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Leistungsbeschreibung
Beschaffungsamt Briefversand für LB-Nr.: des BMI Bundesbehörden und sonstige Ausgabe-Nr.: Einrichtungen des Bundes Ausgabedatum: 08/2026 Brühler Straße 3 53119 Bonn Referat: B 12
Inhaltsverzeichnis
- Einführung .................................................................................................................................. 2
- Losteilung ................................................................................................................................... 2
- Grundlagen der Bedarfsermittlung ............................................................................................ 2
- Leistungsinhalte für alle Lose ..................................................................................................... 3 a. Sendungsarten und -formen ...................................................................................................... 3 b. Abholung – Abholzeiten, Transportbehältnisse ........................................................................ 4 c. Zählen, Sortieren, Frankieren .................................................................................................... 5 d. Briefgeheimnis ........................................................................................................................... 6 e. Maßnahmen zur Vorbereitung der Leistungsübernahme ......................................................... 6 f. Einweisung Erfüllungsgehilfen ................................................................................................... 7
- Besondere Leistungsinhalte ....................................................................................................... 8 a. Briefzustellung, Zustellziele ....................................................................................................... 8 b. Brieflaufzeiten ............................................................................................................................ 8 c. Zustellversuche, Adressrecherche, Rücksendung...................................................................... 9 d. Klimaneutraler Versand ............................................................................................................. 9 e. Soziale und ökologische Anforderungen ................................................................................. 11
- Sonstige Leistungen für alle Lose ............................................................................................. 11
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- Einführung
Die Bundesrepublik Deutschland, endvertreten durch das Beschaffungsamt des BMI, hat die Betreuung des Briefversands für Bundesbehörden und sonstige Einrichtungen des Bundes (nachfolgend „Bedarfsträger“ genannt) in 14 Regionallosen zu vergeben.
- Losteilung
Die zu vergebende Dienstleistung wird in 14 Lose unterteilt vergeben:
LOS 1: Briefversand von unfrankierter Post in der RegionKöln-Bonn LOS 2: Briefversand von unfrankierter Post in der RegionBerlin LOS 3: Briefversand von unfrankierter Post in der RegionKarlsruhe, Mannheim, Ludwigshafen LOS 4: Briefversand von unfrankierter Post in der RegionStuttgart LOS 5: Briefversand von unfrankierter Post in der RegionHamburg LOS 6: Briefversand von unfrankierter Post in der RegionRhein-Main LOS 7: Briefversand von unfrankierter Post in der RegionGroßraum München LOS 8: Briefversand von unfrankierter Post in der Region Niedersachsen LOS 9: Briefversand von unfrankierter Post in der RegionLeipzig LOS 10: Briefversand von unfrankierter Post in der RegionNürnberg LOS 11: Briefversand von unfrankierter Post in der RegionDresden, Cottbus, Senftenberg LOS 12: Briefversand von unfrankierter Post in der RegionDortmund, Bielefeld, Münster LOS 13: Briefversand von unfrankierter Post in der RegionBremen, Oldenburg, Bramsche LOS 14: Briefversand von unfrankierter Post in der RegionFreiburg, Offenburg, Lörrach
- Grundlagen der Bedarfsermittlung
Die teilnehmenden Bedarfsträger, deren Adressdaten und die gemeldeten Versandmengen in den einzelnen Losen entnehmen Sie bitte der Anlage 1.1 (Bedarfsträgerliste).
Die diesen Zahlen zugrundeliegende Bedarfsermittlung wurde nach bestem Wissen auf Basis der erwarteten Versandmengen für das verbleibende Jahr sowie die Folgejahre durchgeführt. Hierbei wurde auf vorhandenes Zahlenmaterial in IT-Systemen zurückgegriffen, Erfahrungen sowie absehbare Entwicklungen berücksichtigt. Die angegebenen Mengen im jeweiligen
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SEITE 3 VON 13 Preisblatt wurden auf Grundlage dieser Bedarfsermittlung errechnet und spiegeln die durchschnittlichen Mengen für ein Jahr wider. Aufgrund ihrer Aufgabenstellung haben Bundesbehörden und sonstige Einrichtungen des Bundes keine regionalen Schwerpunkte bei ihren Empfängern. Eine weitere Aufschlüsselung des Mengengerüstes hinsichtlich der Zustellung ist den Bedarfsträgern nicht möglich.
Während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung ist in Einzelfällen mit Umzügen und Wegfall von Bedarfsträgern oder Neuaufnahmen von Bundesbehörden der unmittelbaren Bundesverwaltung in den oben beschriebenen PLZ-Bereichen zu rechnen.
Bitte beachten Sie, dass die in der Bedarfsträgerliste für die einzelnen Lose angegebenen Versandmengen lediglich als Kalkulationsrichtschnur dienen sollen. Ein Anspruch der Auftragnehmerin auf eine Mindestversandmenge besteht nicht.
- Leistungsinhalte für alle Lose
a. Sendungsarten und -formen
Gegenstand der Dienstleistung in den jeweiligen Losen ist die Abholung und der Transport und die Zustellung der folgenden Briefgrößen bzw. – Arten (national und international). (L = Länge; B = Breite; H = Höhe)
(1) Postkarten National und international L: 14 cm – 23,5 cm, B: 9 cm – 12,5cm, Flächengewicht 150 – 500g/m2
(2) Standardbrief L: 14 – 23,5 cm, B: 9 – 12,5 cm, H: bis 0,5 cm, bis 20 g
(3) Kompaktbrief L: 10 cm – 23,5 cm, B: 7 cm – 12,5cm, H: bis 1 cm, bis 50 g
(4) Großbrief national
(bis 31.12.2026) L: 10 – 35,3 cm, B: 7 – 25 cm, H: bis 2 cm, bis 500 g
(ab 01.01.2027) L: 10 – 35,3 cm, B: 7 – 25 cm, H: bis 3 cm, bis 1.000 g
(5) Großbrief international
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SEITE 4 VON 13 (bis 31.12.2026) L: 14 – 35,3 cm, B: 9 – 25 cm, H: bis 2 cm, bis 500 g
(ab 01.01.2027) L: 14 – 38,1 cm, B: 9 – 30,5 cm, H: bis 3 cm, bis 1.000 g
(6) Maxibrief national
(bis 31.12.2026) L: 10 – 35,3 cm, B: 7 – 25 cm, H: bis 5 cm, bis 1.000 g
(ab 01.01.2027) L: 10 – 38,1 cm, B: 7 – 30,5 cm, H: bis 3 cm, bis 2.000 g
(7) Midibrief international (neu ab 01.01.2027) L: min. 14 – 38,1 cm, B: 9 – 30,5 cm, H: bis 2 cm, bis 500 g
(8) Einschreiben Einschreiben sind nachweispflichtige Sendungen, die in den Formaten (2) bis (7) versandfertig übergeben werden. Die Einschreiben sind gegen Verlust oder Beschädigung in Höhe von € 25 versichert. Den Bedarfsträgern sind alle Angaben für eine Sendungsnachverfolgung zu übermitteln, auch wenn für die Zustellung ein Unterauftragnehmer beauftragt wird.
(a) Einschreiben Einwurf Der Absender erhält einen Einlieferungsnachweis für die Briefsendung von der Auftragnehmerin.
(b) Einschreiben Standard Der Zusteller übergibt die Sendung persönlich nur gegen Unterschrift und ausschließlich an den Empfänger, seinen Bevollmächtigten oder einen anderen Empfangsberechtigten. Der Absender erhält einen Einlieferungsnachweis für die Briefsendung von der Auftragnehmerin. (c) Einschreiben Rückschein Der Absender erhält zusätzlich zum Einlieferungsnachweis eine Empfangsbestätigung mit der Originalunterschrift des Empfängers/Empfangsberechtigten, die den Erhalt der Sendung gemäß § 175 ZPO dokumentiert. Anstelle des Rückscheins kann dem Absender auch per Brief eine schriftliche Bestätigung der Auslieferung mit der digitalisierten Unterschrift des Empfängers und einem Sendungsbild übersandt werden.
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SEITE 5 VON 13 (9) Postzustellungsaufträge Postzustellungsaufträge sind förmliche Schriftstücke, die unabhängig von Größe und Gewicht gemäß den Vorschriften der Zivilprozessordnung, §§ 166 bis 182 ZPO und des Verwaltungszustellungsgesetzes (VwZG) des Bundes jeweils in der aktuellen Fassung, zugestellt werden. Die Einlieferungslisten werden durch den Bedarfsträger erstellt.
(10) Warensendungen National, bis 1.000 g
b. Abholung – Abholzeiten, Transportbehältnisse
Sämtliche unter Briefgrößen und –Arten (1) bis (10) genannten Briefsendungen sind an Werktagen montags bis freitags bei den in der Bedarfsträgerliste in dem jeweiligen Los genannten Adressen abzuholen. Die in der Bedarfsträgerliste angegebenen Abholzeiten sind grundsätzlich einzuhalten. Die Auftragnehmerin ist berechtigt, im Sinne der Tourenoptimierung von den Zeiten abzuweichen. Die Abweichungen sind jedoch so gering wie möglich zu bemessen und mit den einzelnen Bedarfsträgern auf deren dienstliche Belange abzustimmen. Bei zeitlicher Kollision der Abholzeiten mehrerer Bedarfsträger hat die zeitliche Priorität jeweils derjenige Bedarfsträger mit dem größeren angegebenen Versandbedarf. Sollte es aufgrund von Krankheit, Fahrzeugschaden u. a. nicht möglich sein, die Abholzeiten einzuhalten, sind die betroffenen Bedarfsträger hierüber am gleichen Tag bis zur vereinbarten Abholzeit zu informieren. Es ist abzustimmen, wie die Abholung in diesen Fällen erfolgt.
Die Auftragnehmerin stellt den Bedarfsträgern ohne gesonderte Vergütung sämtliche für den Transport erforderliche Behältnisse, die wetterfest und verschließbar (z. B. mit Deckel, keine Verplombung) sein müssen, zur Verfügung. Es ist jederzeit für den jeweiligen Versandbedarf der einzelnen Bedarfsträger ausreichend Transportbehältnisse vorzuhalten und ggf. auf Wunsch vorab zur Verfügung zu stellen. Bei größeren Sendungsaktionen teilt der Bedarfsträger den Mehrbedarf möglichst frühzeitig mit und stimmt Einzelheiten mit der Auftragnehmerin ab. Die Auftragnehmerin ist verpflichtet, eigenständig Einlieferung und Abholung Ihrer Transportbehältnisse zu dokumentieren und nachzuhalten.
c. Zählen, Sortieren, Frankieren
Die Bedarfsträger übergeben die Postsendungen an die Auftragnehmerin verschlossen und nach Kostenstellen sortiert. Die Auftragnehmerin erfasst und zählt die übergebenen Sendungen und legt eine tagesgenaue Einlieferungsübersicht an, die den einzelnen Bedarfsträgern der monatlichen Abrechnung beizufügen ist. Hierbei sind die Briefsendungen mit dem aktuellen Datum zu versehen. Die Einlieferungsübersichten haben:
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- den konkreten Abholtag festzuhalten;
- alle übergebenen Sendungen aufzuführen, unabhängig davon ob die Sendung rabattierfähig ist.
Die Ausgangspost der Sendungsarten und -formen (1) bis (10) wird der Auftragnehmerin in der Regel unsortiert übergeben. Eine Maschinenlesbarkeit kann hierbei nicht garantiert werden, ist jedoch der Regelfall. Nähere Angaben sind der Bedarfsträgerliste zu entnehmen.
Als maschinenlesbar gelten alle maschinell hergestellten Anschriften/Adressfelder, welche die folgenden Anforderungen erfüllen:
(cid:127) Die Versalhöhe von Buchstaben und Ziffern liegt zwischen 2,5 mm und 4,7 mm. Dies entspricht bei vielen Schriftarten einer Schriftgröße von 10 bis 12 pt. (cid:127) Es werden möglichst serifenlose Schriften wie z.B. Arial, Univers, Frutiger, Helvetica verwendet. Grundsätzlich nicht maschinenlesbar sind u.a. Kursivschriften, Zierschriften, schattierte Schriften, gebrochene Schriften, ungleichmäßige Schriften sowie Schriften, die von einer einheitlichen Schriftlinie abweichen. Die teilnehmenden Behörden sind angehalten, diese Schriftarten nicht zu verwenden. (cid:127) Die Anschrift wird in einem gleichmäßigen, kräftigen Druck angebracht. Die dunkle Schrift muss sich deutlich vom einfarbig hellen Hintergrund abheben. (cid:127) Die Anschrift muss vollständig im Fenster erscheinen und mindestens 3 mm von allen Rändern entfernt bleiben. (cid:127) Das Fenster darf nicht spiegeln und muss so durchsichtig sein, dass die Anschrift problemlos lesbar ist.
Anzahl und Gewicht der durch die Auftragnehmerin zu befördernden Briefsendungen werden durch die Auftragnehmerin ermittelt und am darauf folgenden Arbeitstag den einzelnen Bedarfsträgern auf elektronischem Wege (per E-Mail, in einem gängigen Dateiformat, über zugangsgesicherte Internetportale o.ä.) als tagesgenaue Übersicht übermittelt. Die Bedarfsträger melden festgestellte Abweichungen zu den Einlieferungsübersichten möglichst zeitnah, um die Fehlersuche zu vereinfachen.
Die monatliche Rechnung wird aus den Tagesreporten sowie den gegebenenfalls nacherfassten Sendungen gebildet. Auch Nacherfassungen sind, wenn möglich Tag genau zuzuordnen, so dass die Bedarfsträger diese gegen ihre eigenen Postausgangserfassungen prüfen können. Die Rechnung muss die Produkte des Preisblattes wiedergeben.
Ferner übernimmt die Auftragnehmerin das Frankieren, Codieren o.ä. der übergebenen Sendungen, sofern dies für den weiteren Transport bzw. Erfassung der Briefsendungen erforderlich ist. Auf die Regelungen in § 13 des Vertrages in diesen Fällen wird hingewiesen.
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SEITE 7 VON 13 Werden Briefsendungen nicht ausreichend oder nicht frankiert, gehen eventuelle Nachentgelte zu Lasten der Auftragnehmerin.
d. Briefgeheimnis
Die Auftragnehmerin ist zur Wahrung des Postgeheimnisses verpflichtet. Außerdem unterliegt sie den besonderen Regelungen der §§ 64, 66 ff. PostG, des BDSG und der DSGVO. Auf das Merkblatt Postgeheimnis und Datenschutz wird verwiesen.
e. Maßnahmen zur Vorbereitung der Leistungsübernahme
Die Auftragnehmerin ist verpflichtet, unverzüglich nach Zuschlagserteilung, mit jedem der einzelnen Bedarfsträger des jeweiligen Loses in Verbindung zu treten, um die Übernahme der Leistungen vorzubereiten. Die Kontaktdaten der Ansprechpersonen der einzelnen Bedarfsträger werden der Auftragnehmerin vom Beschaffungsamt des BMI zur Verfügung gestellt. Sollte die Auftragnehmerin den Zuschlag für mehr als ein Los erhalten, ist sie verpflichtet, für jedes Los einen eigenen Ansprechpartner zur Verfügung zu stellen.
Mit den Bedarfsträgern sind insbesondere folgende Punkte abzustimmen:
Die genauen Abholzeiten sowie der Abholort sind festzulegen (die Abholzeit ist ggf. anhand der Versandvolumen zu priorisieren) (Hinweis: derzeit wird die Post bei einigen Behörden direkt in der Poststelle, bei anderen an der Pforte abgeholt). Der regelmäßige Bedarf an Transportbehältern ist anhand der Versandvolumina abzuschätzen, damit immer ausreichend Behälter in den Behörden vorliegen, so dass ein zügiger Austausch leerer und voller Behälter gewährleistet ist. Abklärung, wie die Einlieferungslisten am darauf folgenden Arbeitstag den einzelnen Bedarfsträgern auf elektronischem Wege (per E-Mail in einem gängigen Dateiformat, über zugangsgesicherte Internetportale o.ä.) als tagesgenaue Übersicht übermittelt werden. Abstimmung der Anzahl der verschiedenen Kostenstellen bei den einzelnen Bedarfsträgern. Abstimmung der Rechnungsmodalitäten (Bankdaten der Auftragnehmerin, Rechnungsadresse und Rechnungsstelle bei dem Bedarfsträger, Leitweg-ID für die elektronische Rechnungsstellung, etwaige Formfragen etc.). Abstimmung der Sicherheitsanforderungen für das Betreten der Liegenschaften. Die Notwendigkeit von Sicherheitsüberprüfungen, für das Betreten der Liegenschaften wird durch die Bedarfsträger festgelegt (siehe Anlage 1.1). Die Auftragnehmerin ist dann in Abstimmung mit den die Sicherheitsüberprüfung durchführenden Stellen verpflichtet, unverzüglich die erforderlichen Informationen über die zu überprüfenden Mitarbeiter in der verlangten Form zu beschaffen und zu übergeben.
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SEITE 8 VON 13 Soweit möglich, sind die Mitarbeiter vorzustellen, die bei den einzelnen Bedarfsträgern verkehren werden. Die Inanspruchnahme der Leistungen „Postfach Lieferservice“ und „Klischeeaufdruck“ ist zu klären.
f. Einweisung Erfüllungsgehilfen
Sämtliche hier und im Vertrag niedergelegten Pflichten treffen die Auftragnehmerin und deren Erfüllungsgehilfen (Unterauftragnehmer, Einsatz anderer Unternehmen im Rahmen der Eignungsleihe) gleichermaßen. Die Auftragnehmerin hat sicher zu stellen, dass ihre Erfüllungsgehilfen über den Vertrag und diese Leistungsbeschreibung informiert sind und überprüft dies regelmäßig. Auf Verlangen der Auftraggeberin bzw. der Bedarfsträger hat die Auftragnehmerin die Information der Erfüllungsgehilfen nachzuweisen.
- Besondere Leistungsinhalte
a. Briefzustellung, Zustellziele
Die Zustellung der Sendungsarten und -formen (1) bis (7) und (10) erfolgt durch den Einwurf in den Briefkasten des Empfängers bzw. durch persönliche Übergabe an den im Anschriftenfeld bezeichneten Empfänger. Die Zustellung der Einschreiben (8) erfolgt wie unter Punkt 4 a. dargestellt. Die Postzustellungsaufträge (9) sind entsprechend den Vorschriften der Zivilprozessordnung und des Verwaltungszustellungsgesetzes durch die Auftragnehmerin zuzustellen. Das heißt, die Zustellung der Schriftstücke bei den Empfängern, die hoheitliche Beurkundung hierüber und die Rücksendung der Beurkundungsunterlagen an die auftraggebende Behörde bzw. Dienststelle sind hierbei Leistungsumfang.
Im Bundesgebiet muss die Zustellung an mindestens 5 Wochentagen erfolgen.
Die Briefsendungen (1) bis (8) sind im gesamten Bundesgebiet sowie weltweit zuzustellen, Einschreiben (8) jedoch sind außerhalb Deutschlands nur zuzustellen, sofern das Zielland diese Sendungsform anbietet. Die Briefsendung (9) und (10) ist nur national zuzustellen.
b. Brieflaufzeiten
Die nationalen Brieflaufzeiten sowie die Brieflaufzeiten innerhalb der EU richten sich nach § 18 PostG.
In Anlehnung an § 18 PostG muss die Auftragnehmerin von den im Rahmen dieses Vertrags
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SEITE 9 VON 13 an einem Werktag eingelieferten inländischen Briefsendungen im Jahresdurchschnitt jeweils mindestens 95 Prozent an dem dritten auf den Einlieferungstag folgenden Werktag und 99 Prozent an dem vierten auf den Einlieferungstag folgenden Werktag beim Empfänger zustellen oder, falls sie sich Erfüllungsgehilfen bedient, dafür Sorge tragen, dass die o.g. Quoten eingehalten werden. Für sonstige internationale Briefsendungen gelten die internationalen Vereinbarungen im Postversand.
Die hier dargestellten Brieflaufzeiten gelten auch bei Einschaltung eines anderen Postdienstleisters im Rahmen von Konsolidierung. Die Auftragnehmerin trägt auch in diesem Falle die Verantwortung für die Einhaltung der Brieflaufzeiten und ein etwaiges Verlustrisiko.
c. Zustellversuche, Adressrecherche, Rücksendung
Sind Briefsendungen der Arten und Formen (1) bis (5) und (7) nicht zustellbar, erfolgt durch die Auftragnehmerin am folgenden Werktag ein erneuter Zustellversuch. Sollte auch dieser Versuch fruchtlos bleiben, führt die Auftragnehmerin noch am Tag des zweiten Zustellversuches eine kostenlose Empfängerrecherche zur Feststellung einer evtl. Nachsende- oder neuen Adresse durch. Wurde diese erfolgreich ermittelt, erfolgt ein weiterer Zustellversuch an die neue ermittelte Adresse. Erfolgt bereits vor dem ersten Zustellversuch eine Prüfung der Adresse, so erfolgt die Zustellung direkt an die korrigierte / neue Anschrift.
Sofern die zwei Zustellversuche und auch die Recherche einer neuen Adresse ohne Ergebnis bleiben, ist die Postsendung unter Angabe der nachstehenden Gründe an die absendende Dienststelle zurückzusenden. Für die Rücklaufzeit ist die Laufzeit Z+3 einzuhalten. Die Rücksendung hat unverzüglich nach Feststellung der Unzustellbarkeit zu erfolgen.
Gründe für Nichtzustellung:
- Empfänger unbekannt verzogen
- Empfänger verstorben
- Firma erloschen
- Empfänger unbekannt
- Straße unbekannt
- nicht abgeholt
- Annahme verweigert
- ohne nähere Angaben nicht zu ermitteln
- Sonstiges, der Nichtzustellungsgrund ist durch die Auftragnehmerin näher zu erläutern
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d. Klimaneutraler Versand
Die Auftragnehmerin verpflichtet sich, sämtliche Sendungen dieses Vertrages CO2-reduziert und für die verbleibenden, nicht vermeidbaren Emissionen nachweislich kompensiert (im Folgenden „CO2-neutral“) zu versenden. Dabei gilt der Vorrang der Vermeidung und Reduktion von Emissionen vor der Kompensation. Die Auftragnehmerin ist verpflichtet, den Carbon-Footprint (die CO2-Bilanz) ihres Unternehmens und der von ihr transportierten Sendung vollständig, unter Einbeziehung der gesamten Prozesskette zu ermitteln. Der Prozess und das Ergebnis der Ermittlung der CO2-Bilanz sind hierbei fortlaufend von einem unabhängigen Institut zu zertifizieren. Hierbei ist der gesamte Prozess von der Abholung bis zur Zustellung der Sendungen unter Berücksichtigung etwaig eingeschalteter Subunternehmen bzw. kooperierender Unternehmen einzubeziehen. Dies kann auch im Wege einer von einem unabhängigen Institut durchgeführten oder überprüften, statistisch unterlegten und belastbaren Hochrechnung geschehen. Der Nachweis einer zusätzlichen Zertifizierung der etwaig eingeschalteten Subunternehmen bzw. kooperierenden Unternehmen selbst ist nicht erforderlich. Die Zertifizierung ist gegenüber dem Beschaffungsamt des BMI nach abgeschlossenem Zertifizierungsprozess durch Vorlage der entsprechenden Zertifikate des unabhängigen Institutes nachzuweisen.
Die Auftraggeberin erhält bei der Auftragnehmerin ein individuelles CO2-Konto. Der im Laufe des Jahres durch den Briefversand verursachte CO2- Ausstoß wird in diesem Konto gesammelt.
Die so ermittelten CO2-Emissionen der angeschlossenen Bedarfsträger sind von der Auftragnehmerin durch interne Maßnahmen sowie durch den Ankauf von frei handelbaren CO2-Zertifikaten vollständig zu kompensieren.
Für den Ausgleich der beim Versand entstandenen, nicht vermeidbaren CO2-Emissionen dürfen ausschließlich hochwertige, verifizierte und zusätzliche Klimazertifikate anerkannter Standards angekauft werden, insbesondere Zertifikate nach dem Gold Standard (GS) oder dem Verified Carbon Standard (VCS) oder gleichwertige, von einer unabhängigen Stelle verifizierte Standards. Die Kompensation hat vorrangig durch Zertifikate mit hoher Zusätzlichkeit und dauerhafter Wirkung zu erfolgen; die verwendeten Standards und Projekte sind gegenüber der Auftraggeberin offenzulegen. Die vollständige Kompensation der ermittelten CO2-Emissionen ist gegenüber dem Beschaffungsamt des BMI durch Vorlage der entsprechenden Zertifikate für externe Projekte bzw. Beschreibung der internen Maßnahmen mit den entsprechenden Einsparungen an CO2-
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SEITE 11 VON 13 Emissionen jährlich nachzuweisen. Der Nachweis erfolgt erstmalig nach dem Ende des Kalenderjahres nach Auftragsbeginn und dann jeweils einmal jährlich.
Die Auftragnehmerin ist verpflichtet, die Briefsendungen in rechtskonformer Weise als CO2- reduziert und kompensiert zu kennzeichnen. Eine etwaige Kennzeichnung als „CO2-neutral“ ist nur zulässig, wenn zugleich in transparenter und für den Empfänger nachvollziehbarer Weise darüber aufgeklärt wird, in welchem Umfang die Neutralität durch Emissionsvermeidung bzw. -reduktion und in welchem Umfang durch Kompensation erreicht wird (vgl. BGH, Urteil vom 27.06.2024, I ZR 98/23). Die Auftragnehmerin trägt die Verantwortung für die wettbewerbs- und lauterkeitsrechtliche Zulässigkeit der von ihr verwendeten Umweltaussagen.
Die Auftragnehmerin stellt der Auftraggeberin einmalig unentgeltlich ein Zertifikat zur Verfügung, das die Teilnahme des „Beschaffungsamtes des BMI im Auftrag der Bundesrepublik Deutschland“ am CO2-reduzierten und kompensierten Versandprogramm nachweist.
Die Auftragnehmerin stellt dem Beschaffungsamt des BMI unentgeltlich jährlich ein Zertifikat mit den angefallenen und kompensierten CO2-Emissionen des gesamten Vertrages zur Verfügung. Das Zertifikat muss spätestens bis zum 30.06. des Folgejahres vorgelegt werden, gerne per E-Mail im pdf-Format an die im Vertrag angegebene Ansprechperson der Auftraggeberin.
e. Soziale und ökologische Anforderungen
Die Auftragnehmerin gewährleistet bei der Erbringung der Leistung angemessene und sichere Arbeitsbedingungen und hält die einschlägigen arbeits-, sozial- und tarifrechtlichen Vorschriften ein. Dies gilt auch für eingeschaltete Unterauftragnehmer und im Rahmen der Eignungsleihe eingesetzte Unternehmen.
Setzt die Auftragnehmerin Unterauftragnehmer ein, hat sie diese im Hinblick auf die Einhaltung der maßgeblichen gesetzlichen Vorgaben, insbesondere nach dem Postgesetz (PostG) in der Fassung des Postrechtsmodernisierungsgesetzes vom 15. Juli 2024 regelmäßig, mindestens jedoch jährlich, zu überprüfen und die Überprüfung zu dokumentieren. Die Auftraggeberin kann die Vorlage dieser Nachweise verlangen.
- Sonstige Leistungen für alle Lose
Folgende Leistungen sind zusätzlich zu den unter Ziffern 4 und 5 aufgeführten Leistungen von der Auftragnehmerin anzubieten. Die einzelnen Bedarfsträger sind jederzeit einseitig berechtigt, diese sonstigen Leistungen bei der Auftragnehmerin abzurufen. Eine Verpflichtung
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SEITE 12 VON 13 hierzu besteht jedoch nicht. Die Inanspruchnahme der jeweiligen Leistung muss mit einmonatiger Vorlaufzeit angekündigt werden.
Aufdruck eines Wunsch-Klischees Die Auftragnehmerin verpflichtet sich, die abgehende Briefpost der Bedarfsträger auf deren Verlangen ohne eine gesonderte Vergütung mit einem Wunschklischee zu bedrucken. Die Bedarfsträger stellen der Auftragnehmerin, sofern sie diese Leistung wünschen, das Klischee in einem von der Auftragnehmerin verwertbaren Dateiformat kostenlos zur Verfügung. Für die Endbearbeitung und Einrichtung des Klischees erhält die Auftragnehmerin einmalig Einrichtungskosten gemäß Preisblatt, ebenso bei einem Wechsel des Klischees auf Wunsch der Bedarfsträger. Sofern mehrere Bedarfsträger das gleiche Klischee nutzen, dürfen die Einrichtungskosten nur einmal erhoben werden.
Postfach Lieferservice Diese Leistung umfasst das werktägliche (Montag bis Freitag) Abholen aller Sendungen, die für die Bedarfsträger, die diese Leistung in Anspruch nehmen, in den Postfächern der jeweiligen Filialen der Deutschen Post AG bzw. den Standorten der Postfächer vorliegen (u.a. auch Einschreiben, Nachnahme-Sendungen und Sendungen mit Nachentgelt) und die Anlieferung in den jeweiligen Poststellen der Bedarfsträger.
Die Bedarfsträger, die Interesse an dieser Leistung angemeldet haben, entnehmen Sie bitte der beigefügten Bedarfsträgerliste.
Die Kosten für etwaige Nachnahme-Sendungen und die Nachentgelte sind von der Auftragnehmerin vorab auszulegen und werden gegen Vorlage der entsprechenden Quittungen im Rahmen der monatlichen Abrechnungen nachträglich erstattet. Der Bedarfsträger händigt die entsprechenden Schlüssel für das Postfach aus.
Die Anlieferungszeit an die diese Leistung abrufenden Bedarfsträger wird häufig in den frühen Morgenstunden kurz nach Öffnung der jeweiligen Deutschen Post Filiale (bzw. Standort des Postfaches) liegen. Die genauen Uhrzeiten können der Bedarfsträgerliste entnommen werden. Ggf. kann die Anlieferung der Postfachpost mit der Abholung der abgehenden Post kombiniert werden; die Bedarfsträger haben aber unter Berücksichtigung der dienstlichen Belange das Recht, eine separate Anfahrt, die mit dem anzugebenden Pauschalpreis abschließend vergütet ist, zu verlangen.
Die Leistung wird mit einer monatlichen Pauschale je Bedarfsträger, die im Preisblatt verpflichtend anzugeben ist, vergütet. Sofern der Bedarfsträger die Anlieferung der Post aus den Postfächern zweimal werktäglich verlangt, verdoppelt sich die monatliche Vergütung entsprechend des im Preisblatt angegebenen Pauschalbetrages. Sofern der Bedarfsträger die Anlieferung der Post von mehreren Postfächern an jeweils unterschiedlichen Abholorten
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SEITE 13 VON 13 verlangt, erhöht sich die monatliche Vergütung entsprechend des im Preisblatt angegebenen Pauschalbetrages.