................................................... 5 § 3 Pflichten der Auftragnehmerin ............................................................................................. 5 § 4 Personal ................................................................................................................................ 6 § 5 Vergütung ............................................................................................................................. 6 § 6 Zahlungsweise ....................................................................................................................... 7 § 7 Preisanpassung bei Preiserhöhungen der Deutschen Post AG (DPAG) ................................ 8 § 8 Neuaufnahmen und Umzug von Bedarfsträgern .................................................................. 8 § 9 Datenschutz und Geheimhaltung ......................................................................................... 9 § 10 Haftung ............................................................................................................................... 10 § 11 Versicherung ....................................................................................................................... 10 § 12 Sicherheitsanforderungen .................................................................................................. 10 § 13 Regelungen für (Teil-) Leistungen durch Konsolidierer, Subunternehmer oder Bietergemeinschaften ......................................................................................................... 11 § 14 Prüfung von Ausschlussgründen bei Unterauftragsvergabe .............................................. 12 § 15 Gewährleistung, Schlechtleistung ....................................................................................... 12 § 16 Vertragsstrafen ................................................................................................................... 12 § 17 Laufzeit ................................................................................................................................ 13 § 18 Kündigung ........................................................................................................................... 13 § 19 Ansprechpersonen .............................................................................................................. 13

Anlage 1 Leistungsbeschreibung inkl. Anlagen

Anlage 2 Angebot der Auftragnehmerin vom Datum

Anlage 3 AGB des Beschaffungsamtes des BMI vom 15.07.2025

Anlage 4 VOL/B vom 05.08.2003

Anlage 5 Bedarfsträgerliste

Anlage 6 Vordruck_Information_Arbeitsbedingungen_BTTG

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§ 1 Vertragsgegenstand

(1) Die Auftragnehmerin übernimmt die Organisation und Durchführung des Briefversandes der an das Los X angeschlossenen Bundesbehörden und sonstigen Einrichtungen des Bundes (nachfolgend „Bedarfsträger“ genannt).

(2) Art und Umfang der zu erbringenden Briefversanddienstleistungen ergeben sich aus diesem Vertrag, der Leistungsbeschreibung und dem Angebot der Auftragnehmerin.

(3) Die Bedarfsträger sind einzeln berechtigt, gemäß Ziffer 6 der Leistungsbeschreibung sonstige Leistungen bei der Auftragnehmerin direkt zu beauftragen.

§ 1a Bundestariftreue / Vertragsstrafe / Obergrenze sämtlicher

Vertragsstrafen / Kündigung

(1) Tariftreueversprechen nach § 3 des Bundestariftreuegesetzes (im Folgenden BTTG)

1. Die Auftragnehmerin verpflichtet sich, den zur Leistungserbringung eingesetzten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern für die Dauer, in der sie in Ausführung des öffentlichen Auftrags tätig sind, mindestens die Arbeitsbedingungen zu gewähren, die die jeweils einschlägige Rechtsverordnung nach § 5 BTTG festsetzt (Tariftreueversprechen).

2. Für die Auftragnehmerin folgt aus dem Tariftreueversprechen nach Abs. 1 Ziff. 1) keine Verpflichtung, soweit und solange sie nicht unter den Anwendungsbereich einer Rechtsverordnung nach § 5 BTTG fällt.

(2) Nachweispflichten und Kontrolle

1. Die Auftragnehmerin verpflichtet sich, mittels geeigneter Unterlagen zu dokumentieren, dass sie ihr Tariftreueversprechen nach Abs. 1 einhält. Die Dokumentationspflicht gilt nicht, wenn die Auftragnehmerin nach § 10 Abs. 1 Satz 1 BTTG zertifiziert worden ist.

2. Die Einhaltung dieser Regelungen wird durch die Prüfstelle Bundestariftreue (§ 8 BTTG) kontrolliert.

3. Im Falle einer Kontrolle durch die Prüfstelle Bundestariftreue verpflichtet sich die Auftragnehmerin,

4. die Kontrolle zu dulden,

5. die für die Kontrolle erheblichen Auskünfte zu erteilen,

6. die nach Abs. 2 Ziff. 1) zu erstellenden Nachweise oder ein Zertifikat nach § 10 Abs. 1 Satz 1 BTTG sowie weitere Unterlagen auf Anforderung der Prüfstelle vorzulegen,

7. die Datenverarbeitung über die Deutsche Rentenversicherung zu ermöglichen,

8. auf Verlangen der Prüfstelle Bundestariftreue das Betreten der Grundstücke und der Geschäftsräume zu dulden sowie

9. datenschutzrechtlichen Voraussetzungen für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der eingesetzten Beschäftigten zu Zwecken der Kontrolle zu erfüllen, indem sie diese insbesondere über die Möglichkeit von Kontrollen unterrichtet und aufklärt.

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7. Die Auftragnehmerin trägt eigene durch eine Kontrolle verursachte Kosten selbst.

(3) Einsatz von Nachunternehmern und Verleihern

1. Die Auftragnehmerin verpflichtet sich, von Nachunternehmern und von ihr oder von Nachunternehmern beauftragten Verleihern zu verlangen und durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass die Nachunternehmer und von ihr oder von Nachunternehmern beauftragten Verleiher ihre Pflichten nach § 4 Abs. 1 und 3 BTTG erfüllen.

2. Die Verpflichtung nach Abs. 3 Ziffer 1) gilt auch dann, wenn für die Auftragnehmerin selbst keine Rechtsverordnung nach § 5 BTTG einschlägig ist. In Bezug auf die Nachunternehmer und Verleiher gilt Abs. 1 Ziff. 2) entsprechend.

3. Die Auftragnehmerin verpflichtet sich, mit von ihr unterbeauftragten Nachunternehmern und Verleihern die in Abs. 2 Ziff. 3) geregelten Mitwirkungspflichten und die Regelung zur Kostentragung nach Abs. 2 Ziff. 4) zu vereinbaren und sicherzustellen, dass eine entsprechende Vereinbarung zwischen den von den Nachunternehmern oder Verleihern beauftragten weiteren Nachunternehmern oder Verleihern getroffen wird.

(4) Information über Anspruch auf verbindliche Arbeitsbedingungen (§ 4 Abs. 3, Satz 1 BTTG)

1. Die Auftragnehmerin, Nachunternehmer und von ihr oder von Nachunternehmern beauftragten Verleihern sind verpflichtet, die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sowie die Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer, die sie im Geltungsbereich einer Rechtsverordnung nach § 5 BTTG zur Leistungserbringung einsetzen, spätestens am 15. des auf den Tag der ersten Tätigkeit in Ausführung des vorliegenden Vertrages folgenden Monats schriftlich oder in Textform darüber zu informieren, dass sie einen Anspruch auf die einschlägigen Arbeitsbedingungen haben.

2. Die Auftraggeberin stellt der Auftragnehmerin mit der Anlage 6 (Vordruck_Information_Arbeitsbedingungen_BTTG) zu diesem Vertrag einen Vordruck für die Erfüllung der Pflicht nach § 4 Abs. 3 Satz 1 BTTG zur Verfügung.

(5) Vertragsstrafe bei festgestellten Verstößen gemäß § 13 BTTG

1. Die Auftraggeberin kann eine Vertragsstrafe bis maximal 1 Prozent des Gesamtnettoauftragswerts verlangen, wenn die Prüfstelle Bundestariftreue einen Verstoß nach § 13 BTTG festgestellt hat. Bei mehreren durch die Prüfstelle Bundestariftreue festgestellten Verstößen kann die Auftraggeberin maximal 10 Prozent des Gesamtnettoauftragswerts verlangen.

2. Die Auftraggeberin muss die verwirkte Vertragsstrafe nicht vor Ende der Auftragsausführung geltend machen.

3. Die Auftraggeberin ist berechtigt, die Vertragsstrafe neben der Erfüllung geltend zu machen.

4. Weitergehende vertragliche oder gesetzliche Ansprüche der Auftraggeberin bleiben unberührt; eine geltend gemachte Vertragsstrafe ist auf etwaige Schadensersatzansprüche anzurechnen.

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5. Die Vertragsstrafe nach Abs. 5 Ziff. 1) kann neben der Vertragsstrafe bei schuldhafter Überschreitung von Ausführungsfristen nach § 8 der AGB sowie neben der Vertragsstrafe bei § 16 geltend gemacht werden. Die Summe sämtlicher verwirkter Vertragsstrafen darf jedoch insgesamt 10% des Gesamtnettoauftragswerts nicht überschreiten. Auf diese Gesamtobergrenze werden sämtliche Vertragsstrafen angerechnet.

(6) Außerordentliche fristlose Kündigung bei festgestellten Verstößen gemäß § 13 BTTG

1. Die Auftraggeberin ist zudem berechtigt, den Vertrag außerordentlich und ohne Einhaltung einer Frist zu kündigen, wenn die Prüfstelle Bundestariftreue einen Verstoß nach § 13 BTTG festgestellt hat.

2. Neben dem unter Abs. 6 Ziff. 1) geregelten wichtigen Kündigungsgrund bleibt das Recht der Auftraggeberin zur Kündigung aus wichtigem Grund aufgrund sonstiger vertraglich vereinbarter wichtiger Gründe (§ 18 des Vertrages i.V.m. § 20 Abs. 1 der AGB) sowie nach den gesetzlichen Vorschriften (§ 18 des Vertrages i.V.m. § 20 Abs. 2 der AGB) unberührt.

§ 2 Allgemeine Geschäftsbedingungen

Es gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Beschaffungsamtes des BMI in der Fassung zum Zeitpunkt der Angebotsaufforderung (Anlage 3).

§ 3 Pflichten der Auftragnehmerin

(1) Die Auftragnehmerin leistet die Abholung, Sortierung und Zustellung der in der Leistungsbeschreibung genannten unfrankierten Sendungsarten der am Vertrag beteiligten Bedarfsträger (siehe Bedarfsträgerliste). Die Einzelheiten ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung (Anlage 1 des Vertrages).

(2) Die Auftragnehmerin erbringt die in Absatz 1 genannten Dienstleistungen mittels ihrer Erfüllungsgehilfen in eigener Verantwortung und nach eigener Organisation. Sie ist verpflichtet, die auf Grund dieses Vertrages zu erbringenden Leistungen fachgerecht, termingerecht und vollständig auszuführen.

(3) Die Auftragnehmerin muss im Anbieterverzeichnis gemäß § 4 PostG eingetragen sein.

(4) Der Widerruf der Eintragung im Anbieterverzeichnis ist der Auftraggeberin unverzüglich mitzuteilen.

(5) Sämtliche in diesem Vertrag der Auftragnehmerin auferlegten Pflichten gelten in gleichem Umfang für eingesetzte Unterauftragnehmer. Die Auftragnehmerin ist daher verpflichtet, etwaige Unterauftragnehmer über die Inhalte dieses Vertrages in Kenntnis zu setzen und deren Befolgung zu überwachen. Auf Verlangen der Auftraggeberin bzw. der Bedarfsträger hat die Auftragnehmerin die Informationen der Unterauftragnehmer nachzuweisen. Etwaige Vertragsverstöße der Unterauftragnehmer werden der Auftragnehmerin zugerechnet.

(6) Neben dem ggf. aufzubringenden Klischee (Logo der Auftraggeberin bzw. der angeschlossenen Bedarfsträger) sind Werbeanbringungen durch die Auftragnehmerin auf den Briefsendungen nicht zulässig. Die Auftragnehmerin ist aber berechtigt, die Briefsendung mit einem Hinweis auf das eigene Zustellunternehmen zu versehen.

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(7) Anhaltspunkte vorbereiteter Streikmaßnahmen oder einen bevorstehenden Streik des Personals der Auftragnehmerin sind den Bedarfsträgern unverzüglich mitzuteilen, damit die Dienstleistungserbringung für die angeschlossenen Bedarfsträger durch andere Maßnahmen ohne Unterbrechung gewährleistet werden kann.

(8) Die Bildung oder Änderung von Arbeitsgemeinschaften sowie die Hinzuziehung bzw. der Austausch von Drittunternehmen (Eignungsleihe) und Unterauftragnehmern ist nur mit Einverständnis der Auftraggeberin zulässig.

§ 4 Personal

(1) Die Auftragnehmerin ist verpflichtet, unter Wahrung höchstmöglicher personeller Kontinuität zur Ausführung der im Vertrag festgelegten Leistungen fachkundiges und zuverlässiges Personal mit ausreichenden Deutschkenntnissen für die Tätigkeit einzusetzen.

(2) Die Bedarfsträger werden Wünsche wegen der zu erbringenden Dienstleistung ausschließlich dem von der Auftragnehmerin benannten verantwortlichen Ansprechpartner übermitteln und den übrigen von der Auftragnehmerin eingesetzten Personen keine Anweisungen erteilen.

(3) Die von der Auftragnehmerin eingesetzten Personen treten in kein Arbeitsverhältnis zur Auftraggeberin, auch soweit sie Leistungen in ihren Räumen erbringen.

(4) Fällt von der Auftragnehmerin eingesetztes Personal z.B. wegen Arbeitsunfähigkeit oder Urlaubs aus oder lehnt der Bedarfsträger den weiteren Einsatz z. B. gemäß § 9 Abs. 2 dieses Vertrages ab, so hat die Auftragnehmerin durch unverzüglichen Einsatz geeigneter, eingearbeiteter Ersatzkräfte im Sinne des Abs. 1 für die vertragsgemäße Ausführung der Arbeiten in vollem Umfang zu sorgen. Etwaige Mehrkosten durch Ausfall von Arbeitskräften oder deren Ablehnung seitens der angeschlossenen Bedarfsträger trägt die Auftragnehmerin.

(5) Auf Kosten der Auftragnehmerin stattet diese die zur Abholung der Briefpost eingesetzten Arbeitskräfte mit einem Firmenausweis mit Lichtbild aus. Der Ausweis ist bei Betreten der Diensträume / Liegenschaften der Bedarfsträger sichtbar mitzuführen und auf Verlangen zusammen mit einer Legitimationsurkunde (z. B. Personalausweis, Pass o. ä.) vorzuweisen. Zur Gewährleistung der Standortsicherheit der teilnehmenden Bedarfsträgern ist es speziell bei den Dienststellen, die Zutrittsbeschränkungen haben, wünschenswert, dass die eingesetzten Fahrer des Dienstleisters möglichst wenig gewechselt werden. Bei Ausscheiden des Personals hat die Auftragnehmerin den Firmenausweis einzuziehen.

(6) Die als Fahrer eingesetzten Kräfte müssen über eine gültige Fahrerlaubnis für das Führen der jeweiligen Kraftfahrzeuge verfügen.

§ 5 Vergütung

(1) Die Auftragnehmerin erhält für die nach diesem Vertrag zu erbringenden Leistungen die in ihrem Angebot im Preisblatt zum Angebot angegebenen Preise als Pauschalvergütung.Die dort genannten Nettoeinzelpreise gelten zuzüglich der Umsatzsteuer in der zum Zeitpunkt der Erbringung der in Rechnung gestellten Leistungen geltenden gesetzlichen Höhe.

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entsprechend anzupassen.

(3) Von der Regelung des Absatzes 2 S. 1 HS 2 sind gesetzliche Änderungen in der Höhe der Umsatzsteuersätze ausgenommen.

(4) Mit der vorgenannten pauschalen Vergütung sind alle Aufwendungen der Auftragnehmerin einschließlich der Nebenkosten wie tarifvertragliche Zulagen, Zuschläge und Zuwendungen, Materialkosten etc. abgegolten.

(5) Für die Versteuerung der Vergütung sowie für sonstige Abgaben und Nebenkosten ist die Auftragnehmerin ausschließlich selbst verantwortlich. Diesbezügliche Nachforderungen jedweder Art seitens der Auftragnehmerin sind ausgeschlossen.

(6) Eine Preisanpassung findet, außer im Falle des § 7 dieses Vertrages, nicht statt. § 313 BGB bleibt unberührt.

(7) Für das in den Vergabeunterlagen aufgeführte Produkt „Midibrief international“ wird bei Vertragsbeginn kein Preis vereinbart, da die hierfür maßgeblichen Entgelte zu diesem Zeitpunkt noch nicht durch die Bundesnetzagentur genehmigt sind. Das Produkt ist gleich- wohl Vertragsbestandteil und wird ab dem 01.01.2027 benötigt und genutzt. Der Preis wird während der Vertragslaufzeit nachträglich in das Preisblatt aufgenommen, sobald die maßgeblichen Entgelte vorliegen. Die Auftragnehmerin legt hierzu unverzüglich ein prüffähiges Preisangebot für dieses Produkt vor. Der aufzunehmende Preis muss sich an den durch die Bundesnetzagentur genehmigten Entgelten sowie am Preisniveau des Angebots der Auftragnehmerin für vergleichbare Produkte dieses Vertrages orientieren. Für die übrigen Produkte dieses Vertrages sind im Preisblatt die zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist gültigen, bis zum 31.12.2026 geltenden Preise anzugeben. Die weitere Preisentwicklung richtet sich ausschließlich nach § 7.

§ 6 Zahlungsweise

(1) Die Kosten werden direkt mit den jeweiligen teilnehmenden Bedarfsträgern nach deren Versandaufkommen und den ggf. gesondert beauftragten Leistungen abgerechnet. Die Abrechnung hat auf Basis der im Preisblatt zum Angebot festgelegten Preise zu erfolgen.

(2) Die Auftragnehmerin erstellt die Rechnungen für die zu erbringenden Leistungen jeweils nach Ablauf eines Monats und leitet sie, verursachergerecht aufgeschlüsselt an die Leitweg- ID, die beim jeweiligen Bedarfsträger zu erfragen ist. Die Rechnung enthält die genauen erbrachten Leistungen (angefallene Versandmengen), die durch Beifügung der taggenauen Einlieferungslisten zu belegen sind, bzw. gesondert beauftragten Leistungen sowie etwaige vorab verauslagte Kosten nebst den entsprechenden Nachweisen hierzu. Die Rechnung muss die Produkte des Preisblattes wiedergeben.

(3) Grundsätzlich muss die Gesamtmenge der eingelieferten Briefsendungen der Auftraggeberin mit der in Rechnung gestellten monatlichen Gesamtmenge der Auftragnehmerin übereinstimmen. Kleine Abweichungen im Promillebereich können

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auftreten und sind von beiden Vertragsparteien zu tolerieren. Sofern größere Abweichungen auftreten, ist die Ursache der Unstimmigkeit mit der Auftragnehmerin zu klären und ggf. ist die Rechnung entsprechend zu korrigieren.

(4) Die Zahlung der Rechnungsbeträge erfolgt innerhalb von 30 Tagen nach Eingang der zahlungsbegründenden Unterlagen (prüfbare Rechnung anhand der jeweiligen Nachweise) auf ein von der Auftragnehmerin anzugebendes Konto.

§ 7 Preisanpassung bei Preiserhöhungen der Deutschen Post

AG (DPAG)

(1) Die Preise dieses Vertrages sind grundsätzlich Festpreise und gelten für die gesamte Laufzeit. Die Auftragnehmerin ist aber berechtigt, eine Preisanpassung zu verlangen, wenn und soweit die DPAG ihrerseits gegenüber der Auftragnehmerin eine Preisanpassung für Leistungen vornimmt (hierunter fallen auch die Änderungen der Teilleistungsrabatte, ID- Rabatt), die entweder Gegenstand dieses Vertrages sind oder sich direkt auf Leistungen dieses Vertrages auswirken.

(2) Sofern sich für die Auftragnehmerin keine Einsparmöglichkeiten (z. B. durch Erhöhung der Teilleistungsrabatte) ergeben, ist sie berechtigt, die Preise im selben Ausmaß anzupassen, wie sie ihrerseits Preiserhöhungen der DPAG ausgesetzt ist.

(3) Ändern sich zum 01.01.2027 die Format- und Gewichtsgrenzen von Produkten, für die im Preisblatt ein Preis vereinbart ist (insbesondere Großbrief national, Maxibrief national und Großbrief international), so bleibt die jeweilige Preisposition unverändert bestehen. Das Produkt in seiner ab dem 01.01.2027 geltenden Ausgestaltung tritt an die Stelle des bisherigen Produkts. Abweichend von Absatz 2 ist die Auftragnehmerin in diesen Fällen berechtigt, den vereinbarten Preis um denjenigen absoluten Betrag anzupassen, um den die DPAG das Entgelt für das entsprechende Produkt anpasst.

(4) Preisanpassungen, die den Vorgaben der Absätze 1 und 2 entsprechen, werden ab dem Monat wirksam, der dem Antragseingang bei der Auftraggeberin folgt, wenn und soweit sie die Voraussetzungen der Absätze 1 und 2 mit ihrem Antrag schlüssig darlegt und mit geeigneten Nachweisen umfassend belegt.

(5) Preisanpassungsanträge werden nur anerkannt, wenn sie das Aktenzeichen dieses Vertrages und die jeweilige Losnummer angeben und ausschließlich die Produkte des Preisblattes mit den dortigen Produktbezeichnungen führen, andernfalls gelten sie als nicht gestellt. Die Anpassung ist je Produkt nachvollziehbar darzustellen unter Angabe des bisherigen und des neuen Preises, der betragsmäßigen und prozentualen Veränderung sowie der zugrunde liegenden Preisanpassung der DPAG (§ 7 Absätze 1 und 2). Die bloße Angabe von altem und neuem Preis genügt nicht.

§ 8 Neuaufnahmen und Umzug von Bedarfsträgern

(1) Die Auftraggeberin ist in den Grenzen des § 132 GWB in Abstimmung mit der Auftragnehmerin berechtigt, einzelne Dienststellen bzw. Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung aufzunehmen, sofern diese Dienststellen unmittelbar in den Städten bzw. Region des vertragsgegenständlichen Loses liegen. Die Auftragnehmerin kann der Aufnahme widersprechen, wenn sie durch die Aufnahme der betreffenden Dienststelle bzw. Behörde unzumutbar belastet werden würde.

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(2) Die Vergütung der abgerufenen Leistungen der neu aufgenommenen Bedarfsträger findet auf Basis der zum Zeitpunkt des Beitritts gültigen Preise dieses Vertrages statt.

(3) Entsprechendes gilt für den Umzug von Bedarfsträgern innerhalb des räumlichen Geltungsbereiches innerhalb des vertragsgegenständlichen Loses.

§ 9 Datenschutz und Geheimhaltung

(1) Die Auftragnehmerin und ihre Unterauftragnehmerinnen sind in eigener Verantwortung für die Einhaltung aller gesetzlichen und behördlichen Regelungen zur Erbringung der vertragsgegenständlichen Leistungen verpflichtet. Darüber hinaus gelten folgende vertragliche Verpflichtungen und Regelungen.

(2) Personal der Auftragnehmerin, das den Vorgaben dieses Paragraphen oder der gesetzlichen und behördlichen Regelungen zur Erbringung der vertragsgegenständlichen Leistung zuwiderhandelt, ist auf Verlangen der Auftraggeberin oder der einzelnen Bedarfsträger unverzüglich von der weiteren Mitarbeit auszuschließen. Die Auftragnehmerin ist dann verpflichtet, entsprechend qualifizierten und eingearbeiteten Ersatz zur Verfügung zu stellen, ohne dass hierbei Mehrkosten entstehen.

(3) Die übergebenen Briefsendungen unterliegen dem Postgeheimnis und dem Datenschutz.

(4) Es ist dem Personal der Auftragnehmerin und der an der Auftragsausführung beteiligten Unternehmen untersagt, Briefsendungen aller Art (d.h. auch standardisierte Poststücke) zu öffnen, deren Inhalte auszulesen oder die Sendungen an unbefugte Dritte weiterzugeben, es sei denn, es handelt sich um einen gesetzlich normierten Ausnahmefall.

(5) Die Auftragnehmerin verpflichtet sich:

○ zur Wahrung des Datengeheimnisses nach der Datenschutzgrundverordnung (DS- GVO)) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) in der jeweils geltenden Fassung, oder entsprechend ersetzenden und erweiternden Bestimmungen, ○ zur Wahrung des Postgeheimnisses nach § 64 PostG sowie zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der §§ 66 ff. PostG, der DSGVO und des BDSG

(6) Die Auftragnehmerin stellt sicher, dass das von ihr eingesetzte Personal die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz beachtet und die aus dem Bereich der Bedarfsträger erlangten Informationen nicht an Dritte weitergibt oder in anderer Weise als für die Erfüllung der Verpflichtungen des Vertrages verwendet.

(7) Von dienstlichen Schriftstücken, Zeichnungen etc., welche der Auftragnehmerin bzw. ihren Erfüllungsgehilfen im Rahmen der Erfüllung des Vertrages zugänglich gemacht werden, dürfen ohne vorherige Zustimmung des Bedarfsträgers weder Abschriften noch Ablichtungen oder andere Vervielfältigungen gefertigt werden. Die Auftragnehmerin ist auf Verlangen der Bedarfsträger zur Herausgabe der vorgenannten Unterlagen verpflichtet.

(8) Die Auftragnehmerin sichert alle im Zusammenhang mit dem Auftrag zur Kenntnis gelangten Informationen bzw. gefertigten Unterlagen sowie davon gefertigte Abschriften, Ablichtungen oder andere Vervielfältigungen gegen eine Kenntnisnahme durch Unbefugte und gegen eine nicht vertragsgemäße Nutzung, Vervielfältigung und Weitergabe.

(9) Die Auftragnehmerin sorgt dafür, dass ihre Erfüllungsgehilfen nur Zugriff auf die im Zusammenhang mit dem Auftrag zur Kenntnis gelangten Informationen bzw. gefertigten

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Unterlagen haben, wenn und soweit sie diese zum Zweck der Erfüllung des Vertrages benötigen.

(10) Die Auftragnehmerin ist verpflichtet, alle ihre zur Leistungserbringung eingesetzten Mitarbeiter sowie einen Verantwortlichen der Unterauftragnehmer über die Bedeutung und den Inhalt der Vorschriften dieses Paragraphen und der gesetzlichen und behördlichen Regelungen gesondert zu belehren. Auf Verlangen der Auftraggeberin bzw. der Bedarfsträger hat die Auftragnehmerin diese Belehrung in Form von schriftlichen Belehrungsbestätigungen des Personals nachzuweisen.

(11) Mit Ausnahme des Abs. 1 gelten die in den vorgenannten Absätzen geregelten Verpflichtungen zu Datenschutz und Geheimhaltung über das Vertragsende hinaus.

§ 10 Haftung

(1) Die Auftragnehmerin haftet für Personen-, Sach- und Vermögensschäden, die der Auftraggeberin und den Bedarfsträgern durch schuldhafte Verletzung ihrer Pflichten aus dem Vertrag entstehen.

(2) Die Auftragnehmerin verpflichtet sich, die Auftraggeberin und die Bedarfsträger von etwaigen, von der Auftragnehmerin zu vertretenden Schadensersatzansprüchen aller Art, die Dritte im Zusammenhang mit der Vertragserfüllung geltend machen, freizustellen.

§ 11 Versicherung

(1) Die Auftragnehmerin ist auf ihre Kosten verpflichtet, eine Betriebshaftpflichtversicherung abzuschließen und für die Vertragsdauer bestehen zu lassen, welche die folgenden Schadensersatzforderungen jeweils pro Schadensfall sichert.

● Personenschäden (für die einzelne Person): 1.500.000 € ● Sachschäden 1.500.000 € ● Vermögensschäden 1.000.000 €

(2) Der Versicherungsschutz in entsprechender Höhe ist der Auftraggeberin und auf Verlangen den jeweiligen angeschlossenen Bedarfsträger unverzüglich nach Zuschlagserteilung durch Vorlage einer Kopie des Versicherungsscheins nachzuweisen, sofern dies nicht schon im Rahmen des Angebots vollumfänglich geschehen ist.

§ 12 Sicherheitsanforderungen

(1) Bedarfsträger, insbesondere solche mit Sicherheitsaufgaben oder mit aufgabenbedingt besonders hohen Sicherheitsvorkehrungen, sind berechtigt, eine Sicherheitsüberprüfung (Vorlage Personalbogen oder polizeiliches Führungszeugnis; aber auch Sicherheitsüberprüfung nach Sicherheitsüberprüfungsgesetz Stufe 1 und 2) der die Briefsendungen abholenden Mitarbeiter zu verlangen.

(2) Die Sicherheitsanforderungen bei einzelnen Bedarfsträgern können sich im Laufe des Vertrages ändern (bspw. aufgrund neuer Aufgabenübertragungen oder neuer Einschätzung der Sicherheitslage). Die Auftragnehmerin ist dann auch während des laufenden Vertrages zur Erfüllung der neuen Sicherheitsanforderungen verpflichtet.

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(3) Sofern der einzelne Bedarfsträger eine Sicherheitsüberprüfung verlangt, können nur Kräfte der Auftragnehmerin bzw. des Subunternehmers in den zu bedienenden Liegenschaften eingesetzt werden, deren Sicherheitsüberprüfung keine Sicherheitsbedenken ergeben haben. Die Bedarfsträger sind berechtigt, nicht sicherheitsüberprüften Kräften der Auftragnehmerin den Zutritt zu den Liegenschaften zu verwehren und den Einsatz einer Kraft zu verlangen, deren Sicherheitsüberprüfung keine Sicherheitsbedenken ergeben hat.

(4) Die Auftragnehmerin trägt das Risiko des Ergebnisses dieser Sicherheitsüberprüfung. Die Auftragnehmerin ist im Falle des Nichtbestehens dieser Sicherheitsüberprüfung des Mitarbeiters verpflichtet, so viele Kräfte vorzustellen, bis für die Auftragserfüllung ausreichend Kräfte zur Verfügung stehen, deren Sicherheitsüberprüfung keine Sicherheitsbedenken ergeben hat, ohne dass für die Bedarfsträger bzw. die Auftraggeberin Mehrkosten entstehen.

(5) Die Auftragnehmerin ist unter Wahrung höchstmöglicher personeller Kontinuität verpflichtet, diese Bedarfsträger mit einer möglichst beständigen, überschaubaren Anzahl von Mitarbeitern zu bedienen.

(6) Es ist für etwaige Personalausfälle auf Seiten der Auftragnehmerin ausreichend sicherheitsüberprüftes Ersatzpersonal bereitzuhalten und Ersatzpersonal vorsorglich zu überprüfen.

(7) Wechsel beim sicherheitsüberprüften Personal ist den Bedarfsträgern mit angemessener Vorlaufzeit mitzuteilen.

(8) Die Auftragnehmerin ist verpflichtet, die für die jeweilige Sicherheitsüberprüfung erforderlichen Daten unverzüglich in der geforderten Form zu liefern.

(9) Die Sicherheitsüberprüfung wird nach Zulieferung aller erforderlichen Daten vom Geheimschutzbeauftragten der jeweiligen Bedarfsträger, ggf. auch von einer anderen Stelle in der Bundesverwaltung eingeleitet.

(10) Der Bedarfsträger ist berechtigt, einzelnen Kräften das Betreten der zu bedienenden Liegenschaft auch ohne Angabe von Gründen zu verweigern, wenn dienstliche Belange dies erfordern und eine Mitteilung über die Gründe nicht möglich oder zumutbar ist.

(11) Die Auftragnehmerin ist verpflichtet, sicherzustellen, dass die Briefsendungen während der gesamten Transportkette zwischen Absender- und Empfängerstelle ununterbrochen vor unbefugtem Zugriff gesichert sind.

§ 13 Regelungen für (Teil-) Leistungen durch Konsolidierer,

Subunternehmer oder Bietergemeinschaften

(1) Die Durchführung von (Teil-) Leistungen aus diesem Vertrag durch Bietergemeinschaften und / oder anderer Unternehmen (Unterauftragsvergabe, Eignungsleihe) oder unter Beteiligung von Konsolidierungsunternehmen ist im Rahmen der marktzugangsrechtlichen Regelungen des PostG (Eintragung in das Anbieterverzeichnis nach § 4 PostG) zugelassen. Für diesen Fall hat die Auftragnehmerin ausreichend Vorsorge für die ordnungsgemäße Erbringung dieser (Teil-) Leistung zu treffen.

(2) Sofern und soweit die Auftragnehmerin als Konsolidierungsunternehmen tätig wird bzw. sich auf andere Art der Leistungen der Deutschen Post AG bedient, hat die Auftragnehmerin

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die Kosten für die Frankierung der Briefpost vorab zu verauslagen. Die Rechnungsstellung gegenüber den einzelnen Bedarfsträgern findet monatlich im Nachhinein auf Basis der angebotenen Preise statt. Eine gesonderte, ggf. erhöhte Vergütung sowie eine Vorauszahlung der angeschlossen Bedarfsträgern erfolgen nicht.

§ 14 Prüfung von Ausschlussgründen bei Unterauftragsvergabe

(1) Die Auftraggeberin ist berechtigt, die Zuverlässigkeit bzw. Gesetzestreue einzelner Unter- auftragnehmer zu überprüfen.

(2) Auf Verlangen der Auftraggeberin übersendet die Auftragnehmerin Nachweise und Erklärungen zur Prüfung, ob Tatbestände des § 123 oder 124 GWB bei dem eingesetzten Unterauftragnehmer vorliegen.

(3) Sofern Tatbestände bei einem Unterauftragnehmer vorliegen, die einen zwingenden Aus- schluss vom Vergabeverfahren begründet hätten, verlangt die Auftraggeberin die Ersetzung des Unterauftragnehmers. Bei Tatbeständen, die einen fakultativen Ausschluss im Rahmen des Vergabeverfahrens begründet hätten, kann die Auftraggeberin den Austausch ebenfalls verlangen. Kommt die Auftragnehmerin dem Ersetzungsverlangen nicht nach, ist die Auftraggeberin berechtigt, den Vertrag fristlos zu kündigen und Schadensersatz zu verlangen.

§ 15 Gewährleistung, Schlechtleistung

(1) Die Auftragnehmerin hat ihr bekannte Mängel bzw. Schlechtleistungen unverzüglich, spätestens innerhalb einer angemessenen, im Einzelfall nach billigem Ermessen durch den Bedarfsträger zu bestimmenden Frist nach ihrer Wahl sowie auf ihre Kosten durch Nachbesserung oder Neuleistung zu beheben.

(2) Schließt die Auftragnehmerin die Maßnahmen nach Abs. 1 nicht innerhalb der gesetzten Frist erfolgreich ab, stehen der Auftraggeberin die gesetzlichen Rechte zu.

§ 16 Vertragsstrafen

(1) Für jeden Fall der schuldhaften Zuwiderhandlung gegen die Verpflichtung der Auftragnehmerin zur Abholung der Briefsendungen innerhalb der vereinbarten Abholzeit, verpflichtet sich die Auftragnehmerin zur Zahlung einer Vertragsstrafe in Höhe von 200,- Euro. Dies gilt nicht, wenn die Auftragnehmerin den jeweiligen Bedarfsträger am gleichen Tag bis zur vereinbarten Abholzeit informiert.

(2) Für jeden Fall der schuldhaften Zuwiderhandlung gegen die Verpflichtung der Auftragnehmerin zum Aufdruck eines Klischees, verpflichtet sich die Auftragnehmerin zur Zahlung einer Vertragsstrafe in Höhe von 50,00 Euro für jeden durch den jeweiligen Bedarfsträger dokumentierten Tag, an dem kein Klischeeaufdruck erfolgte.

(3) Für jeden Fall der schuldhaften Zuwiderhandlung gegen die Verpflichtung der Auftragnehmerin zur Einhaltung der Rücklaufzeiten von Briefsendungen der Arten und Formen (1) bis (7) gemäß Leistungsbeschreibung, ist die Auftraggeberin berechtigt, eine Vertragsstrafe in Höhe von 10,00 Euro pro dokumentierten Vorfall zu verlangen.

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(4) Die Vertragsstrafe wird durch den Bedarfsträger festgesetzt. Bei mehreren Verstößen nach Absatz 1 bis 3 ist die Gesamtsumme der Vertragsstrafe begrenzt auf 5% des geschätzten Nettogesamtauftragswertes für die Vertragslaufzeit des jeweiligen Bedarfsträgers.

(5) Die Forderung kann gegen die Forderung der Auftragnehmerin aufgerechnet werden. Der Bedarfsträger informiert das Beschaffungsamt über die Festsetzung von Vertragsstrafen umgehend in Textform.

(6) § 8 der AGB bleibt unberührt.

(7) Weitergehende gesetzliche Ansprüche, insbesondere auf Erfüllung und / oder Schadensersatz, jedoch unter vollständiger Anrechnung der Vertragsstrafe, bleiben vorbehalten. Das Recht der Auftragnehmerin, den Nachweis zu verlangen, dass ein Schaden nicht oder nicht unwesentlich niedriger entstanden ist, bleibt hiervon unberührt

§ 17 Laufzeit

Der Vertrag wird mit Zuschlagserteilung geschlossen. Die Ausführung der vertraglich geschuldeten Leistungen beginnt am 01.11.2026 und endet am 31.10.2029. Ein Anspruch auf Vergütung besteht erst ab Ausführung der Leistungen.

§ 18 Kündigung

(1) Der Vertrag kann erstmalig mit Wirkung zum Ablauf des ersten Jahres nach Leistungsbeginn (31.10.2027) von beiden Vertragsparteien mit einer Kündigungsfrist von sechs Monaten zum Ende eines vollen Leistungsjahres (jeweils 31.10.) ordentlich gekündigt werden.

(2) Während der Vertragslaufzeit ist ferner die Kündigung aus wichtigem Grund möglich. Das Recht der Kündigung aus wichtigem Grund richtet sich nach §§ 20, 21 der AGB. § 1a Ziff. 5 und §14 Abs. 3 des Vertrages bleiben hiervon unberührt.

§ 19 Ansprechpersonen

(1) Während der Vertragslaufzeit ist eine enge Abstimmung der Auftragnehmerin mit den teilnehmenden Bedarfsträgern zu gewährleisten. Die Auftragnehmerin benennt hierzu eine in der Zeit von Montag bis Freitag zwischen 08:00 Uhr und 16:00 Uhr tätige zentrale Ansprechperson für alle operativen Belange mit entsprechenden Kontaktdaten. Überdies benennt die Auftragnehmerin eine ständige Ansprechperson für Vertrags- bzw. Leistungsänderungen sowie für sonstige vertragliche Fragestellungen. Fällt die benannte Ansprechperson während der Vertragslaufzeit aus, verpflichtet sich die Auftragnehmerin, sicherzustellen, dass eine qualifizierte Vertretung eingesetzt wird. Die Auftragnehmerin ist verpflichtet der Auftraggeberin etwaige Änderungen bezüglich der Ansprechperson umgehend mitzuteilen. Es ist sicherzustellen, dass die vertraglich vereinbarte Leistung durch eine qualifizierte Vertretung erbracht wird. Die genannten Ansprechpersonen haben auf Anfragen innerhalb einer Reaktionszeit von einem Tag zu reagieren.

(2) Für Vertrags- bzw. Leistungsänderungen jeder Art ist die Auftraggeberin (endvertreten durch das Beschaffungsamt des BMI als vertragsführende Stelle) allein zuständig. Sie benennt hierfür sowie für sonstige vertragliche Fragestellungen eine ständige Ansprechperson

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Ansprechperson der Auftragnehmerin für die Auftragsausführung:

Name:

Telefonnummer:

E-Mail- Adresse:

Ansprechperson der Auftragnehmerin für das zentrale

Vertragsmanagement:

Name:

Telefonnummer:

E-Mail- Adresse:

Ansprechperson der Auftraggeberin:

Name:

Telefonnummer:

E-Mail- Adresse:

Bonn, den Datum der Zuschlagserteilung

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