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Leistungsbeschreibung

„Briefbeförderung aus

Zentraldruck“

Offenes Verfahren mit der Vergabe-Nr.

AOKBW-2026-GB9.04/PDL-05

zur Beförderung und Zustellung der täglichen Briefpost

der

Baden-Württemberg

Stand: 28.10.2026

(Änderungen sind rot unterstrichen dargestellt)

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Inhaltsverzeichnis zur Leistungsbeschreibung (Stand: 07 28.10.2026) „Briefbeförderung aus Zentraldruck“

Vorbemerkung ............................................................................................................................... 3

Auftraggeber und Ausschreibungsgegenstand .............................................................. 3 1.1 Auftraggeber ...................................................................................................................................... 3 1.2 Gegenstand der Leistungsbeschreibung .................................................................................. 4 1.3. Aufteilung nach Losen ................................................................................................................... 4 1.4. Allgemeine Verfahrensbeschreibung ...................................................................................... 5 1.6. Zusammenfassende Anforderungen ........................................................................................ 6
Leistungsbeschreibung im Detail .................................................................................... 7 2.1. Grundsätzliche Anforderungen .................................................................................................. 7 2.2. Beschreibung Versandstücke ..................................................................................................... 8 2.2.1. Formate und Gewichte für Tagespostsendungen ........................................................................ 8 2.2.2. Umhüllung .................................................................................................................................................... 8 2.2.3. Adressierung ............................................................................................................................................... 9 2.2.4. Automationsfähigkeit .............................................................................................................................. 9 2.2.5. Empfänger .................................................................................................................................................... 9 2.2.6. Verteilung innerhalb des Bundesgebietes ................................................................................... 10 2.3. Bereitstellung ................................................................................................................................ 11 2.4. Abholung ......................................................................................................................................... 12 2.5. Frankatur und Codierung .......................................................................................................... 13 2.6. Briefpostbeförderung und Zustellung Inland .................................................................... 15 2.6.1. Sortierung und Beförderung ............................................................................................................. 15 2.6.2. Zustellfristen ............................................................................................................................................. 15 2.6.3. Zustellung durch Einwurf ................................................................................................................... 16 2.6.5. Unzustellbare Sendungen ................................................................................................................... 17 2.6.6. CO -neutraler Versand ......................................................................................................................... 18 2 2.7. Briefsendungen Ausland (nur Los 4) .................................................................................... 18 2.8. Kundenbetreuung ........................................................................................................................ 19
Mengen und Struktur ........................................................................................................... 20
Service-Level-Agreement (SLA) ........................................................................................ 25
Migration .................................................................................................................................. 26
Ausfallsicherheit .................................................................................................................... 27
Erfüllungsort ........................................................................................................................... 27

Das vorliegende Dokument ist Eigentum von portoconsult Marcus Weber, Kriftel. Alle Inhalte in dieser Leistungsbeschreibung wie Aufbau, Texte, Grafiken etc., sind urheberrechtlich geschützt. Eine (auch teilweise) Nutzung für andere oder zukünftige Ausschreibungen oder sonstige Zwecke, eine vollständige oder teilweise Bearbeitung, Vervielfältigung oder Verbreitung oder sonstige Nutzung ist strafbar. Dies wird zivil- und strafrechtlich verfolgt.

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Vorbemerkung

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der

Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche

Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen und diskriminierungsfrei für alle

Geschlechter.

Sofern in dieser Leistungsbeschreibung Begriffe verwendet werden, die

typischerweise dem Universaldienstleister Deutsche Post AG (DP AG) zugeordnet

werden können, gelten diese Begriffe diskriminierungsfrei auch für alle anderen

Anbieter. Mit der Nutzung solcher Begriffe ist weder die Vorwegnahme des

Vergabeergebnisses noch eine anderweitige Bevorzugung eines Bieters verbunden.

1. Auftraggeber und Ausschreibungsgegenstand

1.1 Auftraggeber

Die AOK Baden-Württemberg (Auftraggeberin) ist eine rechtsfähige Körperschaft

des öffentlichen Rechts mit Sitz

Presselstraße 19

70191 Stuttgart

Die Auftraggeberin ist eine in Baden-Württemberg wählbare gesetzliche

Krankenkasse und gehört zum Verband der Allgemeinen Ortskrankenkassen (AOK).

Rund 10.500 Mitarbeiter betreuen ca. 4.600.000 Versicherte mit einem

Haushaltsvolumen von ca. 26 Mrd. Euro. Damit ist die Auftraggeberin die

fünftgrößte gesetzliche Krankenkasse Deutschlands und die größte Krankenkasse

in Baden-Württemberg. Vertreten wird die Auftraggeberin durch den

Vorstandsvorsitzenden, Herr Johannes Bauernfeind.

Die Auftraggeberin ist nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

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1.2 Gegenstand der Leistungsbeschreibung

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Abholung, Sortierung (gegebenenfalls

Frankierung), Beförderung und Zustellung der täglich anfallenden adressierten

Briefsendungen aus dem Zentraldruck der Auftraggeberin gemäß den

Bestimmungen des Postgesetzes (PostG) in der Fassung vom 18.7.2024 sowie

dieser Leistungsbeschreibung. Bei der Tagespost handelt es sich ausschließlich um

Briefsendungen gemäß § 16 Abs. 1, Ziffer 1. und Ziffer 4. PostG

(Universaldienstleistung). Presseerzeugnisse und inhaltsgleiche Massensendungen

mit verlängerten Zustellfristen sind nicht Bestandteil dieser Leistungsbeschreibung.

Das jährliche Briefvolumen über alle Lose beläuft sich durchschnittlich auf ca.

14.800.000 Briefsendungen. Die Zustellung beim Empfänger erfolgt grundsätzlich

im Inland. In geringem Umfang sind Auslandsbriefe zu befördern.

Die Briefbeförderung gemäß dieser Leistungsbeschreibung ist mit Wirkung zum

April 2027 zu erbringen.

1.3. Aufteilung nach Losen

Ausschreibung, Zuschlag und Vertragsabschluss erfolgen in 4 Losen. Die

Losbildung orientiert sich an den postalischen Leitregionen bzw. Postleitzahlen in

Deutschland und den sich hieraus ergebenden Zustellgebieten.

Los 1 („BaWü Nord“): Die Zieladressen liegen in den Leitregionen 70, 71,

und 72. Das Sendungsvolumen umfasst ca. 3.730.000 Tagespost-

Sendungen pro Jahr.

Los 2 („BaWü West“): Die Zieladressen liegen in den Leitregionen 78 und

Das Sendungsvolumen umfasst ca. 2.100.000 Tagespost-Sendungen

pro Jahr.

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Los 3 („BaWü Ost“): Die Zieladressen liegen in den Leitregionen 88 und

Das Sendungsvolumen umfasst ca. 1.550.000 Tagespost-Sendungen

pro Jahr.

Los 4 („Rest BRD“): Die Zieladressen liegen in den Leitregionen 01 - 69,

73 - 77, 80 - 87, 90 - 99 und im Ausland. Das Sendungsvolumen umfasst ca.

7.400.000 Tagespost-Sendungen pro Jahr.

Diese Leistungsbeschreibung gilt in gleicher Weise für alle Lose. Unterscheidungen

in den Losen sind in der jeweiligen Gliederungsposition vermerkt/beschrieben.

Wenn in der Leistungsbeschreibung von „dem Briefpostdienstleister“ (BDL) die

Rede ist, gilt dies in gleicher Weise auch für die Mehrzahl an Briefpostdienstleistern,

da es durchaus möglich (nicht jedoch zwingend) ist, dass die Leistungserbringung

von unterschiedlichen Dienstleistern (für jeweils ein Los) ausgeführt wird.

1.4. Allgemeine Verfahrensbeschreibung

Die Auftraggeberin betreibt eine Vielzahl von Geschäftsstellen in Baden-

Württemberg, die Hauptverwaltung befindet sich in Stuttgart. Zur schriftlichen

Kommunikation mit Arbeitgebern und Versicherten nutzt die Auftraggeberin ein

Dokumenten-Management-System. Der Druckoutput wird heute überwiegend

zentral beim Druckdienstleister der Auftraggeberin erzeugt. Daneben werden

Dokumente, die sich nicht zur zentralen Produktion eignen, in der Hauptverwaltung

und den AOK-Bezirksdirektionen erstellt.

Der zukünftige Briefpostdienstleister (BDL) holt die fertig kuvertierten

Briefsendungen täglich am Abholort ab und stellt die Sendungen den Empfängern

durch Einwurf zu. Die Briefsendungen aus dem Zentraldruck können - im Rahmen

der technischen Möglichkeiten - bereits frankiert übergeben werden. Bei den

Briefsendungen handelt es sich um Sendungen bis 1.000g mit innerdeutscher

Zustelladresse. In geringem Maße sind Briefe mit ausländischer Zustelladresse

zuzustellen.

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1.6. Zusammenfassende Anforderungen

Vom zukünftigen Briefpostdienstleister werden zusammengefasst folgende Leistungen

erwartet (Details ergeben sich aus den folgenden Kapiteln dieser Leistungsbeschreibung):

Leistungsbezeichnung	Anforderung
Kundenbetreuung	fester Ansprechpartner für Steuerung, Abstimmung, Qualitätskontrolle, Trouble-Shooting
Transportbehältnisse	Bereitstellung von sauberen Transportbehältern im Austausch nach Absprache
Abholung	Los 1 - 4: täglich Montag - Freitag in Weingarten
Frankiervorbereitung durch Auftraggeber	Los 1 - 4: DV-Freimachung oder UPOC-Freimachung durch Druckdienstleister oder unfrankiert
Briefvarianten	- DIN C6/5 bis 20g (Brief „Standard“) - DIN C6/5 bis 50g (Brief „Kompakt“) - DIN C4 bis 1.000g (Brief „Groß“)
Zustellung	Los 1: ca. 3.700.000 Zustellungen p.a. Los 2: ca. 2.100.000 Zustellungen p.a. Los 3: ca. 1.550.000 Zustellungen p.a. Los 4: ca. 7.400.000 Zustellungen p.a.
Zustellgebiet	Los 1: LR 70, 71 und 72 Los 2: LR 78 und 79 Los 3: LR 88 und 89 Los 4: 01 - 69, 73 - 77, 80 - 87, 90 - 99, Auslandsbriefe
Servicelevel Zustellfrist Tagespost	mindestens 95% E+3 und 99% E+4
Servicelevel Zustelltage	mindestens 5 Tage pro Woche
Vertragsbeginn	01.04.2027

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2. Leistungsbeschreibung im Detail

2.1. Grundsätzliche Anforderungen

Die Korrespondenz zwischen der Auftraggeberin, ihren Versicherten, Arbeitgebern

und Sonstigen unterliegt den strengen gesetzlichen Anforderungen des

Sozialgesetzbuches (SGB) und den datenschutzrechtlichen Anforderungen,

insbesondere der DSGVO sowie dem BDSG. Um diesen Anforderungen - aber auch

dem Selbstverständnis der Auftraggeberin im Umgang mit ihren Kunden - gerecht

zu werden, wird vom Dienstleister eine sehr hohe Termintreue, Sorgfalt und

Zuverlässigkeit erwartet.

Die Erfüllung dieser Attribute kann nur gewährleistet werden, wenn die technischen

und organisatorischen Einrichtungen/Maßnahmen entsprechend vorhanden sind

und der Briefpostdienstleister über ausreichend Erfahrung im Bereich

Briefpostzustellung verfügt.

Mit der Abgabe eines Angebotes erklärt der Bieter verbindlich, alle in dieser

Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistungen in der geforderten Qualität

und Güte in der vereinbarten Zeit erbringen zu können.

Grundlage zur Überprüfung der Anforderungen sind die Kriterien zur Eignung und

Zuverlässigkeit sowie die Wertungsfragen (A-/B-Kriterien) gemäß den

Vergabebedingungen zu dieser Leistungsbeschreibung.

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2.2. Beschreibung Versandstücke

Zur Beförderung und Zustellung durch den Briefpostdienstleister sind die nachfolgend

beschriebenen Briefarten vorgesehen.

2.2.1. Formate und Gewichte für Tagespostsendungen

a) Brief „Standard“ adressierte Briefsendung bis 20g,

Format DIN C6/5, max. 2351255mm

b) Brief „Kompakt“ adressierte Briefsendung bis 50g,

Format DIN C6/5, max. 23512510mm

c) Brief „Groß“ adressierte Briefsendung bis 1.000g,

Format DIN C4, max. 35325030mm

2.2.2. Umhüllung

Alle Briefe werden in geschlossenen Fensterversandtaschen/-hüllen mit einem

Flächengewicht von § mindestens 75 g/m2 für das Format DIN C6/5 § mindestens 100 g/m2 für das Format DIN C4

zur Abholung bereitgestellt. Folierte Sendungen werden nicht eingesetzt.

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2.2.3. Adressierung

Die Adressierung erfolgt in einer maschinenlesbaren Schrift mindestens in der

Schriftgröße 9 pt. Der Adressaufbau erfolgt einheitlich nach dem folgenden Muster:

Privatanschrift Firmenanschrift Inland Ausland Inland Ausland

Zeile 1 Anrede Anrede Firma 1 Firma 1 Zeile 2 Vorname Nachname Vorname Nachname Firma 2 Firma 2 Zeile 3 Adresszusatz 1 Adresszusatz 1 Firma 3 Firma 3 Zeile 4 Straße Nummer Straße Nummer Firma 4 Firma 4 Zeile 5 Straßenzusatz Straßenzusatz Straße Nummer Straße Nummer Zeile 6 PLZ Ort PLZ Ort Straßenzusatz PLZ Ort Zeile 7 Land PLZ Ort Land

Die Anschriften-/Lesezone ist mindestens 15 mm vom linken Rand entfernt.

2.2.4. Automationsfähigkeit

Bei den Briefsendungen aus dem Zentraldruck besteht Maschinenfähigkeit,

handschriftliche Adressierungen erfolgen nicht. Die Auftraggeberin akzeptiert daher

bis maximal 0,5% des monatlichen Versandvolumens „nicht maschinenfähige

Sendungen“.

Der Briefpostdienstleister ist verpflichtet, den Nachweis über eine mangelhafte

Maschinenfähigkeit der Briefsendungen zu führen, sofern im Einzelfall ein vom

Angebotspreis abweichender Stückpreis oberhalb der Toleranzgrenze von 0,5%

geltend gemacht wird.

2.2.5. Empfänger

Empfänger der Briefsendungen sind Privatpersonen, Unternehmen und Behörden.

Die Adressierung erfolgt sowohl an Haus-/Lieferadressen (einschließlich Briefkästen

in sog. Klingel- und Schließhäusern) als auch an Postfach-/Großempfänger-

Anschriften.

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2.2.6. Verteilung innerhalb des Bundesgebietes

Die Verteilung der Zieladressen (prozentual) nach postalischen Leitregionen ist der

nachstehenden Aufstellung zu entnehmen. Die tatsächlichen Zustellmengen je

Leitregion können hiervon abweichen.

Abb. 1: Verteilung Zieladressen je Leitregion, Stand 04/2026

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Der Schwerpunkt der Zieladressen liegt mit über 83% im Bereich der Leitregionen

70 - 79 sowie 88 und 89. Die übrigen rund 17% der Sendungen verteilen sich auf

das verbleibende Bundesgebiet sowie das Ausland.

Hinweis: Die Empfänger je Leitregion stellen eine Stichtagsbetrachtung dar.

Aufgrund der laufenden Fluktuation im Mitglieder-/Versicherten-/Arbeitgeberbestand

können die Quoten während der Vertragslaufzeit nicht gewährleistet werden. Die

Auftragnehmer haben keinen Anspruch darauf, dass die genannten Quoten

tatsächlich abgerufen/ beauftragt werden.

2.3. Bereitstellung

Der zukünftige Briefpostdienstleister stellt dem von der Auftraggeberin beauftragten

Druckdienstleister durchgehend ausreichend saubere Behältnisse im ständigen

Austausch zur Verfügung. Die Bereitstellung der Behältnisse erfolgt am Abholort der

Briefsendungen ohne gesonderte Vergütung und ist mit der Berechnung der

Abholpauschale gemäß Preistabelle abgegolten.

Material und Größe der Behältnisse müssen so beschaffen sein, dass sie für eine

dauerhafte Nutzung im Kreislauf geeignet sind. Die Behältnisse müssen für eine

automatisierte Befüllung durch Kuvertiersysteme nach dem aktuellen Stand der

Technik (Postboxensystem) geeignet sein. Geeignet sind z.B. Briefbehälter der

DPAG oder Behälter, die kompatibel hierzu sind.

Die Bereitstellung von Kartonagen ist für alle Lose ausgeschlossen und wird aus

ökonomischen und ökologischen Gründen nicht akzeptiert.

Für die Sendungen erfolgt die Vorsortierung der Sendungsarten durch den von der

Auftraggeberin beauftragten DDL wie folgt:

§ Trennung nach Los

§ alle Sendungen werden PLZ-aufsteigend sortiert abgesetzt

§ bei Leitregionswechsel erfolgt ein Behälterwechsel

§ Sendungen im Format DIN C6/5, Brief bis 50g in gesonderten Behältern

§ Sendungen im Format DIN C4, Brief bis 1.000g in gesonderten Behältern

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§ Auslandssendungen in gesonderten Behältern (nur Los 4)

2.4. Abholung

Die Abholung der Briefsendungen erfolgt durch Personal und Fahrzeuge des

Briefpostdienstleisters oder von ihm beauftragte Dritte. Es wird erwartet, dass

Fahrzeuge und Personal in einem gepflegten äußeren Erscheinungsbild auftreten

und sich das eingesetzte Personal mit einem Dienstausweis legitimieren kann.

Um Abstimmungen in der täglichen Zusammenarbeit vornehmen zu können, ist es

erforderlich, dass das Personal zur Abholung der deutschen Sprache in Wort und

Schrift mächtig ist.

Die Beladung des Abholfahrzeugs obliegt dem Briefpostdienstleister. Bei der

täglichen Abholung sind die besonderen innerstädtischen Straßengegebenheiten,

eventuell eingeschränkte Zufahrtsmöglichkeiten und/oder der Einsatz von

Fahrzeugen mit Umweltauflagen am Abholort zu beachten. Der

Briefpostdienstleister hat sich über Zufahrts- und Parkmöglichkeiten kundig zu

machen und jeweils ein dafür geeignetes Abholfahrzeug einzusetzen. Die

Abholzeiten sind wie folgt:

§ Los 1 (BaWü Nord): Montag – Freitag: ab 17.00 Uhr

§ Los 2 (BaWü West): Montag – Freitag: ab 16.30 Uhr

§ Los 3 (BaWü Ost): Montag – Freitag: ab 17.30 Uhr

§ Los 4 (Rest BRD): Montag – Freitag: ab 16.30 Uhr

Die Abholadresse für alle Lose lautet:

Josef-Bayer-Str. 5, 88250 Weingarten

Die Bereitstellung der Briefsendungen erfolgt ebenerdig oder über eine Laderampe

bei der Paragon Customer Communications GmbH.

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2.5. Frankatur und Codierung

Die Freimachung der Sendungen ist grundsätzlich Bestandteil dieser

Leistungsbeschreibung und stellt eine vom Briefdienstleister zu erbringende

Leistung dar.

Sofern die technischen Voraussetzungen es ermöglichen, kann zur Steigerung der

Effizienz die Frankatur der Sendungen je Los durch den beauftragten

Druckdienstleister der Auftraggeberin alternativ gemäß den nachfolgenden

Absätzen

a) - c) erfolgen:

a) Sofern es sich bei dem Briefpostdienstleister um einen sogenannten

Konsolidierer handelt und alle Briefsendungen aus dem Zentraldruck mittelbar

über die Deutsche Post AG zugestellt werden, kann die Freimachung der

Briefsendungen durch den von der Auftraggeberin eingesetzten

Druckdienstleister in der Form der sogenannten „DV-Freimachung“ der DPAG

erfolgen. In diesem Fall ist es auch möglich, dass die sogenannte „K-Nummer“

als fixer Bestandteil im Adressfenster durch den DDL mitgedruckt wird.

b) Sollte es sich bei dem BDL um einen „Privaten Briefpostdienstleister“ handeln

und eine alternative Frankatur (z.B. „UPOC“) durch den BDL gewünscht werden,

ist dies im Rahmen der bestehenden Platzhalter der DV-Freimachung möglich.

Änderungen der Platzhalter für die Freimachung oder Änderungen der

Adresspositionierung sind ausgeschlossen.

Für die technische Einsatzfähigkeit der alternativen Frankatur ist der BDL

verantwortlich. Er hat dem Druckdienstleister der Auftraggeberin insbesondere

eine unter Umständen notwendige Software und die zu verarbeitenden Codes

(z.B. „UPOC“) in ausreichender Menge bereitzustellen. Die Auftraggeberin geht

davon aus, dass die prozessualen und drucktechnischen Aufwendungen in

diesem Fall mit der sogenannten „DV-Freimachung“ vergleichbar sind. Ein

prozessualer oder drucktechnischer Mehraufwand beim Druckdienstleister, der

zu Mehrkosten bei der Auftraggeberin führt, ist auszuschließen und geht

gegebenenfalls zu Lasten des Briefdienstleisters.

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c) Alternativ können die Sendungen unfrankiert bereitgestellt werden. Die Frankatur

der Sendungen obliegt in diesem Fall vollständig dem Briefpostdienstleister und

wird nicht gesondert vergütet.

Der Aufdruck von Frankatur, Codierzeilen oder Maschinencodes zur maschinellen

Verarbeitung und/oder Sortierung ist ausschließlich in den hierfür vorgesehenen

Bereichen der Frankier- und Codierzonen zulässig. Zur Gewährleistung der

Automationsfähigkeit besteht eine unbedruckte Codierzone von 209 x 15 mm,

gemessen von der rechten unteren Ecke des Briefumschlags. Dem BDL steht

weiterhin eine Fläche von 119 x 55 mm (zur Frankatur und/oder Codierung),

gemessen von der rechten oberen Ecke des Briefumschlags, zur Verfügung.

Weitere Flächen, auch die Rückseite des Umschlags, dürfen vom BDL nicht

bedruckt oder gelabelt werden.

Aufdrucke mit werblichem Charakter wie z.B. „frankiert und konsolidiert durch …“

sind nicht zulässig.

Abb. 2: Darstellung zulässige Frankier-/Codierzonen Fensterversandumschlag C6/5

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2.6. Briefpostbeförderung und Zustellung Inland

2.6.1. Sortierung und Beförderung

Sortierung, Beförderung und Zustellung der Sendungen werden durch den

Briefpostdienstleister verantwortet. Sofern der Auftragnehmer nur Vorleistungen

erbringt, erfolgt die Zustellung durch den/die beauftragten Nachunternehmer.

Die Briefsendungen sind so zu behandeln, dass ein Verschmutzen, Verknicken

und/oder sonstige Beschädigungen während des Sortier-, Transport- und

Zustellprozesses weitestgehend ausgeschlossen werden können. Die

Beförderungsleistung gilt insgesamt als mangelhaft, wenn 0,25% der Sendungen

oder mehr im Monatsdurchschnitt verschmutzt, verknickt oder beschädigt sind.

Die Briefsendungen der Auftraggeberin enthalten zum Teil hochsensible

Sozialdaten. Die Briefsendungen unterliegen daher einem besonderen

Vertrauensschutz. Vor diesem Hintergrund sind Umladeplätze in der

flächendeckenden Beförderung so zu wählen, dass unbefugte Dritte keine

Möglichkeit des Zugangs während eines eventuell notwendigen

Umladungsvorgangs haben. Eine Umladung im öffentlichen Bereich - von

Notfallsituationen abgesehen - ist nicht zulässig.

2.6.2. Zustellfristen

Als Einlieferungstag im Sinne dieser Leistungsbeschreibung gilt der Tag der

Abholung bei dem beauftragten Druckdienstleister der Auftraggeberin. Als Werktage

gelten die Tage Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag und Samstag,

sofern sie nicht bundeseinheitlicher oder landesweiter Feiertag am jeweiligen Abhol-

oder Zustellort sind.

Die Beförderungsleistung gilt insgesamt als mangelhaft, wenn die nachstehend

genannten Zustellquoten im Jahresdurchschnitt unterschritten werden.

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Die Auftraggeberin hat einen gesetzlichen Versorgungsauftrag. Insbesondere wenn

es um Lohnersatzleistungen (Krankengeld) oder die Gewährung ambulanter

Hilfsmittel geht, müssen die gesetzlichen Krankenkassen den Versicherten zügig

Hilfe leisten.

Vor diesem Hintergrund ist die Beförderung der Briefe aus der Tagespost im

„Service-Level E+3“ zu erbringen. In Anlehnung an § 18 PostG müssen daher im

Jahresdurchschnitt mindestens 95 % der eingelieferten (inländischen) Tagespost-

Sendungen an dem dritten auf den Einlieferungstag folgenden Werktag und 99% an

dem vierten auf den Einlieferungstag folgenden Werktag zugestellt werden.

Zusätzliche Anforderung: Die Auftraggeberin kann nicht ausschließen, dass

einzelne Versandaktionen aufgrund sachlicher Rahmenbedingungen als besonders

eilige Sendungen deklariert werden müssen. Die Bereitstellung dieser Sendungen

kann getrennt von der übrigen Tagespost erfolgen. Für diese explizit

ausgewiesenen Sendungen gilt für die Beförderung der Tagespost der „Service-

Level E+1“. Diese Sendungen müssen im Jahresdurchschnitt zu mindestens 80 %

an dem ersten und mindestens 90% an dem zweiten auf den Einlieferungstag

folgenden Werktag zugestellt werden.

Die Preisblätter differenzieren Sendungen nach den Service-Level „E+3“ und „E+1“.

2.6.3. Zustellung durch Einwurf

Die Zustellung der Sendungen hat an der in der Anschrift genannten Wohn- oder

Geschäftsadresse durch Einwurf in die vom Empfänger bereitgestellte Vorrichtung

zum Empfang von Briefsendungen oder durch Übergabe an den Empfänger zu

erfolgen (§ 12 Abs. 1 PostG), es sei denn, der Empfänger hat hierfür ein Postfach

eingerichtet.

Beim Einwurf in die bereitgestellte Empfangsvorrichtung oder bei Übergabe ist eine

gewissenhafte Prüfung der Übereinstimmung von Adressaten und Zustelladresse

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vorzunehmen, so dass eine Falschzustellung ausgeschlossen ist. Die Merkmale

unzustellbarer Sendungen gemäß Kapitel 2.6.5. sind zu beachten.

Der BDL hat sicher zu stellen, dass er in der täglichen Zustellung durch Einwurf den

Zugang zu sogenannten Klingel- und Schließhäusern mit innenliegenden

Briefkästen gewährleisten kann.

Der BDL hat ebenfalls sicher zu stellen, dass er in der täglichen Zustellung den

Zugang zu Postfachanlagen der DPAG gewährleisten kann.

2.6.5. Unzustellbare Sendungen

Der Briefdienstleister ist für die Rückgabe nicht zustellbarer Sendungen

verantwortlich. Alle nicht zustellbaren Sendungen sind nach einer fehlgeschlagenen

Zustellung innerhalb von maximal 10 Kalendertagen unverzüglich unter Angabe des

Grundes der Unzustellbarkeit an die Auftraggeberin zurückzugeben.

Als nicht zustellbar gelten Sendungen, wenn

Adressen falsche oder fehlerhafte Firmenbezeichnungen bzw. Namen

beinhalten

Adressbestandteile (Straße, PLZ, Ort) falsch oder unvollständig sind
der Empfänger die Annahme verweigert
der Empfänger nicht über eine Empfangseinrichtung (Briefkasten) verfügt oder

dessen Empfangseinrichtung wegen eines fehlenden Namensschilds nicht

erkennbar ist oder die Empfangseinrichtung aus sonstigen Gründen nicht

erreichbar ist

der Empfänger verstorben ist
der Empfänger umgezogen ist

Die Rückgabe unzustellbarer Sendungen und die Angabe des Unzustellbarkeits-

grunds erfolgen ohne zusätzliche Vergütung, sie sind mit dem Beförderungsentgelt

abgegolten (§ 12 Abs. 2 Satz 3 PostG).

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Die Beförderungsleistung gilt als mangelhaft, wenn die Rücklaufquote wegen

Unzustellbarkeit innerhalb eines PLZ-Gebietes im Monatsdurchschnitt mehr als

0,25% der Sendungen beträgt und nicht auf einem zuvor genannten

Unzustellbarkeitsgrund beruht (unberechtigte Rückläufer).

Hinweis: Spätestens mit Beginn des Jahres 2028 wird die Auftraggeberin eine

digitale Vorausverfügung in der Weise einführen, dass der BDL bei Unzustellbarkeit

die Sendung datenschutzgerecht zu vernichten hat und den Grund der

Unzustellbarkeit für die jeweilige Sendung digital zur Verfügung stellt (analog zu

„Premiumadress Report“ der DPAG). Der BDL muss in der Lage sein, einen

vergleichbaren Service zu bedienen. Das Preisblatt sieht hierfür eine eigene

Preisposition vor.

2.6.6. CO -neutraler Versand 2

Die Gesundheit der Menschen sowie ein nachhaltiger Umgang mit den Ressourcen

unseres Planeten gehört zum grundlegenden Selbstverständnis der Auftraggeberin.

Die Auftraggeberin ist als Körperschaft des öffentlichen Rechts bei der Beschaffung

von Fahrzeugen zur Einhaltung des SaubFahrzeugBeschG verpflichtet. Wenn auch

diese gesetzliche Pflicht vom Briefdienstleister nicht gefordert wird, erwartet die

Auftraggeberin zumindest einen CO -neutralen Versand der Tagespostsendungen 2

durch den Briefpostdienstleister. Der CO -Ausgleich ist durch zertifizierte 2

Maßnahmen jährlich nachträglich zu belegen. Die mit dem CO -Ausgleich 2

entstehenden Mehrkosten in der Briefbeförderung sind bei der Kalkulation der

Stückpreise je Versandart zu berücksichtigen.

2.7. Briefsendungen Ausland (nur Los 4)

In geringem Umfang sind Briefsendungen mit ausländischer Zustelladresse zu

befördern und zuzustellen. Eine Zustellung durch die jeweilige nationale

Postgesellschaft im Zielland wird bevorzugt.

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Briefsendungen in das Ausland müssen als „Priority“-Sendung oder vergleichbar

befördert werden, deren Laufzeit in die an Deutschland angrenzenden Staaten E+3

nicht übersteigen sollte. Um dies zu gewährleisten, hat der Briefdienstleister die

übernommenen Sendungen taggleich zu bearbeiten und eine direkte und

unmittelbare Einschleusung in das Briefnetz des Ziellands zu gewährleisten. Ein

Versand als vergünstigte Massen-/Werbesendung (z.B. "Infopost international",

„Kilopost“ o.ä.) ist nicht zulässig.

2.8. Kundenbetreuung

Für die Migration, Koordination, Abstimmung und Steuerung der Briefbeförderung

und -zustellung stellt der BDL einen qualifizierten festen Ansprechpartner (sowie

einen Vertreter) zur Verfügung. Als qualifiziert gilt der Ansprechpartner, wenn er

mindestens 3 in den letzten 5 Jahren vergleichbare Projekte verantwortlich betreut

hat. Die gesamte Kommunikation mit dem Auftraggeber und dem Ansprechpartner

erfolgt in deutscher Sprache.

Der Ansprechpartner oder sein Vertreter muss werktäglich Montag bis Freitag,

ausgenommen sind bundeseinheitliche oder landesweite Feiertage, in der Zeit von

8.30 – 16.30 Uhr für den Auftraggeber per Telefon oder Mail erreichbar sein. Sollte

der Ansprechpartner oder sein Vertreter bei Anfragen nicht unmittelbar zur

Verfügung stehen, müssen Anfragen in einem Zeitraum von maximal 24 Stunden

beantwortet werden. Die Bereitstellung einer zentralen Service-Rufnummer gilt nicht

als Erfüllung der Erreichbarkeit.

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3. Mengen und Struktur

Die Angaben zu Mengen und Struktur der Briefbeförderung basieren auf der

Analyse der Jahre 2024 und 2025. Aus diesen Erkenntnissen sind die Daten für

diese Leistungsbeschreibung abgeleitet. Die Werte wurden nach bestem Wissen

und Gewissen ermittelt, eine Garantie für den Abruf der ausgewiesenen Mengen

wird für die Zukunft jedoch nicht übernommen.

Aktuell geht die Auftraggeberin davon aus, dass die digitale Kommunikation weiter

voranschreiten wird. Hieraus sind Rückgänge im Sendungsvolumen zu erwarten.

Durch eine weitere Steigerung der Zentralisierung (Abbau dezentraler Geschäfts-

prozesse) sowie steigende Auflagen des Gesetzgebers kann dieser Trend

kompensiert werden, so dass auch eine Steigerung des Sendungsvolumens

möglich ist. Die in diesem Kapitel dargestellten IST-Werte wurden in den

Preisblättern aus Gründen der Vorsicht um 20% erhöht. Die erhöhten Werte stellen

den Rahmen der Leistungspflicht dar und bilden die Basis zur Einhaltung der SLA´s.

Das Gesamtvolumen aus dieser Leistungsbeschreibung berücksichtigt aus-

schließlich den Druckoutput der Tagespost aus dem Zentraldruck beim

Druckdienstleister. In den Jahren 2024 und 2025 ergab sich folgende Entwicklung:

Abb. 3: Sendungsvolumina pro Monat 2024 und 2025

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Die Grafik zeigt ein saisonal typisch hohes Sendungsvolumen zum Jahresanfang

mit Umfängen von je ca. 1,6 Mio. Sendungen pro Monat. Eine weitere Häufung im

Oktober eines Jahres mit über 1,0 Mio. Sendungen pro Monat ist zwar in beiden

Jahren aufgetreten, steht aber im Zusammenhang mit unregelmäßig auftretenden

Aktionen und kann somit auch in anderen Zeiträumen anfallen.

Die Versandmengen betrugen im Gesamtjahr 13,65 Mio. (2024) bzw. 14,76 Mio.

Sendungen.

Die Anteile an den Versandformaten, wie sie sich für 2025 ergeben haben, sind der

folgenden Grafik zu entnehmen. Es kann davon ausgegangen werden, dass diese

Quoten auch in den Einzellosen anzutreffen sind (ausgenommen internationale

Sendungen).

Abb. 4: Sendungsstruktur 2025 gesamt

Der Brief im Format DIN C6/5 ist mit einem Anteil von ca. 96,0% das

vorherrschende Versandprodukt. Die verbleibenden ca. 4,0% entfallen auf

Großbriefe bis 500g im Format C4 und internationale Sendungen.

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Die regionalen Zustellgebiete wurden auf Basis der postalischen Leitregionen in 4

Zonen aufgeteilt. Diese Zonen bilden die jeweiligen Zustellgebiete ab und

repräsentieren die Einzellose.

Die Sendungsvolumina haben sich im Jahr 2025 auf die Lose wie folgt aufgeteilt:

Abb. 5: Sendungsvolumina 2025 nach geplantem Loszuschnitt

Differenziert nach Einzellosen werden Mengen und Struktur wie folgt erwartet:

Los 1 („BaWü Nord“):

§ Zustellgebiet Inland (Leitregionen): 70, 71, 72

§ Jahresmenge Tagespost-Sendungen gesamt: ca. 3.730.000

o davon C6/5 bis 20g: ca. 2.745.000 C6/5 bis 50g: ca. 850.000

C4 bis 1.000g: ca. 135.000

o davon Brief Inland: ca. 3.730.000 Brief Ausland: ca. 0

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§ durchschnittliche Sendungsmenge pro Tag: ca. 15.000

§ Versandspitzen pro Tag, bis zu: 60.000

Los 2 („BaWü West“):

§ Zustellgebiet Inland (Leitregionen): 78, 79

§ Jahresmenge Tagespost-Sendungen gesamt: ca. 2.100.000

o davon C6/5 bis 20g: ca. 1.530.000 C6/5 bis 50g: ca. 500.000

C4 bis 1.000g: ca. 70.000

o davon Brief Inland: ca. 2.100.000 Brief Ausland: ca. 0

§ durchschnittliche Sendungsmenge pro Tag: ca. 8.500

§ Versandspitzen pro Tag, bis zu: 35.000

Los 3 („BaWü Ost“):

§ Zustellgebiet Inland (Leitregionen): 88, 89

§ Jahresmenge Tagespost-Sendungen gesamt: ca. 1.550.000

o davon C6/5 bis 20g: ca. 1.150.000 C6/5 bis 50g: ca. 345.000

C4 bis 1.000g: ca. 55.000

o davon Brief Inland: ca. 1.550.000 Brief Ausland: ca. 0

§ durchschnittliche Sendungsmenge pro Tag: ca. 6.000

§ Versandspitzen pro Tag, bis zu: 25.000

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Los 4 („Rest BRD und Ausland“):

§ Zustellgebiet Inland (Leitregionen): 1 - 69, 73 - 77,

80 - 87, 90 - 99

§ Jahresmenge Tagespost-Sendungen gesamt: ca. 7.400.000

o davon C6/5 bis 20g: ca. 5.440.000 C6/5 bis 50g: ca. 1.630.000

C4 bis 1.000g: ca. 240.000

o davon Brief Inland: ca. 7.310.000 Brief Ausland: ca. 90.000

§ durchschnittliche Sendungsmenge pro Tag: ca. 30.000

§ Versandspitzen pro Tag, bis zu: 120.000

Hinweis: Alle Daten wurden mit größter Sorgfalt ermittelt, dennoch werden sie

für die Zukunft nicht garantiert. Ein Anspruch auf ein verpflichtendes

Auftragsvolumen oder eine bestimmte Versandstruktur besteht nicht. Zur

Abrechnung kommen ausschließlich die von der Auftraggeberin aufgelieferten

und durch den Briefdienstleister zugestellten Sendungen.

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4. Service-Level-Agreement (SLA)

Der Briefpostdienstleister verpflichtet sich im Rahmen des abzuschließenden

Vertrages zur Einhaltung folgender Service-Levels:

§ Abholung o alle Briefsendungen täglich Montag bis Freitag im vereinbarten Zeitfenster gemäß Kapitel 2.4. dieser Leistungsbeschreibung abzuholen

und taggleich vor Annahmeschluss in das jeweilige Zustellnetz

einzuspeisen (ausgenommen sind gesetzliche bundeseinheitliche oder

landesweite Feiertage am Abholort)

§ Zustelltage o im Inland flächendeckend mindestens an 5 Tagen pro Woche die Briefzustellung durchzuführen, sofern Briefsendungen zur Zustellung

vorliegen (ausgenommen sind gesetzliche bundeseinheitliche oder

landesweite Feiertage im Zustellgebiet)

§ Zustellfristen

Tagespost Standard o im Jahresdurchschnitt sind gemäß § 18 Abs. 1 PostG mindestens 95% aller inländischen Briefsendungen am 3. Tag nach der Einlieferung (E+3)

zuzustellen o hat der Briefpostdienstleister im Vergabeverfahren eine Quote E+1/E+2 angeboten, so gilt diese Quote zusätzlich als SLA und verringert die E+3-

Quote entsprechend o im Jahresdurchschnitt sind gemäß § 18 Abs. 1 PostG mindestens 99% aller inländischen Briefsendungen am 4. Tag nach der Einlieferung (E+4)

zuzustellen

Tagespost Prio (ca. 2% der Tagespost-Sendungen) o mindestens 80% der - gesondert deklarierten - Briefsendungen am 1. Tag nach der Einlieferung (E+1) zuzustellen o mindestens 90% der - gesondert deklarierten - Briefsendungen am 2. Tag nach der Einlieferung (E+2) zuzustellen

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o mindestens 99% aller inländischen Briefsendungen am 4. Tag nach der Einlieferung (E+4) zuzustellen

Tag der Einlieferung im Sinne dieser Leistungsbeschreibung ist der Tag der

Abholung bei dem Druckdienstleister der Auftraggeberin.

§ Quote unberechtigter Rückläufer o maximal 0,15% 0,25% pro Monat der beförderten Sendungsmenge

5. Migration

Die ausgeschriebenen Leistungen aus allen Losen werden zurzeit von diversen

Briefpostdienstleistern erbracht. Aufgrund des fortlaufenden Tagesgeschäfts ist eine

unterbrechungsfreie Fortführung bei dem/den neuen Briefpostdienstleister(n) zu

gewährleisten.

Zur Organisation der Migration wird ein Zeitraum von ca. 3 Monaten eingeräumt.

Alle Leistungspflichten aus dieser Leistungsbeschreibung sind vollumfänglich ab

dem 1. April 2027 zu gewährleisten. Die gesamte Planung, Organisation und

Durchführung der Migration obliegt dem neuen Briefpostdienstleister. Der

Auftraggeber wird dies im Rahmen seiner Möglichkeiten unterstützen. Er ist über die

Migration laufend zu informieren.

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6. Ausfallsicherheit

Der Briefpostdienstleister ist für die fortwährende Bereitstellung der nachgefragten

Dienstleistungen verantwortlich. Die Auftraggeberin ist in der schriftlichen

Regelkommunikation somit von der fortlaufenden Beförderungsleistung der/des

Briefpostdienstleister(s) abhängig.

Zur Absicherung des Ausfallrisikos hat der Briefpostdienstleister ein geeignetes

Sicherheits-/Notfallkonzept zu unterhalten, das einerseits den Eintritt eines Notfalls

von vornherein verhindert (durch geeignete Vorsorgemaßnahmen wie z.B. Schulung

der Mitarbeiter, Vorhalten von Wartungsverträgen für relevanten Maschinenpark,

regelmäßige Wartungsintervalle für den Fuhrpark etc.) und andererseits bei Eintritt

eines Ausfalls sofort geeignete Maßnahmen zur kurzfristigen Wiederherstellung der

Lieferfähigkeit (durch geeignete Wiederherstellungsmaßnahmen wie z.B.

redundanter Maschinenpark, Vorhaltung von Ersatzfahrzeugen, Umschwenken auf

Backup-Standort etc.) ermöglicht.

Zur Absicherung des Totalausfalls des Briefeingangszentrums hat der

Briefpostdienstleister einen Backup-Standort (Eigen- oder Partnerbetrieb) zu

benennen, der innerhalb von 24 Stunden nach Produktionsausfall die Vorsortierung

und Einschleusung in das jeweilige Briefnetz übernehmen kann.

Zur Beurteilung hat der Anbieter sein Sicherheits-/Notfallkonzept im Rahmen der

Fachkonzepte mit Angebotsabgabe darzulegen.

7. Erfüllungsort

Erfüllungsort für alle Leistungen aus dieser Leistungsbeschreibung ist die

inländische Zustelladresse des Sendungsempfängers, bei Auslandssendungen die

Übergabe an der Grenze.

Stuttgart, im Oktober 2026

AOK Baden-Württemberg

A_26_2.1_Leistungsbeschreibung_Stand_20261028_.pdf