Managed Print Service: Aufstellung und Betreuung von Multifunktionsgeräten für 4 Jahre

Das Projekt „Managed Print Service, Aufstellung und Betreuung von Druckern und Multifunkti-onsgeräten“ ist darauf ausgerichtet, die Dokumentenverarbeitungsinfrastruktur ganzheitlich neu zu organisieren und wirtschaftlich zu optimieren. Die TU Ilmenau plant, den gesamten Betrieb der Dokumentenverarbeitungsgeräte durch einen externen Dienstleister im Rahmen einer Miete in Verbindung mit einer Full-Service-Vereinbarung erbringen zu lassen. Die Ausführung der Reparaturen, Wartungseinsätze und Supportleistungen sind als Service Level Agreement (SLA) spezifiziert. Die Anforderungen an die Geräte sind dem Leistungsverzeichnis nebst Anlagenkatalog zu ent-nehmen. Die Geräte werden über einen Mietvertrag beschafft, der folgende Leistungen umfasst: 1. Beschaffung der Hardware inklusive Service und Wartung der Geräte 2. Beschaffung von Softwarelösungen (z.B. Gerätemanagementsoftware) 3. Beschaffung des Verbrauchsmaterials 4. Beschaffung eines neuen Intercard Systems (Software Q-Pilot, Terminals an den MFG) Die Zielsetzung ist die Implementierung eines wirtschaftlichen, einheitlichen und qualitativ hoch-wertigen Managed Print Service unter Berücksichtigung aktueller Technologien. Der AG erwartet ein Gesamtkonzept, welches mit minimalem Aufwand zu administrieren ist. Die Geräte und deren Konfiguration sind zu standardisieren. Datenschutz und IT-Sicherheit der Ge-räte und Softwarekomponenten müssen dem Stand der Technik entsprechen. Der AN ist verantwortlich, das Gesamtsystem in einen betriebsbereiten Zustand zu bringen. Der endgültige Zuschlag erfolgt vorbehaltlich erst nach Ende der Testphase mit Nachweis eines be-triebsfähigen Gesamtzustandes. Im Rahmen des Projektes wurde die aktuelle Infrastruktur qualitativ und quantitativ untersucht, was zu den Bestimmungen der vorliegenden Leistungsbeschreibung geführt hat. Der Leistungsumfang und die Erwartungen an die Leistungsqualität und Schnittstellen sind in der Anlage Leistungsbeschreibung dargestellt. Eine Zumietung und die Integration von Geräten und Zubehörteilen muss auch während der Ver-tragslaufzeit möglich sein. Die in den beigefügten Anlagen dargestellten Seitenangaben basieren auf Erfahrungswerten der letzten Jahre. Eine Seitenmindestabnahme wird vom Auftraggeber nicht garantiert. Klauseln zu maximalen monatlichen Druckvolumina werden nicht akzeptiert. Sollte ein Gerät dauerhaft über seinem Zielvolumen drucken, kann der AN ein Angebot zur Lösung unterbreiten, welches der Zustimmung des AG bedarf. Technisch-Organisatorische Details entnehmen Sie bitte den Anlagen „Anlage A.2 Generelle An-forderungen“, Anlage A.3 Gerätespezifische Anforderungen“. Mit dieser Ausschreibung werden Multifunktionsgeräte beschafft, welche von Mitarbeitenden und Studierenden der TU Illmenau genutzt werden. Es wird aktuell ein Intercard System für das Drucken, Scannen und Kopieren genutzt. Die Nut-zung der öffentlichen Geräte durch Mitarbeitende und Studierende erfordert die Anmeldung mit den vorhandenen Thoska Ausweisen. Ausdrucke und Kopien der Mitarbeitenden werden den entsprechenden Kostenstellen zugeordnet. In diesem Beschaffungsverfahren wird die Intercard Lösung inklusive Smart.One Kartenterminals und Q Pilot Software zwingend vorgegeben. Dieses begründet sich in den durch einen System-wechsel erforderlichen Aufwänden. Mit einer Änderung müssten sämtliche Mitarbeitende und Studierende auf ein neues System transferiert, die Aufwertungsterminals ersetzt und das Bezahl-system umgestellt werden. Dazu sind die individuellen Guthaben der Studierende im laufenden Betrieb auf das neue System zu transferieren.