Beratung zur Digitalisierung der Basisinfrastruktur und des Reisekostenprozesses
Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. - Generalverwaltung - Finanzabteilung · München, Deutschland · TED
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Zusammenfassung
Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften sucht Beratungsleistungen zur Vorbereitung und Begleitung der Digitalisierung ihrer Basisinfrastruktur sowie des Reisekostenprozesses für die Institute MPA, MPE und MPCDF. Die Leistungen umfassen Analyse, Anforderungsdefinition, Prozessoptimierung, Marktanalyse, Bewertung von Lösungen und Erarbeitung einer Beschaffungsstrategie. Das Verfahren ist offen, ein Los deckt alle genannten Teilbereiche ab. Angebotsfrist ist der 21. September 2026.
Vergabeunterlagen
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PDF-Dokument · 2,4 MB
Leistungsverzeichnis.pdf
PDF-Dokument · 860 KB
Eigenerklärung.docx
Word-Dokument · 124 KB
Beschreibung
Beratungsleistungen zur Vorbereitung und Begleitung der Implementierung der Digitalisierung der Basisinfrastruktur und des Reisekostenprozesses für die Institute MPA, MPE und MPCDF.
Qualifikation
Der Auftraggeber behält sich vor, gemäß § 56 Abs. 2 und 3 VgV fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen (insbesondere Eigenerklärungen, Eignungsnachweise und Referenzen) binnen einer angemessenen Frist nachzufordern. Ein Anspruch der Bieter auf Nachforderung besteht nicht. Leistungsbezogene Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung betreffen (insbesondere Konzept, Preisblatt und Präsentationsunterlagen), sind von der Nachforderung ausgenommen (§ 56 Abs. 3 S. 2 VgV). Die Nachforderungsfrist wird im Einzelfall festgelegt.
Lose
1 LosLeistungsinhalt: Der Auftragnehmer erbringt Beratungs- und Unterstützungsleistungen auf Abruf aus einer Rahmenvereinbarung in folgenden Bereichen: - Reisekostenmanagement - Dokumentenmanagementsystem (DMS) - Digitale Signatur (eSignatur) Die Leistungen umfassen im Einzelnen: Analyse und Validierung des Digitalisierungskonzepts, vertiefte Anforderungsanalyse, Prozessoptimierung, Marktanalyse und Markterkundung, Bewertung verfügbarer Lösungen, Erarbeitung einer Beschaffungsstrategie, Unterstützung bei der Leistungsbeschreibung für die Softwarebeschaffung, Begleitung des Vergabeverfahrens zur Softwarebeschaffung, fachliche Begleitung der Implementierung einschließlich Projektsteuerung und Qualitätssicherung sowie Begleitung der Schulungs- und Stabilisierungsphase. Schätzwert: 920 Personentage über die gesamte Vertragslaufzeit Höchstmenge: 1.100 Personentage Mindestabnahme: Keine, mit Ausnahme der Bestandsaufnahme Reisekostenmanagement, die bereits mit Zuschlagserteilung beauftragt wird
Zuschlagskriterien
3 Kriterien- quality37.5%
Der Bieter hat ein Konzept (max. 8 DIN-A4-Seiten) einzureichen, in dem er darstellt, wie er die Leistung im Falle der Auftragsausführung konkret erbringen wird. Bewertet werden insbesondere: Eignung des Bieters zur Begleitung der Digitalisierung, Erfolgsaussicht der vorgeschlagenen Umsetzung, Integration von Stakeholdern und übergreifenden Prozessen, Verständnis der Besonderheiten der MPG, realistische Identifikation von Chancen, Risiken und Herausforderungen sowie Verständlichkeit und Struktur der Darstellung. Bewertung vergleichend auf einer Skala von 0-4 Punkten.
- quality12.5%
Das Projektteam präsentiert die wesentlichen Inhalte des Konzepts vor dem Auftraggeber (30 Min. Vortrag in deutscher Sprache, 15 Min. Fragerunde hauptsächlich in englischer Sprache). Bewertet werden: persönliche Vorstellung des Projektleiters, Vermittlung fachlicher Kompetenz und Methodik, Berücksichtigung der Besonderheiten der MPG, Vortragsstil und rhetorische Fähigkeiten, Überzeugungskraft sowie Diskussionskultur und Darstellungsmittel. Bewertung vergleichend auf einer Skala von 0-4 Punkten.
- price50%
Da die Quotientenmethode (Z = L/P) verwendet wird, wird die Gewichtung Preis/Qualität mit 50 % / 50 % (Näherungswert) angegeben