OV26_Abfallmanagement_Leistungsbeschreibung.pdf

[Seite 1]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

Leistungsbeschreibung

Vergabeverfahren OV26_Abfallmanagementleistungen

Abfallmanagement-Dienstleistung für die STADT UND LAND Wohnbauten-Gesellschaft mbH, WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH, GESOBAU AG, GESOBAU Wohnen GmbH & Co. KG und degewo AG

[Seite 2]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

Inhalt

1 Allgemeines ...................................................................................................1

1.1 Leistungsgegenstand und Los-Aufteilung ........................................................1

1.2 Leistungszeitraum ............................................................................................ 3

1.3 Ort der Leistungserbringung ............................................................................3

1.4 Vergabestelle ...................................................................................................3

1.5 Auftraggeber ....................................................................................................3

1.6 Vor-Ort-Besichtigungen ...................................................................................4

1.7 Personenbezogene Bezeichnung ....................................................................4

2 Vertragsgegenstand ......................................................................................4

3 Leistungsbeschreibung ................................................................................6

3.1 Betreuung der Behälterstandplätze (alle Lose – Ausnahme Ziffer 3.1.14) ........ 6

3.1.1 Betreuungsintensität der Wirtschaftseinheiten ................................................. 6

3.1.2 Bestandsaufnahme, Einsatzplan und Pflege der Abfalldatenbank ................... 7

3.1.3 Behälterstandplatzbetreuung ...........................................................................9

3.1.4 Zusatzentleerungen/Sonderabfuhren ............................................................. 10

3.1.5 Gewichts- und Verdichtungszuschläge .......................................................... 11

3.1.6 Ordnung und Sauberkeit an den Behälterstandplätzen .................................. 11

3.1.7 Optimierung der baulichen und organisatorischen Behälterstandplatzsituation ......................................................................................................................1 2

3.1.8 Beibehaltung der bestehenden Behälterkonfiguration .................................... 12

3.1.9 Ausstattung der Behälterstandplätze (nur für Lose 1 bis 9) ............................ 12

3.1.10 Sperrmüll ....................................................................................................... 13

3.1.11 Umgang mit Sonderabfällen oder gefährlichen Abfällen................................. 14

3.1.12 Beseitigung von Mängeln auf den Behälterstandplätzen ................................ 15

3.1.13 Betreuung von Unterflurcontainer .................................................................. 16

3.1.14 Mieterbetreuung (nur Lose 2 bis 5 (regulär), sowie Los 10 (optional))............ 16

3.2 Erweiterte Betreuung der Behälterstandplätze – temporäre Leistung während der Einzugsphase bei Neubauten (alle Lose) ................................................. 17

3.3 Behältertransport (alle Lose) .......................................................................... 18

3.4 Optimierung der Behälterkonfiguration (Lose 2 bis 5, sowie Los 10) .............. 20

3.4.1 Allgemeine Anforderungen an die Optimierung der Behälterkonfiguration ..... 20

3.4.2 Kommunikation mit Entsorgern ...................................................................... 21

3.5 Übergreifende Leistungsanforderungen ......................................................... 22

[Seite 3]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

3.5.1 Sicherung der Behälterstandplätze ................................................................ 22

3.5.2 Nachweispflichten des Auftragnehmers (Reporting und Berichte) .................. 22

3.5.3 Bestandsaufnahme neu zu betreuender Behälterstandplätze ........................ 23

3.5.4 Erreichbarkeit ................................................................................................ 24

3.5.5 Personalausstattung ...................................................................................... 24

3.5.6 Qualitätsmanagement .................................................................................... 25

4 Vergütung ..................................................................................................... 26

4.1 Vergütung für Leistungen gemäß Ziffer 3.1 und 3.5 – Betreuung der Behälterstandplätze ....................................................................................... 27

4.2 Vergütung für Leistungen gemäß Ziffer 3.2 – Erweiterte Betreuung der Behälterstandplätze in Einzugsphase ............................................................ 27

4.3 Vergütung für Leistungen gemäß Ziffer 3.3 - Behältertransport...................... 27

4.4 Vergütung für Leistungen gemäß Ziffer 3.4 - Optimierung der Behälterkonfiguration (Lose 2 bis 5 und Los 10) ............................................ 28

5 Leistungsabgrenzung .................................................................................. 29

5.1 Leistungen des Auftraggebers ....................................................................... 29

5.2 Leistungen des Auftragnehmers .................................................................... 30

6 Rechnungslegung ....................................................................................... 30

6.1 Allgemeine Anforderungen an die Rechnungslegung .................................... 30

6.2 Besondere Anforderungen an die Rechnungslegung für Los 1 (WBM) .......... 31

6.3 Besondere Anforderungen an die Rechnungslegung für die Lose 2 bis 5 (GESOBAU) .................................................................................................. 31

6.4 Besondere Anforderungen an die Rechnungslegung für die Lose 6 bis 8 (degewo) ....................................................................................................... 33

6.5 Besondere Anforderungen an die Rechnungslegung für die Los 10 (S&L) .... 34

[Seite 4]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

1 Allgemeines Die Wohnungsunternehmen STADT UND LAND Wohnbauten-Gesellschaft mbH (S&L), WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH (WBM), GESOBAU AG, GESOBAU Wohnen GmbH & Co.KG (GESOBAU) und degewo AG (mit ihren Tochterunternehmen - siehe Anhang

1. beabsichtigen, für die in dieser Ausschreibung benannten Wirtschaftseinheiten Abfallma- nagement-Dienstleistungen zu vergeben.

Während ein Teil der Wirtschaftseinheiten bereits seit 2012 durch ein Abfallmanagement be- treut wird (insb. WBM, GESOBAU, degewo), haben andere Standorte bisher kein Abfallma- nagement (insb. S&L). Die vorliegend ausgeschriebenen Tätigkeiten des Abfallmanagers soll an die bisher erbrachten Leistungen anknüpfen und diese erfolgreich fortführen bzw. neu etab- lieren.

Trotz gemeinsamer Ausschreibung der verschiedenen Wohnungsbaugesellschaften (WBG) erfolgt die Vergabe und die Vertragsschließung nach Losen unterteilt unabhängig voneinander und somit immer nur mit einem der aufgeführten Gesellschaften (WBG).

In den Vergabeunterlagen wird nachfolgend trotz mehrerer potenziellen Auftraggeber verein- fachend der Singular „Auftraggeber“ (AG) verwendet.

1.1 Leistungsgegenstand und Los-Aufteilung

Leistungsgegenstand sind Abfallmanagement-Dienstleistungen. Dies umfasst im Wesentli- chen die in Ziffer 3.1 und Ziffer 3.2 beschriebenen Leistungen zur (erweiterten) Betreuung von Behälterstandplätzen der einzelnen Wirtschaftseinheiten des Auftraggebers sowie die unter Ziffer 3.3 beschriebene Leistung zur Bereit- und Zurückstellung der Behälter (regulär/optional). Die zur Ausschreibung kommenden Abfallmanagement-Dienstleistungen sind in 10 Lose auf- geteilt (siehe Tabelle 1-1). Weitere losspezifische Leistungsbestandteile sind unter Ziffer 3.4 beschrieben.

1 von 34

[Seite 5]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

Tabelle 1-1: Lose für die Ausschreibung von Abfallmanagement-Dienstleistung (AbfM-DL)

bauten-GmbH

2 von 34

[Seite 6]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

1.2 Leistungszeitraum

Sämtliche Lose werden für einen Zeitraum von 3 Jahren, beginnend am 01.04.2027 und en- dend am 31.03.2030, vergeben. Ausnahme bildet ein Teil des Loses 10 (grün unterlegte La- destellen in der Abfalldatenbank Los 10). Für diese Ladestellen beginnt der Leistungszeitraum erst ab 01.01.2028 und endet ebenfalls am 31.03.2030. Der Auftraggeber hat das einseitige Recht, die Laufzeit zweimal um jeweils 1 Jahr, maximal bis zum 31.03.2032 zu verlängern. Die Verlängerungsoptionen können für jedes Los bzw. für jeden Vertrag separat ausgeübt werden.

Die Laufzeit verlängert sich automatisch um jeweils ein Jahr, wenn nicht der Auftraggeber unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von drei Monaten zum Monatsende der Fortsetzung widerspricht. Die Erklärung, dass der AG der Verlängerung des Vertragsverhältnisses wider- spricht, muss dem AN bis spätestens zum 31.12.2029 für das Jahr 2030/2031 und bis zum 31.12.2030 für das Jahr 2031/2032 in Textform zugehen.

1.3 Ort der Leistungserbringung

Ort der Leistungserbringung ist Berlin.

1.4 Vergabestelle

Vergabestelle der gesamten Ausschreibung ist die

STADT UND LAND Wohnbauten-Gesellschaft mbH

Werbellinstraße 12

12053 Berlin

1.5 Auftraggeber

Auftraggeber der jeweiligen Lose sind:

Los 1 und Los 9: WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH Dircksenstraße 38 10178 Berlin

Los 2 bis Los 4: GESOBAU AG Stiftsweg 1 13187 Berlin

Los 5: GESOBAU Wohnen GmbH & Co.KG Stiftsweg 1 13187 Berlin

Los 6: degewo City und degewo Nord Wohnungsgesellschaft mbH Potsdamer Str.60 10785 Berlin

3 von 34

[Seite 7]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

Los 7: degewo Süd Wohnungsgesellschaft mbH und degewo 6. Wohnen GmbH & Co. KG Potsdamer Str.60 10785 Berlin

Los 8: degewo Köpenicker Wohnungsgesellschaft mbH und degewo City Woh- nungsgesellschaft mbH Potsdamer Str.60 10785 Berlin

Los 10: STADT UND LAND Wohnbauten-Gesellschaft mbH Werbellinstraße 12 12053 Berlin

1.6 Vor-Ort-Besichtigungen

Die Bieter werden dazu angehalten sich vor Angebotserstellung im Rahmen einer Vor-Ort- Besichtigung eigenständig einen Eindruck und Überblick über die vertragsgegenständlichen Objekte zu verschaffen. Die Adressen der Objekte in den einzelnen Losen können den An- hängen entnommen werden.

Der AG geht davon aus, dass der Bieter vor Abgabe seines Angebots sich eigenständig einen Eindruck von den Objekten und den jeweiligen örtlichen Begebenheiten gemacht hat.

1.7 Personenbezogene Bezeichnung

Bei den in diesen Vergabeunterlagen verwendeten personenbezogenen Bezeichnungen gilt die gewählte Form für beide Geschlechter. Sofern nicht ausdrücklich anders bestimmt, sind mit „Bieter“ sowohl einzelne Unternehmen als auch Bietergemeinschaften gemeint; mit „Auf- tragnehmer“ sind Bieter oder Bietergemeinschaften gemeint, die den Zuschlag erhalten haben.

2 Vertragsgegenstand Vertragsgegenstand je Los sind die in den zur Leistungsbeschreibung beigefügten Adresslis- ten aufgeführten Wirtschaftseinheiten (WIE) (siehe Anlagen 2 bis 13). Maßgeblich sind die Nummern der vertragsgegenständlichen Wirtschaftseinheiten.

Zusätzlich zu den Adresslisten mit den vertragsgegenständlichen Wirtschaftseinheiten erhält der Bieter zur weiteren Information die in Tabelle 2-1 genannten Daten auf Excelbasis (Abfall- datenbanken – AbfDB).

Es sei an dieser Stelle ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die in den Abfalldaten- banken aufgeführten Daten laufenden Veränderungen unterliegen und somit nicht im- mer den aktuellen Zustand Vor-Ort wiedergeben können. Der Auftraggeber übernimmt keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit dieser ergänzenden Daten. Die Bie- ter haben die Möglichkeit, sich vor Ort selbst ein Bild zu verschaffen.

4 von 34

[Seite 8]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

Tabelle 2-1: Mit den Vergabeunterlagen verfügbare vertragsgegenständliche und der Information dienende Daten

Es sei darauf hingewiesen, dass es sich an einigen Wirtschaftseinheiten und deren Behälter- standplätzen um eine sogenannte „Gemengelage“ handelt, d.h. Abfälle von ebenfalls in den Wirtschaftseinheiten ansässigem Kleingewerbe werden gemeinsam mit den Abfällen aus rei- nen Wohneinheiten über deren Abfallbehälter entsorgt. Eine Übersicht, an welchen Stand- orten Kleingewerbekunden die vorhandenen Tonnen mitnutzen, ist nicht vorhanden. Gewerbekunden, die ihre Abfallentsorgung eigenständig regeln, sind nicht Gegenstand dieser Ausschreibung. In der jeweiligen Abfalldatenbank ist je Wirtschaftseinheit die jewei- lige Anzahl an Wohn- und Gewerbemieteinheiten ersichtlich.

5 von 34

[Seite 9]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

3 Leistungsbeschreibung

3.1 Betreuung der Behälterstandplätze (alle Lose – Ausnahme Ziffer 3.1.14)

Die Leistungen des Auftragnehmers umfassen für die im jeweiligen Los benannten Wirt- schaftseinheiten des Auftraggebers eine regelmäßige ordnungsgemäße, den gesetzlichen und satzungsrechtlichen Anforderungen entsprechende Betreuung der Wirtschaftseinheiten und deren Behälterstandplätze, um den Erhalt der aktuellen Beschaffenheit/Zustand des Be- hälterstandplatzes sowie die durch die Maßnahmen der vergangenen Jahre erzielte Behälter- konfiguration (Anzahl und Größe der Abfallbehälter sowie Abfuhrrhythmus je Abfallart (Rest- müll, Bioabfall, LVP, PPK und Altglas)) mindestens zu gewährleisten und somit für die Haus- halte und Gewerbetreibende weiterhin eine saubere, recyclingfreundliche und kostenopti- mierte Entsorgungssituation sicherzustellen.

In Übereinstimmung mit den vom Auftraggeber geforderten grundsätzlichen Zielen hat der Auftragnehmer bei Beauftragung folgende Leistungen für jede Wirtschaftseinheit und deren Behälterstandplatz bzw. Behälterstandplätze zu erbringen: • Bestandsaufnahme der Behälterstandplatzsituation und Ausarbeitung eines Einsatz- planes zur regelmäßigen Betreuung der Behälterstandplätze unter Berücksichtigung der Betreuungsintensitäten (siehe Kapitel 3.1.1) sowie Überführung der Daten in die Abfallda- tenbank sowie Pflege der Abfalldatenbank je Los, • Behälterstandplatzbetreuung durch Kontrolle und bedarfsweise Nachsortierung der Abfall-/Wertstoffbehälter zur Gewährleistung einer fortdauernden möglichst kostengüns- tigen und klimafreundlichen Entsorgung, • Gewährleistung von Ordnung und Sauberkeit auf den Behälterstandplätzen, • Beibehaltung der bestehenden Abfallgesamtentsorgungskosten über alle Abfallarten, • Vorschläge zur Optimierung der Ausweitung der Wertstofferfassung,

• Vorschläge zur Optimierung der baulichen und organisatorischen Behälterstandplatzsitu- ation.

Die Bezeichnung „Behälterstandplatz“ umfasst im Rahmen der vorliegenden Ausschreibung alle Abfallplätze im Außenbereich, Müllräume in Gebäuden, oberirdische und unterirdische Erfassungsräume. Als Betreuungstage werden der oder die Wochentage benannt, an denen der Auftragnehmer seine Leistung am Behälterstandplatz vor Ort erbringt.

Der Auftragnehmer hat seine Leistungen so auszuführen, dass diese die Mieter nicht beein- trächtigen. Sind geringe vorübergehenden Störungen oder Beeinträchtigungen unvermeidbar, sind sie auf ein Mindestmaß zu beschränken. Gefahrenstellen sind zu vermeiden. Unvermeid- bare Gefahrenstellen sind für die Dauer der Gefahr durch die Anwesenheit des Personals des Auftragnehmers angemessen zu sichern.

3.1.1 Betreuungsintensität der Wirtschaftseinheiten

Die Betreuungsintensitäten der Wirtschaftseinheiten bzw. deren Behälterstandplätze werden in verschiedene Kategorien unterschieden:

6 von 34

[Seite 10]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

Kategorie 1: Wirtschaftseinheiten, bei denen eine Betreuung der Behälterstandplätze einmal pro Woche ausreichend ist.

Kategorie 2: Wirtschaftseinheiten, bei denen die Behälterstandplätze zweimal pro Woche zu betreuen sind, wobei die beiden Betreuungstage nicht direkt hintereinander lie- gen dürfen.

Kategorie 3: Wirtschaftseinheiten, bei denen die Behälterstandplätze dreimal pro Woche zu betreuen sind. Die Betreuung hat gleichverteilt über die Woche zu erfolgen.

Kategorie 4: Wirtschaftseinheiten, bei denen die Behälterstandplätze viermal pro Woche zu betreuen sind. Die Betreuung hat gleichverteilt über die Woche zu erfolgen.

Kategorie 5: Wirtschaftseinheiten, bei denen die Behälterstandplatzbetreuung fünf Mal wö- chentlich, davon gegebenenfalls einmal am Wochenende, erforderlich ist.

Zur Information wird darüber hinaus in den Datenbanken der verschieden Lose unterschie- den zwischen:

Kategorie A: Wirtschaftseinheiten, bei denen die Behälterstandplätze bereits in der Vergan- genheit betreut wurden.

Kategorie B: Wirtschaftseinheiten, für die eine Behälterstandplatzbetreuung erstmalig aus- geschrieben wird.

Die Wirtschaftseinheiten/Behälterstandplätze sind in den losspezifischen Abfalldatenbanken (Exceldateien) in den Spalten Standplatzkategorie A/B bzw. 1/2/3/4/5 jeweils mit einem Buch- staben und einer Ziffer charakterisiert.

Die Zuordnung der WIE zu den Kategorien 1 bis 5 beruht auf langjähriger Erfahrung des Auf- traggebers bzw. entsprechen der heutigen Betreuung der Behälterstandplätze. Eine Änderung der Kategorisierung im Vertragszeitraum durch den Auftraggeber ist jedoch nicht auszuschlie- ßen. Eine Änderung der Kategorisierung durch den Auftragnehmer ist nur nach Abstimmung und schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers möglich.

3.1.2 Bestandsaufnahme, Einsatzplan und Pflege der Abfalldatenbank

Der Bieter erhält vom Auftraggeber eine vollständige Adressenliste aller im Rahmen dieser Ausschreibung ausgewählten Wirtschaftseinheiten. Ergänzend erhält der Bieter zur weiteren Information verschiedene Daten in den Abfalldatenbanken auf Excelbasis (siehe Ziffer 2) ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass die tatsächlichen Be- hälterkonfigurationen am Behälterstandort zum Leistungsbeginn von den Angaben in den dem Angebot beigefügten Abfalldatenbanken abweichen können.

Bestandaufnahme

Im Falle der Beauftragung hat der Auftragnehmer im Vertragszeitraum für jeden Behälter- standplatz den Behälterbestand fortlaufend zu dokumentieren. Zu Vertragsbeginn hat der Auf- tragnehmer die Daten der mit der Ausschreibung übergebenen Abfalldatenbank je Los mit den

7 von 34

[Seite 11]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

tatsächlichen Gegebenheiten vor Ort abzugleichen und den Auftraggeber auf Abweichungen zwischen dem Vor-Ort-Bestand und den Behälterlisten gemäß Abfalldatenbank schriftlich hin- zuweisen. Die der Ausschreibung beigefügten Abfalldatenbank je Los sind entsprechend durch den Auftragnehmer anzupassen.

Einsatzplan

Für die Erfüllung seiner Leistungen hat der Auftragnehmer einen Einsatzplan für die Behälter- standplatzbetreuung auszuarbeiten. Dieser Einsatzplan hat mindestens folgende Informatio- nen sowie von ihm beabsichtigte Maßnahmen zu enthalten:

• Wirtschaftseinheit und Behälterstandplatz,

• Wochentag(e) der Behälterstandplatzbetreuung und -reinigung unter Berücksichtigung der Betreuungsintensitäten gemäß Ziffer 3.1.1 sowie Angabe eines verbindlichen Zeitfensters für die Durchführung der Behälterstandplatzbetreuung und -reinigung; eine zeitliche Ab- weichung von bis zu einer Stunde ist zulässig,

• Wochentag(e) der Entsorgung für jede Abfallart,

• Benennung des vorgesehenen Müllwerkers bzw. Teams (inkl. Telefonnummer).

Die Angaben des Einsatzplanes sind, mit Ausnahme des vorgesehenen Müllwerkers bzw. Teams, in die Abfalldatenbank einzupflegen und bei Bedarf zu aktualisieren.

Pflege der Abfalldatenbank (AbfDB)

Die Abfalldatenbank hat für jeden Behälterstandort einer Wirtschaftseinheit mindestens fol- gende Inhalte aufweisen:

 Adresse der Ladestelle (Straße, Hausnummer, PLZ, Bezirk, Nummer der Wirtschaftsein- heit, Anfallstellennummer, Ladestellennummer, Identifikationsnummern der Wohnungsun- ternehmen),

 Anzahl der Wohn- und Gewerbeeinheiten je Wirtschaftseinheit,

 Anfallstellen-, Ladestellen-, Kunden- und Standortnummern der Entsorger aller Abfallarten,

 Behältergröße, -anzahl und Entleerungsrhythmus/Entleerungswochentage aller Abfallar- ten und Entsorger,

 Gültigkeitszeitraum jeder Behälterkonfiguration unter Angabe des Datums, ab dem eine Änderung der Behälteranzahl, der Behältergröße oder des Entleerungsrhythmus wirksam geworden ist,

 Anzahl der im jeweiligen Berichtszeitraum tatsächlich durchgeführten Leerungen, getrennt nach regulären Leerungen, Zusatzentleerungen und Sonderabfuhren,

 rechnerisch geleertes Behältervolumen je Abfallfraktion, Ladestelle und Wirtschaftseinheit in Litern, ermittelt aus Behältergröße in Litern × Anzahl der Behälter × Anzahl der tatsäch- lich durchgeführten Leerungen,

 Erfordernis des Behältertransportes (Vorziehen der Behälter) und Transporteinstufung,

 Angabe der Betreuungsintensität (Kategorie 1 bis 5) und Wochentag(e)

8 von 34

[Seite 12]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

 nur im Fall von Optimierungen der Behälterkonfiguration:

Kosten der Abfallentsorgung zu Vertragsbeginn und fortlaufende Kosten der Ab- o fallentsorgung laut Jahresbescheide bzw. Änderungsbescheiden während der Ver- tragslaufzeit.

Eine eindeutige Zuordnung aller Abfallbehälter zu Behälterstandplatz und Wirtschaftseinheit ist zu gewährleisten.

Es sei ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Behälterkonfigurationsdaten aller Ab- fallarten je Standplatz und Wirtschaftseinheit zukünftig durchgängig in einer einheitli- chen Excel-Tabelle zu führen sind und nicht getrennte Tabellen für die jeweiligen Ab- fallfraktionen zu verwenden sind. Alle zusammengehörigen Tabellen sind innerhalb ei- ner Datei je Los zu übergeben.

Ändern sich Behältergröße, Behälteranzahl oder Entleerungsrhythmus innerhalb eines Be- richtszeitraums, sind die jeweiligen Behälterkonfigurationen unter Angabe ihres Gültig- keitszeitraums getrennt zu erfassen und auszuwerten. Behältervolumina, die in Kubikme- tern angegeben werden, sind zusätzlich in Liter auszuweisen.

Die Anzahl der tatsächlichen Leerungen ist anhand der verfügbaren Leistungsdaten der Ent- sorger, der Entsorgungsabrechnungen oder sonstiger geeigneter Nachweise zu erfassen.

Eine aktualisierte Abfalldatenbank je Los ist dem Auftraggeber nach Ablauf der ersten 3 Mo- nate nach Beauftragung als Excel-Datei zur Verfügung zu stellen. Diese Abfalldatenbank ist kontinuierlich zu pflegen. Sollte der Auftragnehmer bei der Pflege der Abfalldatenbank wäh- rend der Vertragslaufzeit auf Unstimmigkeiten aufmerksam werden, so ist der Auftraggeber hierüber unverzüglich zu informieren.

Darüber hinaus erfolgt der Austausch von Rohdaten und ausgewerteten Daten (Tabellen, Gra- fiken etc.) zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer nach Abstimmung in elektro- nischer Form (nicht pdf) nach Aufforderung durch den Auftraggeber.

Der Auftragnehmer ist nicht berechtigt, die Abfalldatenbank für andere als die in diesem Vertrag vereinbarten Leistungen zu nutzen. Sämtliche Nutzungsrechte liegen beim Auf- traggeber.

3.1.3 Behälterstandplatzbetreuung

Die Behälterstandplatzbetreuung beinhaltet die Kontrolle und bedarfsweise Nachsortierung al- ler Abfall-/Wertstoffbehälter zur Gewährleistung der fortdauernden möglichst kostengünstigen und klimafreundlichen Entsorgung. Zusatzentleerungen und Sonderabfuhren gemäß Ziffer 3.1.4 sind durch die Behälterstandplatzbetreuung zu vermeiden. Unterflurcontainer sind eben- falls Bestandteil der Behälterstandplätze und sind entsprechend der nachstehenden Anforde- rungen zu betreuen.

Es wird davon ausgegangen, dass der Erhalt einer auf Getrennterfassung von Wertstoffen optimierten Behälterkonfiguration (Behälteranzahl und -volumen) eine regelmäßige Betreuung der Behälterstandplätze erfordert. Hierzu hat der Auftragnehmer alle Abfall- / Wertstoffbehälter eines Behälterstandplatzes zu kontrollieren und ggf. Fehlbefüllungen der Restabfall- und Wert- stoffbehälter durch Nachsortierung zu beseitigen. Außerdem ist das Sortieren von außerhalb

9 von 34

[Seite 13]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

der Behälter liegenden Abfällen (z.B. große unzerkleinerte PPK-Verpackungen) in die dafür vorgesehenen (Unterflur-)Behälter Teil der Standplatzbetreuung.

Großvolumige Papier-, Papp- und Kartonverpackungen, insbesondere Versand- und Paket- kartons, sind im Rahmen der Behälterstandplatzbetreuung soweit erforderlich zu entfalten, zu- sammenzulegen, zu zerreißen oder mit geeigneten Handwerkzeugen zu zerkleinern, damit sie ordnungsgemäß in die hierfür vorgesehenen Papierbehälter eingebracht werden können und deren vorhandenes Behältervolumen wirtschaftlich genutzt wird.

Lose Verpackungsbestandteile, insbesondere Folien, Styropor, Kunststofffüllmaterialien und Umreifungsbänder, sind vor der Einbringung in den Papierbehälter zu entfernen und der zu- treffenden Abfallfraktion zuzuführen.

Das Falten und Zerkleinern von Papier, Pappe und Kartonagen gilt nicht als unzulässige Ver- dichtung oder Verpressung im Sinne der Ziffern 3.1.3 und 3.1.5.

Nachsortieren ist das Aussortieren von Abfällen/Wertstoffen aus dem Behälter, in dem sich der Abfall/Wertstoff fälschlicherweise befindet, und das Verbringen des Abfalls/Wertstoffs in den für ihn vorgesehenen Behälter. Die Abfall-/ Wertstoffbehälter müssen am Tag der Leerung so nachsortiert sein, dass Fehlwürfe weitgehend entfernt sind. Der Auftragnehmer hat sich eigenverantwortlich über die örtlichen Leerungstermine und evtl. Änderungen zu Feiertagen o.ä. zu informieren.

Der Auftragnehmer hat dafür Sorge zu tragen, dass Abfall-/Wertstoffbehälter nur so weit befüllt sind, dass sie dicht schließen. Eine Verdichtung/Verpressung des Restabfalls ist nicht zulässig (siehe auch Ziffer 3.1.5). Allein das Heraussortieren von Wertstoffen ohne die Hinzunahme von Hilfsmitteln zur Verdichtung ist keine unzulässige Verdichtung und Verpressung von Ab- fällen.

Die Kontrolle und ggf. Nachsortierung der Abfall-/Wertstoffbehälter hat an jedem Behälter- standplatz entsprechend der vorgegebenen Betreuungsintensität (siehe Ziffer 3.1.1) zu erfol- gen, die Anfahrtstage bestimmt der Auftragnehmer in seinem Einsatzplan.

Die Betreuung der Behälterstandplätze ist vom Auftragnehmer mit Datum und Uhrzeit elektro- nisch zu dokumentieren und Auswertungen dem Auftraggeber auf Nachfrage vorzulegen.

Über starke Unregelmäßigkeiten/Auffälligkeiten (wie z.B. Fehlwürfe, Fremdbefüllung) ist der Auftraggeber bei Bedarf bzw. auf Nachfrage des Auftraggebers, ggf. mittels Fotodokumenta- tion, zu informieren.

3.1.4 Zusatzentleerungen/Sonderabfuhren

Zusatzentleerungen und Sonderabfuhren sind durch Nachsortierung des Abfalls/Wertstoffs durch den Auftragnehmer zu vermeiden. Sowohl die Restmüll- als auch die Wertstoffbehälter sind im Rahmen der Standplatzbetreuung auf Fehlwürfe zu kontrollieren und ggf. nachzusor- tieren. Notwendige Zusatzentleerungen/Sonderabfuhren sind prinzipiell dem Auftraggeber mit Angabe der Gründe und ggf. einem Foto mitzuteilen. Die Beantragung einer Zusatzentlee- rung/Sonderabfuhr obliegt ausschließlich dem Auftraggeber.

Der Auftragnehmer erstattet dem Auftraggeber die für eine erforderliche Zusatzentlee- rung/Sonderabfuhr von Rest- und Wertstoffbehältern aufgewendeten Kosten, es sei denn, die

10 von 34

[Seite 14]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

Zusatzentleerung/Sonderabfuhr wurde aufgrund eines Umstandes außerhalb des Risikobe- reichs des Auftragnehmers erforderlich, oder der Auftragnehmer hat den die Zusatzentlee- rung/Sonderabfuhr erforderlich machenden Umstand nicht zu vertreten.

Außerhalb des Risikobereichs des Auftragnehmers liegen insbesondere Sonderentleerungen, die wegen fehlender Anfahrtsmöglichkeit des Entsorgers am Entsorgungstag (z.B. mangelnde Schneeberäumung, zugeparkte Ausfahrten) oder aufgrund von feiertagsbedingten Verlänge- rungen der Leerungsintervalle notwendig werden. Ebenso zu behandeln sind Sonderentlee- rungen wegen des Befüllens mit gefährlichen Abfällen, Bauabfällen oder Schlachtabfällen.

3.1.5 Gewichts- und Verdichtungszuschläge

Der Auftragnehmer erstattet dem Auftraggeber vom Entsorger berechnete Gewichts- und Ver- dichtungszuschläge, es sei denn, er hat die Umstände, die zur Berechnung der Zuschläge geführt haben, nicht zu vertreten.

Sollten die BSR für mehr als 5 % der Hausmüllbehälter pro Los Gewichts- und Verdichtungs- zuschläge erheben und ist allein eine Nachsortierung ursächlich für die Überschreitung des Behälterdurchschnittsgewichts, werden Auftraggeber und Auftragnehmer sich darüber ver- ständigen, wer die Gewichtszuschläge trägt und inwieweit eine Anpassung oder Beendigung des Vertrages erforderlich ist.

Bleibt eine Verständigung ohne Erfolg, so entscheidet ein von der örtlichen IHK zu benennen- der geeigneter Vermittler nach billigem Ermessen. Der Vermittler kann auch die Beendi- gung/teilweise Beendigung des Vertrags empfehlen. Gegen die Entscheidung des Vermittlers steht der Rechtsweg offen.

3.1.6 Ordnung und Sauberkeit an den Behälterstandplätzen

Der Auftragnehmer hat durch seine Tätigkeit die Sauberkeit und Ordnung an den Behälter- standplätzen sicherzustellen.

Bei jeder Begehung sind die Behälterstandplätzen so zu säubern, dass sie sich in einem op- tisch sauberen Zustand befinden und Gerüche von den Standplätzen das Wohnumfeld nicht beeinträchtigen. Hierzu zählen neben der Beseitigung von herumliegenden Abfällen die or- dentliche Aufstellung der Abfall-/Wertstoffbehälter und das Schließen der Behälterdeckel. Ab- fälle, die neben den Abfall- oder Wertstoffbehältern liegen, sind an den Betreuungstagen auf- zunehmen und in die zutreffenden Abfall-/Wertstoffbehälter einzuwerfen; sofern aufgrund der Abfallmenge eine Sonderabfuhr erforderlich wird, ist der Auftraggeber hierüber unverzüglich zu informieren (siehe auch Ziffer 3.1.4).

Entsprechend der Betreuungsintensität (Ziffer 3.1.1) ist eine Besenreinheit in den Grenzen des Behälterstandplatzes (Abgrenzung durch Umzäunung, Randsteine, Hecken, o.ä.) herzustel- len. Zur Besenreinheit gehört auch das Entfernen von Laub oder heruntergefallenem Geäst sowie die Sauberkeit zwischen den Behältern, zwischen den Behältern und der Umzäunung, unter den Behältern (z.B. bei 1.1100 l Behältern) und hinter den Behältern. Der Termin für die besenreine Säuberung gilt bei getrennten Standplätzen für Restabfall- und Wertstoffbehälter auch für die Standplätze der zugehörigen Wertstoffbehälter.

11 von 34

[Seite 15]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

Von den Behälterstandplätzen ausgehende Gerüche, die durch die Maßnahmen Beseitigung herumliegender Abfälle, ordentliche Aufstellung der Abfall-/Wertstoffbehälter, Schließen der Behälterdeckel und besenreines Hinterlassen des Standplatzes nicht verhindert werden kön- nen, sind durch den Auftragnehmer nicht vermeidbar und werden deshalb im Rahmen der Leistungserbringung auch nicht von diesem verlangt.

Über starke oder wiederholte Unregelmäßigkeiten/Auffälligkeiten durch herumliegende Abfälle auf dem Behälterstandplatz ist der Auftraggeber bei Bedarf bzw. auf Nachfrage des Auftrag- gebers, ggf. mittels Fotodokumentation, zu informieren.

Der Winterdienst auf dem Behälterstandort und dessen Zuwegung fällt nicht in den Leistungs- bereich des Auftragnehmers.

Der Auftragnehmer hat Ungezieferbefall auf den Behälterstandplätzen umgehend dem zustän- digen Hausmeister bzw. Objektbetreuer zu melden.

Ein bestehender oder auftretender Schädlingsbefall an den Behälterstandplätzen oder in de- ren unmittelbarer Umgebung entbindet den Auftragnehmer nicht von der Pflicht zur vollständi- gen Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen. Die Leistungserbringung darf in dem Zusammenhang weder verweigert noch eingeschränkt werden. Gemeinsam mit dem Auftrag- geber sind im Bedarfsfall Maßnahmen zu bestimmen, um den Schädlingsbefall zu bekämpfen.

3.1.7 Optimierung der baulichen und organisatorischen Behälterstandplatzsituation

Der Auftragnehmer hat im Rahmen seiner Tätigkeit mögliche Neu-/Umstrukturierungen beste- hender Behälterstandplätze zu prüfen. Diese Prüfung soll die Zuordnung der Behälterstand- plätze zu den Wohneinheiten, die Zusammenlegung von Behälterstandplätzen und die Verle- gung von Behälterstandplätzen zur Vermeidung höherer Transportentgelte1 umfassen. Zur Il- lustration von Änderungsvorschlägen sind geeignete Darstellungsformen zu wählen (z.B. Grundrisse mit Maßangaben, Fotos und Beschreibung der Mängel).

3.1.8 Beibehaltung der bestehenden Behälterkonfiguration

Die Optimierung der zu Beginn des Vertrages bestehenden Behälterkonfiguration für Restab- fall und Wertstoffe an einem Behälterstandplatz durch Änderung des Volumens der Abfall- und Wertstoffbehälter, der Behälteranzahl und/oder der Leerungsrhythmen gehören nicht zu den Leistungen der Behälterstandplatzbetreuung gemäß Ziffer 3.1. Sollte der Auftraggeber Bedarf für eine Optimierung sehen, so fällt dieses unter die Leistungen gemäß Ziffer 3.3.

3.1.9 Ausstattung der Behälterstandplätze (nur für Lose 1 bis 9)

Der Auftragnehmer hat für die Behälterstandplätze, an denen Restabfallbehälter stehen, je- weils einen „Abfallausweis“ zu erstellen und fortlaufend zu aktualisieren. Der Abfallausweis hat für die an diesem Behälterstandplatz entsorgenden Mieter die Ergebnisse des Abfallmanage- ments aufzuzeigen und mindestens folgende Angaben zu enthalten:

1 Eine Reduktion bzw. Vermeidung von Transportentgelten ist durch eine Verkürzung der Entfernung zwischen Behälterstandplatz und Straße und/oder Reduktion evtl. bestehender Stufen auf dem Weg dahin möglich.

12 von 34

[Seite 16]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

• die Adresse der Wirtschaftseinheit(en),

• das vorgehaltene Behältervolumen pro Woche und Wohneinheit für die einzelnen Fraktio- nen (Restmüll, Bioabfall, PPK, Glas, Verpackungen/trockene Wertstoffe),

• den Vergleich des aktuellen Restabfallbehältervolumens zum Berliner Durchschnitt,

• die durch das Abfallmanagement eingesparte CO -Äquivalentmenge. 2

Ein Entwurf des Abfallausweises ist durch den Auftragnehmer als Bestandteil seines Leis- tungskonzeptes mit dem Angebot einzureichen. Das genaue Layout des im DIN A4-Format auf laminiertem Druckerpapier in Farbe zu erstellenden Abfallausweises wird mit dem Auftrag- geber nach Auftragsvergabe abgestimmt und vor Realisierung von diesem freigegeben. Auf dem Abfallausweis ist das LOGO des Auftraggebers zu integrieren.

Die Abfallausweise sind dazu bestimmt, in den jeweiligen Hausaufgängen oder an den Behäl- terstandplätzen zur Information der Mieter angebracht zu werden. Der Auftragnehmer hat die behälterstandplatzspezifischen Abfallausweise in der benötigten Anzahl (1 Exemplar je Haus- aufgang) zu vervielfältigen. Die Festlegung der genauen Anzahl der Kopien erfolgt in Abstim- mung mit dem Auftraggeber. Die Kosten der Erstellung und Vervielfältigung der Abfallaus- weise sowie die Übergabe an den Auftraggeber trägt der Auftragnehmer. Die Anbringung der Abfallausweise übernimmt der Auftraggeber.

Alle Abfallausweise der betreuten Bestandseinheiten sind dem Auftraggeber bis Ende Januar jeden Jahres in der oben beschriebenen Form und zusätzlich elektronisch zu übergeben. Be- zugszeitpunkt der dargestellten Inhalte ist der letzte Behälterbestand des vorangegangenen Jahres.

Vorschläge für weitere Informationen zur Förderung des Trennverhaltens durch den Mieter zur Erhöhung des Einsparpotentials können vom Auftragnehmer unterbreitet werden.

Die Erstausstattung mit Abfallausweisen hat innerhalb von drei Monaten nach Leistungsbeginn zu erfolgen. Bis zum Ablauf dieser Frist wird das Vorhandensein von Abfallausweisen bei der Begehung des Behälterstandplatzes durch den Auftraggeber und evtl. Feststellung von Män- geln nicht gewertet (siehe Ziffer 3.1.11).

An den Behälterstandplätzen finden sich in aller Regel Informationstafeln der BSR zur Abfall- trennung. Der Auftragnehmer hat keine firmeneigenen Informationstafeln zur Abfalltrennung anzubringen.

Weisen die Informationstafeln der BSR zur Abfalltrennung wetterbedingten Verschleiß, mut- willige oder versehentliche Beschädigungen o.ä. auf, ist der Auftraggeber hierüber zu infor- mieren. Den Austausch der Informationstafeln nimmt der Auftraggeber vor.

3.1.10 Sperrmüll

Sperrmüll oder vergleichbare sperrige Gegenstände, die das Schließen des Deckels des Ab- fallbehälters behindern oder das zur Verfügung stehende Abfallvolumen deutlich vermindern, sind aus den Restabfall- und Wertstoffgefäßen zu entfernen. Sie sind entweder in die in den Wirtschaftseinheiten vorhandenen Sperrmüllsammelstellen zu verbringen oder auf dem Be- hälterstandplatz an geeigneter Stelle in Abstimmung mit den jeweiligen Hausmeistern / Ob- jektbetreuern des Auftraggebers gesammelt abzulegen/zu stapeln. Über Sperrmüll, der auf

13 von 34

[Seite 17]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

dem Behälterstandplatz verbleibt, ist der zuständige Mitarbeiter des Auftraggebers sofort am Betreuungstag zu informieren.

Handelt es sich bei dem aussortierten Sperrmüll/sperrige Gegenstände um Kleinmengen (≤ 1 m³), hat der Auftragnehmer im Rahmen des Abfallmanagements die anfallende Klein- menge aufzunehmen und einer ordnungsgemäßen Entsorgung zuzuführen. Dabei sind die abfallrechtlichen Überlassungspflichten nach § 17 KrWG zu beachten; eine Übergabe an den zuständigen öffentlich-rechtlichen Entsorgungsträger (z. B. BSR) ist sicherzustellen.

Größere Mengen Sperrmüll (> 1 m³) werden vom Auftragnehmer lediglich an einer abgestimm- ten Stelle des Behälterstandplatzes gesammelt. Die Entsorgung obliegt einem vom Auftrag- geber beauftragten Dritten.

3.1.11 Umgang mit Sonderabfällen oder gefährlichen Abfällen

Sonderabfälle und sonstige nicht dem regulären Hausmüll-, Bioabfall-, PPK-, Altglas- oder Wertstoffsystem zuzuordnende Abfälle, insbesondere Altbatterien, Akkumulatoren, Öle, ölhal- tige Betriebsmittel, Farben, Lacke, Lösungsmittel, Chemikalien, Bauabfälle, Autoreifen, Elekt- roaltgeräte sowie sonstige gefährliche oder überwachungsbedürftige Abfälle, sind vom Auf- tragnehmer bei Feststellung unverzüglich zu sichern, getrennt von den übrigen Abfallfraktio- nen zu behandeln und dem Auftraggeber unter Angabe des Standortes, der Wirtschaftseinheit, der Abfallart, des Umfangs sowie unter Beifügung einer Fotodokumentation über das QM- System bzw. in Textform zu melden.

Eine Vermischung mit anderen Abfallfraktionen, ein Einbringen in vorhandene Restabfall- oder Wertstoffbehälter sowie eine eigenmächtige Entsorgung über reguläre Sammelsysteme ist un- zulässig.

Die Entsorgung erfolgt ausschließlich nach vorheriger Beauftragung durch den Auftraggeber und unter Beachtung der jeweils geltenden abfallrechtlichen Vorgaben, insbesondere der Überlassungs-, Nachweis- und Dokumentationspflichten.

Soweit eine Entsorgung durch den Auftragnehmer beauftragt wird, hat dieser einen geeigneten und zugelassenen Entsorgungsfachbetrieb einzuschalten und dem Auftraggeber die ord- nungsgemäße Entsorgung durch geeignete Belege, insbesondere Entsorgungsnachweise, Wiegescheine, Übernahmescheine und Rechnungen, nachzuweisen.

Die Abrechnung erfolgt objekt- und wirtschaftseinheitenbezogen auf Nachweis der tatsächlich angefallenen Fremdentsorgungskosten zuzüglich einer Handlingfee in Höhe von 15 % auf den Netto-Rechnungsbetrag des Entsorgers sowie zuzüglich der jeweils geltenden Umsatzsteuer.

Die Handlingfee umfasst insbesondere Koordination, Abstimmung, Beauftragung, Dokumen- tation, Nachweisführung und administrative Abwicklung. Ohne vorherige Freigabe des Auf- traggebers besteht kein Anspruch auf Erstattung, es sei denn, eine sofortige Maßnahme ist zur Abwehr einer konkreten Gefahr für Personen, Sachen, Umwelt oder Verkehrssicherheit zwingend erforderlich; in diesem Fall ist der Auftraggeber unverzüglich nachträglich zu infor- mieren und die Maßnahme vollständig zu dokumentieren.

14 von 34

[Seite 18]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

3.1.12 Beseitigung von Mängeln auf den Behälterstandplätzen

Der Auftraggeber ist berechtigt, die vertragsgemäße Leistungserbringung des Auftragnehmers jederzeit nach eigenem Ermessen zu kontrollieren und festgestellte Mängel über das QM-Sys- tem oder in Textform zu dokumentieren. Die Dokumentation erfolgt über ein digitales Quali- tätsmanagement-System (QM-System), für dessen Nutzung sich der Auftragnehmer zu Auf- tragsbeginn zu registrieren hat (siehe Kapitel 3.5.6).

Die Qualität, der vom Auftragnehmer am Behälterstandplatz erbrachten Leistung wird durch den Auftraggeber in Anlehnung an ein Begehungsprotokoll (siehe Anlage 1) bemessen. Eine Schlechtleistung liegt insbesondere vor, wenn die nachfolgenden Qualitätsanforderungen nicht, nicht vollständig, nicht fristgerecht oder nicht in der geschuldeten Qualität erbracht wer- den:

• vertraglich geschuldete Betreuung der Behälterstandplätze, • die Kontrolle und Nachsortierung der Abfall- und Wertstoffbehälter, • die Herstellung von Ordnung und Sauberkeit, • die Besenreinheit, • die Meldung von Auffälligkeiten, • die Dokumentationspflichten, • die Erreichbarkeit, • die fristgerechte Bereit- und Zurückstellung von Behältern • oder sonstige Pflichten aus der Leistungsbeschreibung.

Wird an einem Behälterstandplatz ein Mangel festgestellt, der in den Verantwortungsbereich des Auftragnehmers fällt, und ist der Auftraggeber durch den Auftragnehmer nicht über die bereits laufende Beseitigung des Mangels informiert, wird der Auftragnehmer hierüber über das QM-System informiert und zur Beseitigung des Mangels aufgerufen. Der Mangel hat bin- nen einer Nachbesserungsfrist von 24 Stunden nach Meldungseingang zu erfolgen. Findet die Meldung an den Auftragnehmer bis 10:00 Uhr eines Tages statt, hat der Auftragnehmer den Mangel bis 17:00 Uhr des gleichen Tages zu beheben.

Der Auftragnehmer hat die Mängelbeseitigung einschließlich einer Vorher-/Nachher-Doku- mentation nachzuweisen und den Bearbeitungsstatus fortlaufend zu dokumentieren. Erfolgt die Mängelbeseitigung nicht, nicht vollständig oder nicht innerhalb der festgelegten Nachbes- serungsfrist, ist der Auftraggeber berechtigt, nach Maßgabe der vertraglichen Regelungen eine Mahnung auszusprechen.

Werden für einen Behälterstandplatz innerhalb eines Kalenderjahres zwei Mahnungen durch den Auftraggeber ausgesprochen, ist der Auftraggeber zur Ziehung einer Vertragsstrafe be- rechtigt.

Sonderregelung Ersatzvornahmen (für Lose 2 bis 5 und Los 10)

Kommt der Auftragnehmer seiner Verpflichtung zur Mängelbeseitigung trotz schriftlicher Auf- forderung durch den Auftraggeber nicht innerhalb der festgelegten Nachbesserungsfrist nach, ist der Auftraggeber berechtigt, die erforderlichen Leistungen im Wege der Ersatzvornahme durch die vor Ort eingesetzten Hauswarte ausführen zu lassen. Die hierdurch entstehenden Kosten hat der Auftragnehmer zu tragen.

15 von 34

[Seite 19]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

3.1.13 Betreuung von Unterflurcontainer

Der Auftragnehmer übernimmt an den in der Abfalldatenbank besonders gekennzeichneten Standorten die Betreuung der dort vorhandenen Unterflurcontainer und der zugehörigen ober- irdischen Einwurfeinrichtungen.

Die Leistung umfasst insbesondere:

• die Sicht- und Funktionskontrolle der Einwurfsäulen, Einwurfklappen, Fußpedale, Schließ- und Zugangseinrichtungen sowie vorhandener Füllstandsanzeigen, • die Kontrolle auf Überfüllungen, Fehlwürfe, Verstopfungen und neben den Einwurfsäu- len abgestellte Abfälle, • die Beseitigung von oberflächlich zugänglichen Verstopfungen und Fehlwürfen, soweit dies ohne Öffnung technischer oder sicherheitsrelevanter Bauteile und ohne Gefähr- dung des eingesetzten Personals möglich ist, • die Reinigung der Einwurföffnungen, Einwurfsäulen und der unmittelbar angrenzenden befestigten Fläche, • die unverzügliche fotografische Dokumentation und Meldung von Beschädigungen, Funktionsstörungen, blockierten Einwurföffnungen, defekten Zugangssystemen, auf- fälligen Füllständen und notwendigen Sonderentleerungen, • die Kontrolle, ob die Zufahrt und der für die Entleerung erforderliche Arbeits- und Schwenkbereich frei von Fahrzeugen und sonstigen Hindernissen sind, • die Abstimmung erforderlicher Entleerungs-, Reparatur- oder Wartungsmaßnahmen mit dem Auftraggeber und dem zuständigen Entsorger. Das Öffnen, Betreten oder Besteigen der Unterflurbehälter sowie Eingriffe in Hebe-, Sicher- heits-, Hydraulik-, Elektro- oder Sensortechnik sind nicht Bestandteil der regulären Behälter- standplatzbetreuung. Entsprechende Arbeiten dürfen nur von hierzu befugtem und fachlich geeignetem Personal nach gesonderter Beauftragung ausgeführt werden.

3.1.14 Mieterbetreuung (nur Lose 2 bis 5 (regulär), sowie Los 10 (optional))

Ein wesentliches Ziel des Abfallmanagements ist es, die Mieter zu einem nachhaltigen Um- gang mit den anfallenden Abfällen/Wertstoffen anzuleiten. Hierzu ist die Kommunikation mit dem Mieter essenziell und hat sowohl auf schriftlichem (z.B. über Flyer im Design des Auftrag- nehmers und Logo des Auftraggebers, Aushänge) als auch mündlichem (z.B. Einzelgespräche des Müllwerkers bei Antreffen vor Ort, Mieterveranstaltungen) Wege zu erfolgen. Vorschläge für Informationen zur Förderung des Trennverhaltens durch den Mieter zur Umsetzung eines nachhaltigen Umgangs mit den anfallenden Abfällen/Wertstoffen sind vom Auftragnehmer zu unterbreiten.

Alle schriftlichen Mitteilungen an den Mieter sind mit dem Auftraggeber abzustimmen, haben aber zumindest folgende Informationen zu enthalten:

16 von 34

[Seite 20]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

• Kontaktdaten des Auftragnehmers (Adresse, Telefon (Hotline))

• Ansprechperson (mit Foto) vor Ort, die in der jeweiligen Liegenschaft die Aufgabe des Müllwerkers wahrnimmt

In der Mieterkommunikation insbesondere bei neu in das Abfallmanagement aufgenommenen Standorten erwartet der Auftraggeber als Mindestmaß:

• ausführliche Mieterinformation vor Einführung des Abfallmanagements über die Vor- teile der Abfallmanagement-Dienstleistung,

• Unterstützung / Zuarbeit zur Öffentlichkeitsarbeit des Auftraggebers.

Die Mieter sind während der Vertragslaufzeit mindestens einmal im Jahr über Flyer zur ord- nungsgemäßen Abfall-/Wertstoffentsorgung und die Effekte des Abfallmanagements zu infor- mieren, bei Bedarf öfter. Der Auftraggeber hat das Recht Wirtschaftseinheiten zu benen- nen, bei denen eine regelmäßige Information durch Flyer aufgenommen werden soll. Die schriftliche Kommunikation mit dem Mieter erfolgt vornehmlich in deutscher Sprache und muss zudem, auf Anforderung des Auftraggebers, auch in bis zu 6 bis 7 anderen Sprachen (z.B. englisch, türkisch, arabisch, russisch, polnisch, serbokroatisch) erfolgen. An Mieter ge- richtete schriftliche Informationen sind im Vorfeld mit dem Auftraggeber abzustimmen und durch diesen freizugeben.

Die persönliche Beratung zur ordnungsgemäßen Abfall-/Wertstoffentsorgung umfasst zum ei- nem das Einzelgespräch zwischen dem Müllwerker, wenn dieser am Standort ist, und dem Mieter und zum anderen die Teilnahme eines fachkundigen Mitarbeiters des Auftragnehmers an Mieterveranstaltungen oder ähnlichen Sonderveranstaltungen, bei denen die Abfall-/Wert- stoffentsorgung thematisiert wird. Der Mitarbeiter des Auftragnehmers steht bei Veranstaltun- gen für ein Statement und zur Fragenbeantwortung zur Verfügung.

Es ist zu beachten, dass die Mieterbetreuung für die Lose 2 bis 5 eine reguläre Leistung dar- stellt, während sie für das Los 10 optional ausgeschrieben wird. Das bedeutet, der Auftragge- ber des Los 10 nimmt die Leistung nur im Bedarfsfall in Anspruch, entsprechend wird sie auch nur in dem Fall vergütet.

3.2 Erweiterte Betreuung der Behälterstandplätze – temporäre Leistung während der Einzugsphase bei Neubauten (alle Lose)

Für Neubauobjekte ist während der ersten drei Monate bis max. sechs Monate nach Bezugs- beginn ein erweiterter Service zur Bewältigung des erhöhten Abfallaufkommens infolge suk- zessiver Einzüge sicherzustellen. Der Auftragnehmer hat hierfür ausreichende personelle und organisatorische Kapazitäten vorzuhalten. Die Einzugsbetreuung hat mindestens an fünf Ta- gen pro Woche zu erfolgen, davon gegebenenfalls einmal am Wochenende.

Spätestens acht Wochen vor Bezugsbeginn erstellt der Auftragnehmer auf Grundlage der vo- raussichtlichen Bewohnerzahl eine Bedarfsprognose für zusätzliche Abfallbehälter. Art, An- zahl und Standorte der Behälter werden mit dem Auftraggeber im Einzelfall abgestimmt. In der Regel werden Behälter für die Abfallfraktionen PPK und Wertstoffe benötigt.

Die Leistung umfasst insbesondere:

17 von 34

[Seite 21]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

• Die Organisation und Bereitstellung zusätzlicher Sammelbehälter für die je Los und Wirtschaftseinheit erforderlichen Abfallfraktionen sowie die Organisation und Durch- führung von regelmäßiger und bedarfsgerechter zusätzlicher Abholung der Sammel- behälter für eine ordnungsgemäße Entsorgung der gesammelten Abfälle.

• Die laufende Anpassung der Entsorgungskapazitäten an das tatsächliche Abfallauf- kommen. Bei unzureichenden Behälterkapazitäten sind Mehrmengen einer ordnungs- gemäßen Entsorgung zuzuführen.

• Der Auftragnehmer hat den Zustand des Behälterstandplatzes vor und nach der Be- seitigung der Mehrmengen und außergewöhnlichen Verschmutzungen mittels Fotodo- kumentation festzuhalten und über das QM-System an den Auftraggeber zu übermit- teln. Es gelten dabei die Regelungen nach Ziffer 3.1.11 und Ziffer 3.5.6.

• Ziel ist die Sicherstellung von Sauberkeit und Ordnung an den Behälterstandplätzen und den angrenzenden Bereichen analog zu Ziffer 3.1.

• Zur Unterstützung der Mietenden bei der ordnungsgemäßen Abfalltrennung während der Einzugsphase wird eine Mindestanzahl an zusätzlichen Betreuungstagen festge- legt.

3.3 Behältertransport (alle Lose)

An ausgewählten Behälterstandplätzen sind am Tag der Leerung die zu entleerenden Restab- fall- und Biobehälter außerhalb des eigentlichen Behälterstandplatzes an einem separaten Platz für die Entleerung bereit zu stellen (z.B. vor der Tür des eigentlichen Behälterraums oder der Straße). Die betroffenen Wirtschaftseinheiten sind in den Abfalldatenbanken entsprechend gekennzeichnet.

Der Auftragnehmer übernimmt je Los die Bereit- und Zurückstellung aller befüllten Behälter, z.B. für Restabfall, Biomüll, Papier, Wertstoffe und Gewerbemüll, für die in den Abfalldaten- banken entsprechend gekennzeichneten Wirtschaftseinheiten und Abfallarten. Die Abfallbe- hälter sind zur Leerung bedarfsgerecht am jeweiligen Bereitstellungsplatz bereit- und nach Entleerung an den Standplatz zurückzustellen. Leere Tonnen sind vom Auftragnehmer nicht bereitzustellen.

Im Zuge der Sorgfaltspflicht sind die Behälter am Straßenrand verkehrssicher aufzustellen, so dass die ebenerdige Erreichbarkeit der Behälter durch den jeweiligen Entsorger gewährleistet ist. Ferner ist dafür Sorge zu tragen, dass durch die Bereit- und Zurückstellung keine Schäden an Eigentum (z.B. Innenhof, im Hauseingang, an parkenden Fahrzeugen oder an anderer Stelle im Straßenraum) entstehen. Hierzu sind – sofern vorhanden - die an den Behältern vorhandenen Feststellbremsen zu nutzen. Sofern die Behälter Defekte aufweisen, sind diese vom Auftragnehmer dem Entsorger zu melden und ein entsprechender Tausch der Behälter ist durch den Auftragnehmer zu veranlassen. Der Auftraggeber ist ebenfalls über die Veran- lassung und den Tausch der Behälter schriftlich zu informieren.

Die Rückstellung der Behälter erfolgt nach der Leerung unverzüglich am selben Tag. Zwischen Bereit- und Zurückstellung dürfen maximal 24 Stunden liegen. Bei Extremwetterereignissen (z.B. Sturm) sind die Behälter schnellstmöglich nach der Leerung aus dem Straßenraum zu entfernen, um Schäden durch die Behälter und an den Behältern zu verhindern.

18 von 34

[Seite 22]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

Der Auftragnehmer hat sich eigenverantwortlich über die örtlichen Leerungstermine und evtl. Änderungen zu Feiertagen o.ä. zu informieren; die Leerungstermine sind verbindlich einzuhal- ten. Im Falle einer nicht termingerechten Bereitstellung der Behälter am Leerungstag organi- siert der Auftragnehmer eine zeitnahe gesonderte Leerung der Behälter zu seinen Lasten, einschließlich der Beseitigung des durch die Verzögerung evtl. angesammelten Abfalls/Wert- stoffes, es sei denn, der Auftragnehmer hat die nicht termingerechte Bereitstellung nicht zu vertreten. Der Nachweis, dass die nicht termingerechte Bereitstellung nicht durch den Auftrag- nehmer zu vertreten ist, ist von diesem schriftlich zu erbringen.

Mögliche Verunreinigungen auf dem Weg, dem Behälterstandplatz oder dem Platz zur Bereit- stellung zur Leerung, die vom Auftragnehmer verursacht wurden, (z.B. durch umgefallene Ab- fallbehälter, beigestellter Abfall) sind durch den Auftragnehmer zu beseitigen. Die Beseitigung von Verunreinigungen an den o.g. Orten, die nicht durch den Auftragnehmer verursacht wur- den, gehört nicht zum Leistungsgegenstand; der Auftragnehmer hat den Auftraggeber über die Verunreinigung zeitnah zu informieren.

Ist die Zufahrt zum Behälterstandplatz, der vorgesehene Bereitstellungsplatz oder der für das Entsorgungsfahrzeug erforderliche Arbeitsbereich im öffentlichen Straßenland durch ein Fahr- zeug oder ein sonstiges Hindernis blockiert, hat der Auftragnehmer den Sachverhalt unver- züglich und beweissicher zu dokumentieren. Die Dokumentation hat mindestens Ort, Datum, Uhrzeit, Kennzeichen des Fahrzeugs, Art und Umfang der Behinderung sowie aussagekräftige Fotografien zu enthalten.

Steht die planmäßige Entleerung unmittelbar bevor oder ist sie bereits verhindert, hat der Auf- tragnehmer unverzüglich telefonisch das zuständige Ordnungsamt oder, soweit dieses nicht rechtzeitig erreichbar ist, die Polizei um Prüfung und erforderlichenfalls behördliche Umset- zung des Fahrzeugs zu ersuchen. Gleichzeitig sind der Auftraggeber und der Entsorger zu informieren.

Wird festgestellt, dass der Auftragnehmer die rechtzeitige Bereit- oder Zurückstellung der Be- hälter versäumt hat, erfolgt zusätzlich zur Information auch eine Mahnung des Auftragnehmers über das jeweilige QM-System des Auftraggebers. Werden für einen Behälterstandplatz inner- halb eines Kalenderjahres insgesamt zwei oder mehr Mahnungen durch den Auftraggeber ausgesprochen, ist der Auftraggeber zur Erhebung von Vertragsstrafen berechtigt.

Für jedes Los ist der Behältertransport für ausgewählte und in den beigefügten Abfallda- tenbanken entsprechend gekennzeichneten Behälterstandplätze Bestandteil der Leis- tung. Der Bieter hat in seinem Angebot seine Kosten für den Behältertransport am Entlee- rungstag und nach erfolgter Leerung das Zurückführen der Abfallbehälter an den Standplatz auszuweisen.

Die betroffenen Wirtschaftseinheiten und Abfallarten sind in den Abfalldatenbanken in der Spalte „Behälterbereitstellen erforderlich“ mit „ja“ gekennzeichnet.

Dem Auftraggeber liegt für den Behältertransport nur in einzelnen Fällen eine Bestandliste über die genauen Wegelängen in den einzelnen Objekten vor. Transportweg ist der Weg, auf dem die Behälter zur Entleerung vom Behälterstandplatz bis zum Rand des von einem Stan- dard-Entsorgungsfahrzeug gefahrlos befahrbaren Bereichs der nächstgelegenen Straße transportiert werden.

19 von 34

[Seite 23]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

Sofern vorliegend, ist die Wegelänge anhand der entsprechenden Transportgebühr der BSR2 in einer Spalte in der Abfalldatenbank vermerkt. Für Objekte mit Unkenntnis der genauen We- gelängen wird diese entsprechend der Transportgebühr 2 der BSR angesetzt.

Die ausgeschriebene Leistung Behältertransport ist an den entsprechenden Behälterstand- plätzen erforderlich, weil die BSR den Behältertransport an diesen Standorten explizit aus be- stimmten Gründen ablehnt. Es sei darauf hingewiesen, dass die BSR während der Vertrags- laufzeit den Behältertransport an weiteren Bestandsobjekten zukünftig ablehnen kann. In dem Fall werden die Bestandsobjekte in der Abfalldatenbank von „Behälterbereitstellen – nein“ auf „Behälterbereitstellen erforderlich – ja“ umgeschlüsselt und somit zum Gegenstand der Leis- tung Behältertransport, die der Bieter zusätzlich zu erbringen hat.

3.4 Optimierung der Behälterkonfiguration (Lose 2 bis 5, sowie Los 10)

3.4.1 Allgemeine Anforderungen an die Optimierung der Behälterkonfiguration

Stellt der Auftragnehmer im Rahmen seiner Betreuungstätigkeit gemäß Ziffer 3.1 Optimie- rungsmöglichkeiten bei der Behälterkonfiguration fest, so kann das Volumen der Abfall- und Wertstoffbehälter, die Behälteranzahl und/oder die Leerungsrhythmen an den betreffenden Behälterstandplätzen an den tatsächlichen Bedarf angepasst werden (Optimierungskonzept).

Hierzu ist vom Auftragnehmer für jeden betreffenden Behälterstellplatz ein Optimierungskon- zept zu erstellen und dem Auftraggeber schriftlich vorzulegen. Voraussetzung für die Bewilli- gung durch den Auftraggeber ist eine durch die Optimierung verursachte Reduzierung der Entsorgungskosten. Nach Freigabe durch den Auftraggeber ist das Konzept durch den Auf- tragnehmer umzusetzen. Die Umsetzung ist vom Auftragnehmer zu dokumentieren und die Dokumentation dem Auftraggeber auf Verlangen vorzulegen.

Der Auftraggeber führt keine Entsorgung von Abfällen durch; Überlassungspflichten sind zu berücksichtigen.

Bei der Auswahl und Dimensionierung der Restmüll- und Wertstoffbehälter ist vom Auftrag- nehmer die jeweils kostengünstigste Variante zu wählen. Festlegungen hinsichtlich des Wert- stofferfassungssystems bzw. hinsichtlich der zu wählenden Wertstoffbehälter (Größe der Be- hälter, Entleerungsrhythmus) werden vom Auftragnehmer getroffen; Vorgaben der Leistungs- bedingungen der Berliner Stadtreinigungsbetriebe sind zu beachten.

Der Auftragnehmer hat bei Aufstellung/Bestellung neuer Tonnen der Größenklasse 1.100 l nach Möglichkeit „Deckel im Deckel – Behälter“ zu ordern.

Die vom Auftraggeber bereits abgeschlossenen Verträge über die Wertstofferfassung, z.B. der PPK-Fraktion, sind vom Auftragnehmer zu beachten. Der Auftraggeber schließt die Verträge über die Wertstofferfassung mit Dritten ab und wählt die Dritten aus. Der Auftragnehmer kann Vorschläge unterbreiten.

Dem Auftragnehmer ist freigestellt, zusätzliche Sammelsysteme für Batterien, für Altkleider oder weitere zielführende Maßnahmen zur Kostenoptimierung mit seinem Optimierungskon- zept dem Auftraggeber vorzuschlagen.

2 Abfallgebührensatzung vom 27. Dezember 2024 (bsr.de)

20 von 34

[Seite 24]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

Die Restabfallbehältergestellung je Behälterstandplatz darf je Umstellung um maximal eine Behälterleerung pro Woche (EPW) reduziert werden. Der Auftragnehmer hat dem Auftragge- ber praktisch nachzuweisen, dass die zur Abmeldung bestimmte Restabfallbehälterleerung nicht benötigt wird. Der Nachweis gilt als erbracht, wenn der Auftragnehmer über einen Zeit- raum von 4 Wochen an den Leerungstagen vor der Leerung durch schriftliche Dokumentation der Restabfallbehälterfüllstände (Angabe in Prozent vom Nennvolumen) und Fotonachweis die Möglichkeit der beabsichtigten Reduzierung nachweisen kann. Der Nachweis ist außerhalb der Schulferien des Bundeslandes Berlin zu erbringen.

Der Auftragnehmer erhält eine Vollmacht, im Namen des Auftraggebers alle notwendigen Schritte gegenüber den Entsorgern einzuleiten und umsetzen, um die Abfallentsorgung an den Wirtschaftseinheiten des Auftraggebers zu optimieren.

Es ist die Aufgabe des Auftragnehmers, zu kontrollieren,

• ob die Entsorger die Änderungen (z.B. Reduzierung der Behälteranzahl oder -größe) auf dem Behälterstandplatz umgesetzt haben und

• ob die geänderten Rechnungen des Entsorgers die beantragten Änderungen korrekt wiedergeben. Hierfür hat der Auftragnehmer die geänderten Gebührenbescheide vom Auftraggeber anzufordern.

Andernfalls hat der Auftragnehmer die Aufgabe, alle notwendigen Schritte gegenüber den Ent- sorgern vorzunehmen, um den Missstand zu beseitigen.

Wenn hinsichtlich der Behälterkapazitäten für Restabfall innerhalb von 4 Wochen 3 Mängel- meldungen durch den Auftraggeber an den Auftragnehmer erfolgen, wird sich der Auftragge- ber mit dem Auftragnehmer ins Benehmen setzen und entsprechend des Gesprächsausgangs das Behältervolumen für Restabfall nach eigenem Ermessen zu Lasten des Auftragnehmers selbstständig erhöhen.

Die geänderte Behälterkonfiguration ist in die Abfalldatenbank aufzunehmen. Ergänzend sind für diese Behälterstandplätze die Kosten der Abfallentsorgung vor der Behälterumstellung und fortlaufende Kosten der Abfallentsorgung laut Gebührenbescheide der BSR während der Ver- tragslaufzeit in die Datenbank einzutragen.

3.4.2 Kommunikation mit Entsorgern

Vor der Umsetzung des Optimierungskonzeptes gemäß Ziffer 3.4.1 hat der Auftragnehmer in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber mit allen betroffenen Entsorgern persönliche Vorbe- reitungsgespräche zu führen und geeignete Kommunikationsstrukturen aufzubauen. Diese sollen es ermöglichen, schnell und flexibel innerhalb von angemessenen Reaktionszeiten die notwendigen Veränderungen auf den Behälterstandplätzen herzustellen.

Der Auftragnehmer hat bei Bedarf, insbesondere im Zusammenhang mit der Umsetzung von Volumenreduktionen und der Betreuung von Problemstandorten, mit den jeweils betroffenen Entsorgern persönliche Gespräche zu führen. Während der Laufzeit des Dienstleistungsver- trages hat der Auftragnehmer allen Entsorgern als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen und diesen jeweils verantwortliche Kontaktpersonen zu benennen.

Kommt es mit einem Entsorger zu Differenzen in Grundsatzfragen, kann der Auftraggeber zu klärenden Gesprächen hinzugezogen werden.

21 von 34

[Seite 25]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

Eskalationen der Entsorgungssituation, z.B. Nichtabfuhr von Wertstofffraktionen oder Haus- müll, akute Mieterbeschwerden, Ankündigung einer Begehung durch Ordnungsamt/Gewerbe- amt hat der Auftragnehmer durch vorausschauende umsichtige Arbeitsweise möglichst zu ver- meiden. Im Falle von Eskalationen hat der Auftragnehmer eine mit dem Auftraggeber abge- stimmte Lösungsstrategie zu befolgen und prioritär zur Abhilfe der Eskalation beizutragen.

3.5 Übergreifende Leistungsanforderungen

3.5.1 Sicherung der Behälterstandplätze

Die Behälterstandplätze sind stets ordnungsgemäß zu verschließen. Mehrere Standplätze sind mit einem Schließsystem versehen oder sind nur durch verschließbare Türen/Tore er- reichbar. Die benötigten Schlüssel werden zu Vertragsbeginn übergeben und zum Vertrags- ende umgehend dem Auftraggeber zurückgegeben.

Die an den Auftragnehmer übergebenen Schlüssel dürfen keine Hinweise (z. B. Beschriftun- gen) enthalten, die bei Verlust oder Diebstahl Rückschlüsse auf die konkreten Standorte zu- lassen. Stattdessen kann der Auftragnehmer die Schlüssel nummerieren und über eine sepa- rat vom Schlüssel zu verwahrende Liste den einzelnen Standorten zuweisen.

3.5.2 Nachweispflichten des Auftragnehmers (Reporting und Berichte)

Reporting

Die Dokumentation der Tätigkeiten/Reporting erfolgt nach Vorgabe des Auftraggebers und ist mit der Regelvergütung abgegolten.

Nach vollständiger Implementierung des QM-Systems (siehe Ziffer 3.5.6) erfolgt die Bereitstel- lung der Leistungsnachweise tagesgenau digital im System. Ebenso die Ankündigung der Einsätze. Es erfolgt eine gemeinsame Konkretisierung hinsichtlich Aufbaus, Inhalt der Doku- mentation und Übergabefristen.

Bis dahin erfolgt die Übergabe des Reportings nach Abstimmung mit dem Auftraggeber (vo- raussichtlich per E-Mail).

Die Leistungsnachweise sind durch den Auftragnehmer vorzuhalten und auf Anfrage des Auf- traggebers binnen 5 Werktagen an den Auftraggeber zu übergeben.

Berichte

Der Auftragnehmer hat sowohl für das gesamte jeweilige Los als auch jede einzelne Wirt- schaftseinheit in seiner Betreuung einen Jahresbericht anzufertigen und dem Auftraggeber unaufgefordert fortlaufend im Zuge der 4. Quartalsrechnung eines Jahres zu überreichen.

Der Bericht ist in Dateiform (Office-Anwendung Word und Excel) vorzulegen. Der Bericht be- inhaltet mindestens folgende Angaben:

• Angaben aus der Datenbank gemäß Ziffer 3.1.2,

• Verfügbares Behältervolumen für jede Abfallart pro Wohneinheit zu Beginn des Bericht- zeitraumes und zum Ende des Berichtzeitraumes mit Angabe des prozentualen Anteils der Volumina der einzelnen Abfallfraktionen,

22 von 34

[Seite 26]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

• ggf. erfolgte Behälterumstellungen mit betroffener Ladestelle, zugehöriger Wirtschaftsein- heit, Zeitpunkt und Umfang der Umstellung von Behälterart, -anzahl, -größe und des Ent- leerungsrhythmus,

• ggf. Angabe des eingesparten Behältervolumens je Behälterstandplatz und je Wirtschafts- einheit sowie die Entwicklung des Abfallvolumens in Liter pro Quartal (Zeitreihe ab Ver- tragsbeginn) für Rest- und Bioabfall,

• Entwicklung des rechnerisch geleerten Behältervolumens für sämtliche Abfallfraktionen in Litern je Kalenderjahr, jeweils aufgeschlüsselt nach Ladestelle und Wirtschaftseinheit. Auszuweisen sind mindestens die Behältergröße, die Behälteranzahl, die tatsächlichen beziehungsweise ersatzweise rechnerisch bestimmten Leerungen, das hieraus ermittelte geleerte Behältervolumen sowie unterjährige Änderungen der Behälterkonfiguration ein- schließlich ihres Wirksamkeitsdatums. Zusatzentleerungen und Sonderabfuhren sind ge- sondert auszuweisen. Die Datengrundlage ist kenntlich zu machen

• Anzahl und Grund von Zusatz-/ Sonderabfuhren,

• wiederkehrende Mängel / Schwierigkeiten und Organisationsmaßnahmen zur Behebung / Verbesserung,

• Optimierungsvorschläge zur Behälterstandplatzsituation,

• Auffälligkeiten des Entsorgungsverhaltens (z.B. unübliche Abfälle, hoher Anteil bestimmter Abfälle, ...),

• Analyse des Entsorgungsverhaltens anhand einer Bewertungsskala (1 bis 5 ; mit 1 = gute Abfalltrennung und 5 = schlechte Abfalltrennung),

• Angabe der CO -Einsparung je Los, die durch das Abfallmanagement bzw. durch die ord- 2 nungsgemäße Getrenntsammlung von Wertstoffen und der damit einhergehenden Reduk- tion der Restabfallmenge (beinhaltet auch die Optimierung der Behälterkonfiguration) zu Stande gekommen ist. Aus dem CO -Report hat die eingesparte CO -Menge gegenüber 2 2 dem Zustand vor Beginn der Abfallmanagements hervorzugehen. Der Zustand vor Abfall- management wird dem Auftragnehmer vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt. Zum Berechnungsmodus macht der Bieter dem Auftraggeber im Rahmen seines mit dem Angebot einzureichenden Leistungskonzeptes einen Vorschlag. Der Berechnungsmodus wird nach Auftragsvergabe mit dem Auftraggeber abgestimmt.

Der Auftragnehmer unterrichtet den Auftraggeber unverzüglich und unaufgefordert schriftlich bei Änderungen von gesetzlichen Anforderungen inkl. Leistungsbedingungen der BSR.

3.5.3 Bestandsaufnahme neu zu betreuender Behälterstandplätze

Für die Wirtschaftseinheiten bzw. Behälterstandplätze, die zu Beginn des Leistungszeitraums oder im Verlauf des Leistungszeitraums erstmalig in die Abfallmanagement-Dienstleistungen aufgenommen werden, sind durch den Auftragnehmer die Leistungen gemäß der Ziffern 3.1 bis 3.5 zu erbringen. Für das Los 10 (Stadt und Land) sind nach Abstimmung mit dem Auftrag- geber entweder die Leistungen gemäß der Ziffern 3.1 bis 3.5 oder die Leistung der Ziffer 3.3 zu erbringen.

23 von 34

[Seite 27]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

Hierfür ist eine Begehung der neuen Behälterstandplätze der Wirtschaftseinheiten und eine Bestandsaufnahme gemäß der in Ziffer 3.1.2 benannten Inhalte durch den Auftragnehmer er- forderlich. Die Bestandsaufnahmen und die Ergänzungen in der Abfalldatenbank sind dem Auftraggeber gemäß Ziffer 3.1.2 vorzulegen und die entsprechenden Inhalte sind vom Auftrag- nehmer nach Abstimmung mit dem Auftraggeber umzusetzen.

Nach Aufnahme neuer Wirtschaftseinheiten bzw. Behälterstandplätze sind diese analog zum Bestand gemäß der in dieser Leistungsbeschreibung für Behälterstandplätze geltenden An- forderungen in die Datenbank einzuarbeiten und zu betreuen.

Die zu Beginn des Leistungszeitraums neu zu betreuenden Wirtschaftseinheiten bzw. Behäl- terstandplätze sind in den Abfalldatenbanken der Standplatzkategorie „B“ zugeordnet.

3.5.4 Erreichbarkeit

Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber spätestens 4 Wochen vor Leistungsbeginn einen verantwortlichen Mitarbeiter für das beauftragte Los namentlich und unter Angabe von Tele- fonnummer und E-Mail-Adresse zu benennen sowie eine angemessene Vertretungsregelung aufzustellen. Der Mitarbeiter oder sein Vertreter muss von Montag bis Freitag in der Zeit von 7 bis 18 Uhr und samstags in der Zeit von 8 bis 12 Uhr persönlich für den Auftraggeber tele- fonisch erreichbar sein. Ein Wechsel des verantwortlichen Mitarbeiters ist dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen.

Der verantwortliche Mitarbeiter hat die Aufgabe,

• Beschwerden und Unregelmäßigkeiten aufzunehmen,

• für deren unverzügliche Abhilfe zu sorgen,

• Aufzeichnungen über die Beschwerden zu führen und diese dem Auftraggeber regel- mäßig quartalsweise und auf Anforderung innerhalb von 24 h vorzulegen.

Der Auftragnehmer hat die an den Behälterstandplätzen eingesetzten und per Einsatzplan be- nannten Mitarbeiter (Müllwerker) mit einem internetfähigen Smartphone auszustatten, so dass sie direkt vom zuständigen Hausmeister des Auftraggebers über Unregelmäßigkeiten und Be- schwerden informiert werden und Abhilfe schaffen können. Der Informationsaustausch zwi- schen Auftraggeber und Müllwerker erfolgt wahlweise durch Telefonate oder E-Mails. Die Müll- werker müssen an Werktagen in der Zeit von 7:00 bis 14:00 Uhr telefonisch erreichbar sein.

Darüber hinaus ist eine Registrierung des Auftragnehmers bei den jeweiligen QM-Systems der Auftraggeber erforderlich (siehe auch Ziffer 3.5.6).

3.5.5 Personalausstattung

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, seine Leistungen fachgerecht und zuverlässig auszuführen. Alle Mitarbeiter des Auftragnehmers müssen ein sicheres und freundliches Auftreten haben, entsprechend der jeweiligen Leistungsanforderung qualifiziert und geschult sein, ausrei- chende abfallwirtschaftliche Kompetenz für Rückfragen vor Ort aufweisen und deutsch spre- chen.

Ferner muss das vom Auftragnehmer eingesetzte Personal

24 von 34

[Seite 28]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

• mit persönlicher Schutzausrüstung gemäß den gültigen Arbeitsschutzrichtlinien ausge- stattet sein und

• eine einheitliche Firmenkleidung mit dem Logo des Auftragnehmers tragen.

Mitarbeiter im operativen Einsatz auf den Behälterstandplätzen haben folgende Mindestaus- rüstung mit sich führen:

• Schaufel

• Kehrbesen

• Greifhilfen oder Sortierhaken zur Nachsortierung der Abfallbehälter

• Mobiltelefon für direkte Erreichbarkeit

Der Auftragnehmer erbringt die Leistungen mit eigenem Personal und/oder dem Personal sei- ner Unterauftragnehmer. In diesem Zusammenhang verpflichtet sich der Auftragnehmer aus- schließlich den arbeitsrechtlichen Bestimmungen entsprechendes und den Sozialversiche- rungsträgern gemeldetes Personal einzusetzen. Die gesetzlichen Bestimmungen und Schutz- vorschriften, insbesondere die Unfallverhütungsvorschriften, hat der Auftragnehmer zu beach- ten. Der Auftragnehmer hat die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitsschutzbestimmungen nach ArbSchG, GefahrstoffV und BiostoffV durch Vorlage seines Arbeitsschutzmanagementhand- buches und deren Dokumentationen jährlich im 1. Quartal des nächsten Jahres dem Auftrag- geber nachzuweisen.

3.5.6 Qualitätsmanagement

Während der Vertragslaufzeit wird der Aufraggeber voraussichtlich im Rahmen der Digitalisie- rung ein Qualitätsmanagement-System (QM-System) implementieren, das der Auftragnehmer zur Dokumentation seiner Leistungserbringung zu verwenden hat. Bis die Implementierung abgeschlossen ist, werden Prozesse für Reporting, Terminkoordination, Übermittlung Leis- tungsnachweise, Kommunikation etc. nach Vertragsabschluss gemeinsam definiert.

Im QM-System sind alle für eine rechtskonforme Dokumentation und zur Qualitätssicherung der vertraglichen Leistungen erforderlichen Daten abzubilden.

Es wird für alle vertragsrelevanten Inhalte ein Web-basierter Zugriff zum QM-System für den Auftragnehmer geschaffen, über das jederzeit Einsicht in die aktuellen Stände genommen werden kann.

Der Auftraggeber weist den Auftragnehmer einmalig zentral ein. Eine kurze Anleitung wird vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die relevanten Kräfte eingewiesen sind.

Folgende QM-Systeme sind für die Lose von den Auftragnehmern voraussichtlich zu nutzen:

• Los 1 + Los 9 - WBM: Spartacus FM, ein entsprechendes Modul für das Abfallmanage- ment befindet sich in Entwicklung, es wird kostenneutral und webbasiert angeboten. • Lose 2 bis 5 – GESOBAU: Der Auftraggeber setzt für die Kontrolle und Bewertung der Winterdienstleistungen ein digitales Qualitätsmessungs-Tool ein. Die Begehungen und Qualitätsmessungen erfolgen per WebApp der GESOBAU AG. Alle durch den Auftrag- geber durchgeführten Erstkontrollen werden im System dokumentiert und bewertet. Erhält eine Liegenschaft weniger als 100%, wird automatisch eine Aufforderung zur

25 von 34

[Seite 29]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

Nachbesserung inklusive Protokoll per E-Mail an den Auftragnehmer versendet. Die Ergebnisse der Nachkontrollen werden ebenfalls im System erfasst. Die im Qualitätsmessungs-Tool dokumentierten Ergebnisse bilden die verbindliche Grundlage für die Bewertung der Leistungserfüllung sowie alle daraus resultierenden Maßnahmen des Auftraggebers, insbesondere Rechnungskürzungen und Ersatzvor- nahmen, bei Nichterfüllung der Anforderungen. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass er die automatisierten E-Mails empfängt, fristge- recht bearbeitet und die erforderlichen Bachbesserungen entsprechend den Vorgaben ausführt. Es wird kostenneutral angeboten. • Lose 6 bis 8 – degewo: es wird kein digitales QM-System angeboten. Die Kommunika- tion zu qualitätsrelevanten Inhalten erfolgt per Mail. • Lose 10 bis 12 – Stadt und Land: vertiGIS, es wird kostenneutral angeboten.

Die Kommunikation qualitätsrelevanter Inhalte erfolgt ausschließlich über die QM-System. Hierzu gehören insbesondere:

• die Dokumentation und Nachverfolgung von Leistungskontrollen durch den Auftragge- ber an den Auftragnehmer,

• die Erfassung und Meldung von Mängeln durch den Auftraggeber an den Auftragneh- mer,

• die Dokumentation der Leistungskontrolle für die durch den Auftragnehmer auszufüh- rende Mängelbeseitigung innerhalb der festgelegten Nachbesserungsfrist durch den Auftraggeber,

• die Ausstellung von Mahnungen im Falle von ausbleibender Mängelbeseitigung nach Ablauf von 48 Stunden nach Meldung von Mängeln durch den Auftraggeber an den Auftragnehmer,

• die Ausstellung von Mahnungen im Falle von nicht rechtzeitiger Bereit- und Zurückstel- lung der Behälter,

• die Bereitstellung und der Austausch von Fotodokumentationen sowie sonstigen leis- tungsbezogenen Nachweisen durch den Auftragnehmer an den Auftraggeber.

Der Auftragnehmer hat die über die QM-Systeme bereitgestellten Informationen regelmäßig abzurufen und die erforderlichen Maßnahmen unverzüglich umzusetzen. Ein fehlender Abruf der im QM-System hinterlegten Informationen entbindet den Auftragnehmer nicht von seinen vertraglichen Verpflichtungen.

Werden Leistungsmängel im QM-System dokumentiert und nicht innerhalb der vom Auftrag- geber gesetzten Nachbesserungsfrist behoben, ist der Auftraggeber berechtigt, die vertraglich vereinbarten Vertragsstrafen geltend zu machen.

4 Vergütung Die Art der Vergütung des Auftragnehmers richtet sich nach der zu erbringenden Leistung.

26 von 34

[Seite 30]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

4.1 Vergütung für Leistungen gemäß Ziffer 3.1 und 3.5 – Betreuung der Behälterstand- plätze

Der AN erhält für seine Leistungen der Behälterstandplatzbetreuung gemäß Ziffer 3.1 eine jährliche Servicepauschale in Euro je Wohneinheit in Abhängigkeit von der Betreuungsinten- sität, zzgl. der jeweils geltenden Umsatzsteuer, entsprechend des im Preisblatt des Angebots- schreibens je Los angegebenen spezifischen Angebotspreises. Damit sind sämtliche vom Auf- tragnehmer zu erbringenden Leistungen, mit Ausnahme der Leistungen gemäß Ziffer 3.2, 3.3 und 3.4, und alle sich aus der Einhaltung der zum Zeitpunkt der Angebotslegung geltenden Rechtsvorschriften ergebenden Aufwendungen abgegolten.

Die unter Ziffer 3.1.14 beschriebene Leistung betrifft nur die Lose 2 bis 5 sowie das Los 10.

• Der Bieter für die Lose 2 bis 5 hat diese Leistung entsprechend in der Servicepauschale für die Betreuung der Behälterstandplätze mit einzupreisen. Es gilt der erste Absatz. • Der Bieter für das Los 10 hat den Preis für diese Leistung separat auszuweisen. Da es sich für das Los 10 um eine optionale Leistung handelt, erhält der AN nur nach zusätz- licher Beauftragung der Leistung Mieterbetreuung für die schriftliche und/oder mündli- che Kommunikation mit den Mietern einen jährlichen Pauschalpreis in Euro je Wohneinheit; für seine Beteiligung an Veranstaltungen eine Aufwandspauschale je Veranstaltung, sofern der AG die Beteiligung des AN anfordert, zzgl. der geltenden Umsatzsteuer, entsprechend des im Preisblatt des Angebotsschreibens für das Los 10 angegebenen spezifischen Angebotspreises. Freiwillige Beteiligungen des AN zu Wer- bezwecken (z.B. bei Mieterfesten) werden vom AG nicht vergütet.

4.2 Vergütung für Leistungen gemäß Ziffer 3.2 – Erweiterte Betreuung der Behälter- standplätze in Einzugsphase

Der AN erhält für seine Leistungen der Behälterstandplatzbetreuung gemäß Ziffer 3.2 eine Servicepauschale in Euro je Woche für die Dauer der Einzugsphase in Abhängigkeit von der Objektgröße, zzgl. der jeweils geltenden Umsatzsteuer, entsprechend des im Preisblatt des Angebotsschreibens je Los angegebenen spezifischen Angebotspreises. Die Betreuung hat an mindestens fünf Tagen, davon gegebenenfalls einmal am Wochenende zu erfolgen.

Damit sind sämtliche vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen, mit Ausnahme der Leistungen gemäß Ziffer 3.1, 3.3 und 3.4, und alle sich aus der Einhaltung der zum Zeitpunkt der Angebotslegung geltenden Rechtsvorschriften ergebenden Aufwendungen abgegolten.

4.3 Vergütung für Leistungen gemäß Ziffer 3.3 - Behältertransport

Der AN erhält für bereitzustellende Behälter ein Entgelt in Euro pro Quartal und Leerung in Abhängigkeit von der Länge des Transportweges und der Behältergröße, zzgl. der jeweils gel- tenden Umsatzsteuer, entsprechend des im Preisblatt des Angebotsschreibens angegebenen spezifischen Angebotspreises.

Es gilt zu beachten, dass die Vergütung nur einmal je Leerung erfolgt, auch wenn der Trans- portweg pro Behälter – zunächst zur Bereitstellung und nach der Leerung erneut zur Zurück- stellung der Behälter – mehrfach zurückzulegen ist.

27 von 34

[Seite 31]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

Der Bieter kann mit der Erbringung der Leistung des Behältertransportes unabhängig von den BSR-Tarifen gemäß des im Preisblatt notierten Angebotspreis (inkl. Umsatzsteuer) beauftragt werden.

4.4 Vergütung für Leistungen gemäß Ziffer 3.4 - Optimierung der Behälterkonfigura- tion (Lose 2 bis 5 und Los 10)

Optimierung Behälterkonfiguration

Durch die Leistungserfüllung des Auftragnehmers entstehen dem Auftraggeber bzw. den Mie- tern keine zusätzlichen Kosten für die Abfallentsorgung gegenüber den vor Vertragsbeginn aufgewendeten Kosten (Ausnahme: Tariferhöhungen/ Tarifeinführung der Entsorger). Alle Leistungen des Auftragnehmers gemäß Ziffer 3.4 werden ausschließlich über seine Beteili- gung an den eingesparten Entsorgungskosten finanziert. Einsparungen bzw. Reduktionen der Entsorgungskosten resultieren aus

• der Reduzierung der Anzahl der Abfallbehälter,

• der Änderung der Behältergrößen sowie

• der Reduzierung der Anzahl der Entleerungen pro Woche

der Restabfall- und Bioabfallentsorgung.

Die Leistungen des Auftragnehmers werden als Prozentsatz der erzielten Einsparungen je Behälterstandplatz (zzgl. der jeweils geltenden Umsatzsteuer) vergütet. Der Bieter hat im ent- sprechenden Preisblatt des Angebotes den Prozentsatz der Einsparungen anzugeben, den er für die Erfüllung seiner Leistungen gemäß Ziffer 3.4 beansprucht.

Bei der Bemessung der Höhe der Entsorgungskosten gilt folgendes:

• Basis sind die im Jahr 2026 vorgehaltenen Behälter für Restmüll und Biomüll sowie die Tarif- und Leistungsbedingungen der BSR (27. Dezember 2024 (bsr.de)).

• Basis zur Ermittlung der Behälteranzahl und Entleerungen pro Woche (EPW) sind die Rechnungen der BSR, die sich auf den Stichtag 31.12.2026 beziehen.

• Zusatz- und Sonderabfuhren gehen mit Ausnahme der in Ziffer 3.1.4 genannten Regelun- gen zu Lasten des Auftragnehmers.

• Gebühren für die Schlüsselverwaltung und Transportgebühren werden bei der Bemessung der Vergütung des Auftragnehmers nicht berücksichtigt.

• Das Tarifsystem der BSR setzt sich aus einer Grundgebühr je Nutzungseinheit und einer behälterspezifischen Entleerungsgebühr für Restabfall und Bioabfall zusammen. Die Ein- flussmöglichkeiten des Auftragnehmers auf die Abfallentsorgungskosten ist auf die Beein- flussung der Entleerungsgebühr beschränkt, daher wird die Grundgebühr bei der Bemes- sung der Vergütung des Auftragnehmers nicht berücksichtigt.

• Tarifänderungen der BSR für Rest- und Bioabfall innerhalb der Vertragslaufzeit gehen zu Lasten bzw. zu Gunsten des Auftraggebers. Tarifänderungen der BSR für Rest- und Bio- abfall finden keine Berücksichtigung bei der Bemessung der Vergütung des Auftragneh- mers.

28 von 34

[Seite 32]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

• Das Entgelt für den Behälterwechsel gemäß den jeweils Abfallgebührensatzung der BSR trägt der Auftragnehmer, sofern er im Rahmen seiner Abfallmanagement-Dienstleistung eine entsprechende Umstellung veranlasst hat oder die BSR eine Zwangserhöhung ver- anlasst hat.

• Erhöhen sich während der Vertragslaufzeit die aktuellen Entsorgungskosten über die Ent- sorgungskosten im Ausgangszustand, z.B. durch Erhöhung des Behältervolumens für Restabfall, trägt der Auftragnehmer die dadurch anfallenden Kosten (Entsorgung und ggf. Kosten für den Behältertransport/Transportgebühr).

• Die Entsorgungskosten für PPK (Papier, Pappe, Kartonagen), Altglas, Wertstofftonne ge- hen nicht in die Berechnung ein.

• Wird die Vorhaltung eines Behälters für Wertstoffe (alle Wertstoffe) im Laufe der Vertrags- laufzeit z.B. durch die Leistungsbedingungen der BSR zur Pflicht gemacht, gehen diese Tarife bzw. Tarifänderungen der BSR innerhalb der Vertragslaufzeit zu Lasten bzw. zu Gunsten des Auftraggebers.

• Zusätzliche Sammelsysteme (Altkleidercontainer o.ä.) gehen nicht in die Kalkulation ein. Der Auftragnehmer kann sich nicht auf eine Ablehnung von ihm vorgeschlagener zusätzli- cher Sammelsysteme durch den Auftraggeber berufen, um die Nichteinhaltung der Entsor- gungskosten im Ausgangszustand zu rechtfertigen.

• Sind in nachweislicher Reaktion auf eine Verringerung des Wohnungsleerstandes Erhö- hungen des Restabfallvolumens zwingend erforderlich, gehen die entstehenden Mehrkos- ten zu Lasten des Auftraggebers. Dieser von der regulären Vorgehensweise abweichen- den Handhabung geht eine Abstimmung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vo- raus.

• Verlangt der Auftraggeber eine Erhöhung des Restabfallvolumens, gehen die entstehen- den Mehrkosten zu Lasten des Auftraggebers. Dieser von der regulären Vorgehensweise abweichenden Handhabung geht eine Abstimmung zwischen Auftraggeber und Auftrag- nehmer voraus.

5 Leistungsabgrenzung

5.1 Leistungen des Auftraggebers

Der Auftraggeber ist verpflichtet, den Auftragnehmer über alle die ausgeschriebenen Leistun- gen betreffenden Umstände zu informieren.

Der Auftraggeber ist verpflichtet, alle Änderungsvorschläge des Auftragnehmers zum Behäl- terstand (siehe Ziffer 3.2) innerhalb von 14 Kalendertagen schriftlich zu beantworten. Der Auf- traggeber wird einer Reduktion des Behälterbestandes bzw. der Entleerungen pro Woche nur bei positivem Nachweis (Kosteneinsparung) zustimmen.

Der Auftraggeber wird dem Auftragnehmer diejenigen Objekte unverzüglich mitteilen, die nicht mehr unter seiner Verwaltung stehen und die nicht mehr Bestandteil dieses Vertrages sind.

29 von 34

[Seite 33]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

5.2 Leistungen des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich telefonisch und schriftlich über den Ein- tritt und die voraussichtliche Dauer von Ereignissen zu informieren, die zu einer Störung der vertragsgemäßen Erfüllung seiner Leistungspflichten führen können.

6 Rechnungslegung

6.1 Allgemeine Anforderungen an die Rechnungslegung

Sämtliche Abrechnungen sind jeweils an Rechnungsempfänger einer Wirtschaftseinheit zu richten.

Der Auftragnehmer muss für die Vergütung Einzelabrechnungen für jede Wirtschaftseinheit (mit Angabe der Wirtschaftseinheit-Nr. und der Adresse der Ladestelle) erstellen, um den Auf- traggeber in die Lage zu versetzen, diesen Teil der Vergütung auf die Mieter umzulegen.

Für die Lose 1 und 9 (WBM) gilt:

Rechnungen erstellt der Aufragnehmer vierteljährlich, jeweils zur Mitte des jeweiligen Quartals. Im Zuge der 4. Quartalsrechnung eines Jahres ist eine aktuelle Abfalldaten- bank elektronisch (Excel-Format) dem Auftraggeber unaufgefordert parallel zur Rech- nung zu überreichen. Die Vergütung gemäß § 5 Abs. 1 des Vertrages ist zum Ende des Quartals fällig.

Für die Lose 2 bis 5 (GESOBAU) gilt:

Rechnungen erstellt der Aufragnehmer vierteljährlich, jeweils zum 10. des Monats, der auf das Quartal folgt, auf das sich die Abrechnungen beziehen. Im Zuge der 4. Quar- talsrechnung eines Jahres ist eine aktuelle Abfalldatenbank elektronisch (Excel-For- mat) dem Auftraggeber unaufgefordert parallel zur Rechnung zu überreichen. Die Ver- gütung gemäß § 5 Abs. 1 des Vertrages ist fällig 21 Tage nach Rechnungslegung.

Für die Lose 6 bis 8 (degewo) gilt:

Rechnungen erstellt der Aufragnehmer vierteljährlich, jeweils zur Mitte des jeweiligen Quartals. Im Zuge der 4. Quartalsrechnung eines Jahres ist eine aktuelle Abfalldaten- bank elektronisch (Excel-Format) dem Auftraggeber unaufgefordert parallel zur Rech- nung zu überreichen. Die Vergütung gemäß § 5 Abs. 1 des Vertrages ist zum Ende des Quartals fällig. Vor erstmaliger Rechnungslegung ist zur Endabstimmung der Kon- takt mit der Abteilung Betriebskostenmanagement (betriebskosten@degewo.de) auf- zunehmen.

Für das Los 10 (Stadt& Land) gilt:

Der Auftragnehmer erstellt die Rechnungen grundsätzlich vierteljährlich nach Ablauf des jeweiligen Quartals und übermittelt diese spätestens bis zum 10. Kalendertag des darauf folgenden Monats an den Auftraggeber. Mit der Rechnung für das 4. Quartal eines Kalenderjahres hat der Auftragnehmer dem Auftraggeber unaufgefordert eine

30 von 34

[Seite 34]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

aktuelle Abfalldatenbank in elektronischer Form (Excel-Format) parallel zur Rech- nungslegung zu überreichen. Die Vergütung gemäß § 5 Abs. 1 dieses Vertrages ist 21 Kalendertage nach ordnungsgemäßer Rechnungslegung zur Zahlung fällig.

Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Turnus der Rechnungslegung bei Be- darf umzustellen. (Bsp. Quartal-> monatlich oder jährlich) Die Umstellung wird dem Auftragnehmer rechtzeitig schriftlich mitgeteilt.

Der Auftragnehmer hat die Kosten für seine Leistungen gemäß Ziffer 3.1, Ziffer 3.2, Ziffer 3.3 und Ziffer 3.4 der Leistungsbeschreibung auf jeder Rechnung separat auszuweisen.

Eine Abrechnung für die Leistungen gemäß Ziffer 3.4 der Leistungsbeschreibung kann der Auftragnehmer nur für die Wirtschaftseinheiten vorlegen, bei denen durch ein optimiertes Ab- fallmanagement die Kosten für die ordnungsgemäße Abfallentsorgung minimiert wurden. Die Abrechnung für zwischenzeitliche Veränderungen der BSR-Bescheide werden nicht separat in Rechnung gestellt, sondern sind in der Quartalsrechnung zu berücksichtigen (der auf der Entsorgerrechnung ausgewiesene Umstelltermin entscheidend).

Zusätzlich zum Rechnungsbetrag je Wirtschaftseinheit ist der Ausweis der steuerbegünstigten Aufwendungen, die die Lohnanteile einschließlich Fahrtkosten einschließlich des darauf ent- fallenden Anteils der Umsatzsteuer umfassen, gemäß Anforderungen aus § 35 a Einkom- menssteuergesetz je Wirtschaftseinheit vorzunehmen.

Auf Anforderung des Auftraggebers hat der Auftragnehmer die Inhalte der Abrechnung in da- tenverarbeitbarer Form nach Abstimmung mit dem Auftraggeber einzureichen.

Vor erstmaliger Rechnungslegung ist zur Endabstimmung der Kontakt mit den zuständigen Mitarbeitern des Auftraggebers aus dem Bereich Betriebskosten aufzunehmen.

6.2 Besondere Anforderungen an die Rechnungslegung für Los 1 (WBM)

Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Anbindung an den Aareon Rechnungsservice der Aareon Deutschland GmbH. Der Versand aller Rechnungen, Gutschriften und Stornos erfolgt ausschließlich über dieses Verfahren zum elektronischen Rechnungsdatenaustausch.

6.3 Besondere Anforderungen an die Rechnungslegung für die Lose 2 bis 5 (GESO- BAU)

Der Auftraggeber nutzt ein standardisiertes Verfahren zur elektronischen Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungsdaten, insbesondere im Hinblick auf die Betriebskostenabrech- nung. Dabei erfolgt die Übermittlung eines Rechnungsdokumentes in Bildform (PDF/A) zur Langzeitarchivierung sowie die Übermittlung der abrechnungsrelevanten Daten in einem les- baren technischen Format (z. B. XML) zur direkten internen Verarbeitung. Das Bilddokument kann zudem mit einer digitalen qualifizierten Signatur gemäß UStG versehen werden. Bilddo- kument und Datenstrom werden gemeinsam übermittelt. Die technische Verarbeitung erfolgt auf Einzelbelegebene über die Konsolidierungs-Plattform SmartPath® der Firma CapeVision GmbH.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dieses Verfahren spätestens zu Vertragsbeginn zu be- dienen und hierzu eine entsprechende – kostenpflichtige – Nutzungsvereinbarung mit der

31 von 34

[Seite 35]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

Firma CapeVision GmbH abzuschließen. Alternativ unterstützt CapeVision auch das so ge- nannte Roaming mit anderen Plattformen, falls der Auftragnehmer bereits ein entsprechendes Verfahren mit einem anderen Dienstleister nutzt. In diesem Fall verpflichtet sich der Auftrag- geber, dass sein beauftragter Dienstleister mit CapeVision eine entsprechende Roaming-Ver- einbarung abschließt, die dann den direkten Nutzungsvertrag ersetzt.

In die Übermittlung sind alle ausgestellten Rechnungen, Gutschriften und Stornos sowie Ab- schlagsanforderungen einzubeziehen. Die zu liefernden Daten umfassen neben den gesetz- lich geforderten Punkten dabei v.a. folgende Informationen:

• Name, Anschrift, Bankverbindung und UStID-Nummer des Rechnungsversenders

• Name, Anschrift, Bankverbindung und UStID-Nummer des Rechnungsempfängers / Regulierers, ggf. inkl. der SEPA-relevanten Informationen zum Mandat

• Name und Anschrift des Leistungsempfängers / Geschäftspartners

• Kontaktinformationen des Sachbearbeiters beim Rechnungsversender

• Ort der Leistungserbringung sowie Informationen zu Zählpunkt, Zähler und Zählwerk (sofern zutreffend)

• Zeitpunkt bzw. Zeitraum (von /bis) der Leistungserbringung, Vertragsnummer des Lie- feranten, zusätzliche kundenindividuelle Informationen, die zur Kontierung beim Auf- traggeber verwendet werden (sofern vereinbart)

• Informationen zum Ursprungsbeleg (im Fall eines Stornos)

• Informationen zur Regulierung der fälligen Beträge (Überweisung vs. Lastschriftein- zug); im Fall einer SEPA-Lastschrift müssen zusätzlich die Inhalte der Prenotification im Datenstrom mitgesendet werden

• Abgerechnete Leistungen auf Positionsebene unter Angabe von Zeitraum, Leistungs- art, abgerechneter Menge und Mengeneinheit, Grundpreis, Netto-Positionspreis und Steuerinformationen sowie Positionstexten und Referenz auf die Bestellung des Auf- traggebers (sofern zutreffend)

• Angaben zu den verbrauchten Mengen und Bezugszeiträumen je Leistungsart der ab- gerechneten Periode und der Vorperiode (sofern zutreffend)

• Ggf. vorhandene künftige Abschläge inkl. Leistungsart, Betrag, Steuerinformationen und Fälligkeitsterminen; im Fall einer SEPA-Lastschrift müssen zusätzlich die Inhalte der Prenotification im Datenstrom mitgesendet werden

• Ggf. verrechnete Zahlungen (geleistete Abschläge) inkl. Leistungsart, Betrag, Steuer- informationen und Fälligkeits-/Zahlungsterminen

• Rechnungsendbetrag (netto, brutto) inkl. Steuerinformationen und Fälligkeitstermin so- wie Aufteilung des Zahlbetrages (netto, brutto) auf die Leistungsarten (soweit zutref- fend)

• Informationen zu den Daten, die Grundlage der Rechnung sind (z.B. Zählernummer, Ablesedatum, Stand alt und neu, verbrauchte Menge, ggf. Zusatzinformationen und Umrechnungsfaktoren, Größe und Anzahl der Behälter, relevante Fläche, Übertra- gungsvolumen, geführte Gespräche etc.), soweit zutreffend

32 von 34

[Seite 36]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

Im Rahmen der automatisierten Verarbeitung dürfen in einem Beleg nur die Leistungen dieses Beleges abgerechnet werden. Eine Verrechnung mit früheren Forderungen oder Guthaben bzw. anderen Kosten ist nicht zulässig. Es kann hierzu auch notwendig sein, mit dem Auftrag- geber eine Anpassung der Rechnungszusammenstellung oder der Rechnungslegungszyklen im Rahmen des automatisierten Verfahrens abzustimmen.

Der Auftraggeber sieht die Möglichkeit des Lastschrift-Einzuges für einige oder sämtliche der eingehenden Belege des Auftragnehmers vor. Sofern das Lastschrifteinzugsverfahren verein- bart wird, verpflichtet sich der Auftragnehmer, für alle Beträge im Verwendungszweck des Kontoauszuges standardisierte Texte zu nutzen. Diese müssen folgende Informationen bein- halten (sofern zutreffend):

• Rechnungsnummer / Belegnummer, auf deren Basis die Forderung entstanden ist

• ggf. Original-Rechnungsnummer bei Stornos

• Vertragsnummer des Rechnungsversenders

• Fälligkeitstermin der Forderung

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, rechtzeitig und aktiv an der Bereitstellung der elektroni- schen Daten (Dokument und Datenstrom) sowie der Verwendungszwecke mitzuwirken. Muss die bestehende Schnittstelle des Auftraggebers auf das Datenformat des Auftragnehmers an- gepasst werden, sind die Kosten hierfür vom Auftragnehmer zu übernehmen.

6.4 Besondere Anforderungen an die Rechnungslegung für die Lose 6 bis 8 (degewo)

Für die Einreichung der Rechnungen gibt es folgende Optionen:

1. Rechnungen können an die zentrale E-Mail Adresse rechnungen@degewo.de gesen- det werden. Vorrausetzungen für eine automatische Erfassung der Rechnung per E- Mail sind: • Rechnung und Anlagen zur Rechnung müssen in einer PDF-Datei enthalten sein. • In einer PDF-Datei darf nur eine Rechnung enthalten sein. • Je Email ist nur eine Rechnung oder Gutschrift zu versenden. • Die Rechnungen befinden sich vor den Anlagen. • Die Dateien dürfen nicht kennwortgeschützt sein. • Gültige Dateiformate sind PDF (Rechnung mit Rechnungsanlagen) und JPEG (Bildanhänge), • Im E-Mail-Text selbst darf kein wichtiger Text stehen, da dieser nicht analysiert wird.

2. Einreichung der Rechnung im ZUGFerd-Format bitte ausschließlich an: zugferd@de- gewo.de. Weiterhin gelten folgende Voraussetzungen: • nur eine ZUGFerd-Rechnung pro E-Mail • Datei darf nicht kennwortgeschützt sein • kein relevanter Text im E-Mail-Textfeld

3. XRechnung (optional)

33 von 34

[Seite 37]

Leistungsbeschreibung Vergabeverfahren Abfallmanagement-Dienstleistung

• Die Einreichung der XRechnung erfolgt schrittweise. Bitte nehmen Sie bei Interesse Kontakt auf unter: info@rechnungswesen@degewo.de unter Angabe ihrer Kredito- rennummer.

6.5 Besondere Anforderungen an die Rechnungslegung für die Los 10 (S&L)

Für das Los 10 werden an die Rechnungslegung folgende Anforderungen gestellt:

Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Anbindung an den Aareon Rechnungsservice der Aareon Deutschland GmbH. Alternativ ist die Rechnungslegung als XRechnung im ZUGFeRD- Referenzprofil XRECHNUNG einschließlich PDF-Sichtkomponente sicherzustellen.

34 von 34