Modernisierung des Infozentrums und digitale Inszenierung der Externsteine
Landesverband Lippe · Lemgo, Deutschland · TED
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Zusammenfassung
Der Landesverband Lippe beabsichtigt, das Infozentrum Externsteine in Horn-Bad Meinberg zu modernisieren und das umliegende Areal zu einer ganzheitlichen, interaktiven und möglichst barrierearmen Erlebniswelt weiterzuentwickeln. Beschafft werden ein Konzept einschließlich Planungsleistungen und erforderlicher behördlicher Genehmigungen sowie die vollständige Umsetzung mit möglichen Bauleistungen, IT-Dienstleistungen und weiteren Leistungen; die Externsteine werden jährlich von rund 600.000 Menschen besucht. Die Angebotsfrist endet am 29. September 2026 um 10:00 Uhr koordinierter Weltzeit (UTC).
Vergabeunterlagen
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Beschreibung
Der Landesverband Lippe, eine Körperschaft des öffentlichen Rechts, beabsichtigt die Modernisierung des Infozentrums Externsteine und die digitale Inszenierung des umgebenden Areals in Horn-Bad Meinberg als ganzheitliche "Erlebniswelt Externsteine". Die Externsteine mit jährlich rund 600.000 Besuchern sollen zu einem zukunftsfähigen, interaktiven und barrierearmen Erlebnisort weiterentwickelt werden. Das bislang nicht barrierefreie und technisch veraltete Besucherzentrum bildet dabei den zentralen Start- und Erlebnispunkt.
Qualifikation
Der Auftraggeber entscheidet über die Nachforderung von Unterlagen auf der Grundlage von § 56 VgV nach pflichtgemäßem Ermessen.
Lose
1 LosGegenstand der Beschaffung ist die Modernisierung des Infozentrums Externsteine und die digitale Inszenierung des umgebenden Areals zu einer ganzheitlichen "Erlebniswelt Externsteine". Beschafft wird ein Konzept samt dessen Umsetzung, das heißt zum einen die Konzeptionierung einschließlich aller Planungsleistungen und behördlichen Genehmigungs- und Erlaubnisverfahren, zum anderen die komplette Umsetzung inklusive etwaiger Bauleistungen, IT-Dienstleistungen sowie weiterer Dienstleistungen (wie z.B. Support und Schulungen). Die Vergabe erfolgt als Stufenvertrag: Mit dem Zuschlag wird allein Stufe 1 (Erstellung der Konzepte) beauftragt, während die Umsetzungsleistungen (Stufe 2) sowie Lizenzeinräumung, technischer Support und Schulungen (Stufe 3) als Optionen ausgeschrieben sind, über deren Abruf der Auftraggeber binnen fünf Monaten nach Abnahme der Stufe 1 entscheidet. Das Konzept, die Planung der Umsetzung und die Umsetzung selbst sind vom Auftragnehmer frei zu gestalten, müssen jedoch aufgrund der Ist-Situation gepaart mit dem zur Verfügung stehenden Budget und den gesetzlichen Vorgaben bestimmte Mindestanforderungen erfüllen Anforderungen allgemein: - Die Externsteine und das gesamte umgebende Areal unterliegen dem Naturschutz, alle zu konzipierenden Leistungen müssen mit den Vorgaben, die sich daraus ergeben, in Einklang stehen. Der Auftragnehmer hat dafür Sorge zu tragen, dass sowohl bereits das Konzept als auch die komplette Umsetzung alle naturschutzrechtlichen Vorgaben einhält. Das umfasst auch alle nötigen Maßnahmen, die zur Konzeptumsetzung getroffen werden. - Die historischen Dokumente und Daten zu den Externsteinen werden vom Landesverband Lippe und der Schutzgemeinschaft Externsteine zur Verfügung gestellt und sollen nicht vom Auftragnehmer zusammengetragen werden, wohl aber didaktisch und szenographisch aufbereitet, je nach Einsatzart digitalisiert und zusammengestellt werden. - Dieses Projekt wird zum Teil durch eine Förderung des Landes NRW finanziert und ist und ist deshalb so zu konzipieren und umzusetzen, dass alle förderrechtlichen Bestimmungen vollumfänglich eingehalten werden. - Es soll eine Progressive Web App, bzw. eine mobile App für iOS und Android konzipiert, programmiert und in den gängigen App-Stores zum Download bereitgestellt werden, welche naturkundliche, geologische und historische Informationen zu den Externsteinen enthalten und das Areal samt Wegen und Sehenswürdigkeiten darstellt, außerdem soll in der App der Link zur Homepage enthalten sein, so dass direkt auf aktuelle Informationen zugegriffen werden kann. Weitere Inhalte sind vom Auftragnehmer zu konzipieren und umzusetzen. Weitere Funktionen, die den Besucher das Gelände aktiv erleben lassen, müssen vorhanden sein - eine Whats App Schnitzeljagd soll mit konzipiert werden - Jede Software muss mindestens mit ChromeOS und Windows 11 oder höher, falls zum Zeitpunkt der Erbringung vorhanden, kompatibel sein - jede Hardware muss mindestens mit ChromeOS kompatibel sein, eine zusätzliche Kompatibilität mit Microsoft Windows 11 oder höher, falls zum Zeitpunkt der Erbringung vorhanden, ist wünschenswert Anforderungen Infozentrum: - Einlassen von Revisionsöffnungen überall dort, wo Informationstechnik verbaut ist und/oder wird - Austausch der veralteten Hardware - Nutzung der vorhandenen Bildschirmöffnungen in den Wänden und dem zentralen, aus lackiertem Holz bestehenden X - keine baulichen Veränderungen der Grundstruktur der Räume - Erhalt der analogen Stationen in den Vitrinen - Installation (indoor) samt Einrichtung mit Software, Lizenzen und Moderationsdashboard einer Social Wall; die Moderation wird vom Landesverband Lippe übernommen - mindestens Herstellung und Installation eines Tastreliefs der Externsteinformation und des Kreuzabnahmereliefs als 3D-Druck - Überarbeitung und Modernisierung sowie Neuerstellung digitaler Inhalte inklusive didaktischer Aspekte - Erweiterung der Nutzung des Kinos - digitale Inhalte müssen auf physischen Datenträgern bereitgestellt werden (USB-Sticks, lokal auf einem PC), um einen einfachen Austausch zu ermöglichen und auch bei Internetausfall ein ganzheitliches Besuchererlebnis bieten zu können, die Dateiformate müssen sich betriebssystemunabhängig abspielen lassen - Ausgenommen hiervon sind Inhalte, deren Bestehen rein online gegeben ist (SocialWall, App) - Schaffen von barrierefreien Zugängen zu Inhalten - zuverlässiger und leicht auswertbarer Besucherzähler - Schild, dass die Maßnahme gefördert ist laut Vorgabe aus dem Bewilligungsbescheid Die weiteren konkreten Anforderungen sind Ziffer V und VI. der Leistungsbeschreibung (Anlage B01) zu entnehmen. Das Projekt wird anteilig aus öffentlichen Fördermitteln finanziert. Förderrechtlich verbindlich sind ein Gesamtbudget von 620.000 EUR (davon 372.000 EUR gefördert, verteilt auf die Haushaltsjahre 2026 und 2027) sowie eine Kostenaufteilung von 255.000 EUR Einrichtung/Szenografie, 25.000 EUR Baukosten und 340.000 EUR Technikkosten. Alle Leistungen sind bis zum Ablauf des Kalenderjahres 2027 zu erbringen. Vertragsgrundlage sind ein EVB-IT-Cloudvertrag und ein EVB-IT-Systemvertrag.
Zuschlagskriterien
4 Kriterien- price35%
Kriterium 1: Angebotspreis Bewertet wird die im Preisblatt ausgewiesene Gesamtwertungssumme für alle Lieferungen und Leistungen gemäß Leistungsbeschreibung. Die Berechnung der Punkte erfolgt nach der in den Vergabeunterlagen/Bewerbungsbedingungen festgelegten Formel, bei der das preisgünstigste, gemäß Preisblatt und Berechnungslogik max: 35 Punkte
- quality40%
Kriterium 2: Projektkonzepte (max. 40 Punkte) Konzept 1: Didaktisches und szenographisches Konzept Beschreiben Sie Ihr didaktisches und szenographisches Konzept zur modernen und interaktiven Informationsvermittlung rund um das Naturdenkmal Externsteine und seine Entstehungsgeschichte. Erläutern Sie, wie Sie historische Dokumente und Daten didaktisch und szenographisch aufbereiten und in das Gesamterlebnis integrieren. max: 16 Punkte Konzept 2: Konzept der digitalen Medien Stellen Sie Ihr Konzept der digitalen Medien dar. Gehen Sie dabei insbesondere auf die Konzeption und Programmierung der mobilen App (iOS/Android), die Integration von Augmented Reality (AR)-Erlebnissen, die Social Wall, die WhatsApp-Schnitzeljagd sowie die Erweiterung der Kinonutzung ein. Beschreiben Sie zudem, wie digitale Inhalte offline (z.B. auf physischen Datenträgern) bereitgestellt werden. max: 12 Punkte Konzept 3: Konzept zur Hardwareintegration Legen Sie Ihr detailliertes Konzept zur Hardwareintegration dar. Zeigen Sie auf, mit welchen innovativen und nachhaltigen Ansätzen Sie veraltete Hardware unter strikter Einhaltung der Vorgabe, vorhandene Bildschirmöffnungen ohne bauliche Veränderungen zu nutzen, austauschen. Begründen Sie Ihre Hardwareauswahl im Hinblick auf Systemkompatibilität, Langlebigkeit und die nahtlose Einbindung zu erhaltender analoger Stationen, um ein ganzheitliches Nutzererlebnis zu gewährleisten. max: 5 Punkte Konzept 4: Pädagogischer Mehrwert & Besucherinteraktion (UX) Beschreiben Sie, wie Ihr Konzept den pädagogischen Mehrwert für verschiedene Zielgruppen (insbesondere die junge Generation) sicherstellt und das Bewusstsein für Natur-, Denkmal- und Umweltschutz stärkt. Erläutern Sie, durch welche interaktiven Elemente (z.B. AR-Erlebnisse, WhatsApp-Schnitzeljagd) und barrierefreien Zugänge Sie eine hohe Nutzerfreundlichkeit (UX) und Inklusion gewährleisten. max. 7 Punkte
- quality20%
Kriterium 3: Umsetzungskonzepte (max. 20 Punkte) Konzepte 1: Fachliche Herangehensweise und Lösungsarchitektur Beschreiben Sie Ihre fachliche Herangehensweise und die Lösungsarchitektur für die ganzheitliche Entwicklung und Umsetzung der Erlebniswelt. Erläutern Sie die technische Architektur der IT-Infrastruktur (inkl. Gäste-WLAN, satellitengestützte Breitbandanbindung) und wie die verschiedenen Hard- und Softwarekomponenten (App, AR, Social Wall, Displays) ineinandergreifen. max: 7 Punkte Konzept 2: Zeitplanung und Projektmanagement Stellen Sie Ihre Zeitplanung und Ihr Projektmanagement dar. Beschreiben Sie die geplanten Projektphasen, Meilensteine und die Methoden zur Projektsteuerung, um eine termingerechte und erfolgreiche Umsetzung des Projekts sicherzustellen. max: 5 Punkte Konzept 3: Organisation der Leistungserbringung Wie stellen Sie organisatorisch sicher, dass der Auftrag ordnungsgemäß erfüllt wird? Machen Sie detaillierte Angaben zu den für die Auftragserfüllung vorgesehenen und verfügbaren Ressourcen, insbesondere zum Projektteam (Projektleiter, Techniker) unter Nennung von Qualifikationen, relevanter Erfahrung und Zertifizierungen für die angebotene Software. Erläutern Sie die Organisation Ihres Serviceteams und die Regelungen für Vertretung bei Ausfällen. max: 4 Punkte Konzept 4: Konzept für Datenschutz und Datensicherheit Beschreiben Sie detailliert, durch welche technischen und organisatorischen Maßnahmen Sie den Schutz personenbezogener Daten und die Einhaltung geltender Datenschutzgesetze (insbesondere DSGVO) während der Implementierung und im späteren Betrieb der Lösung sicherstellen. Gehen Sie auf Aspekte wie Datenerfassung, -speicherung, -zugriff, -löschung und die allgemeine Datensicherheit der Gesamtlösung ein. Beachten Sie dabei stets die Vorgaben aus der Leistungsbeschreibung zu diesem Thema. max: 2 Punkte Konzept 5: Schulungskonzept Präsentieren Sie Ihr Schulungskonzept. Beschreiben Sie die Inhalte und Durchführung der Administrator-Schulungen (mind. 8 Stunden) sowie der Anwender-Schulungen (mind. 6 Stunden), gehen Sie dabei auf die Themen Einrichtung, Troubleshooting und Bedienung der Software ein. max: 2 Punkte
- quality5%
Kriterium 4: Erreichbarkeit von Support und Service (max. 5 Punkte) Kriterium 1 (Frage): An welchen Tagen und innerhalb welcher Zeiten ist der technische Support zu erreichen, sofern es über die in der Leistungsbeschreibung geforderten Mindestzeiten während der Sommersaison hinaus geht? Mindestanforderung Supportzeiten: Der technische Support muss in der Sommersaison jeden Jahres von Montag bis Freitag zwischen 10 Uhr und 17 Uhr (35 Std./Woche) erreichbar sein. Die Sommersaison beginnt mit den Osterferien in NRW, spätestens jedoch am 01.04. und endet mit dem 31.10. jeden Jahres. max: 3 Punkte Kriterium 2: Wartungsarmut, Langlebigkeit & Hardware-Resilienz Legen Sie dar, wie die angebotenen Hardware-Komponenten (z.B. Displays im 24/7-Betrieb, Outdoor-WLAN-Komponenten) auf Langlebigkeit und Wartungsarmut ausgelegt sind. Beschreiben Sie Ihre Maßnahmen zur Hardware-Resilienz (z.B. Belüftungskonzepte, Wetterfestigkeit) und wie ein schneller, unkomplizierter Austausch im Defektfall (etwa bei den geforderten Chromeboxen) gewährleistet wird. max: 2 Punkte